Descubre el mejor software de atención domiciliaria no médica: funciones que no te puedes perder

Sabes cómo brindar una atención compasiva y de confianza, es el corazón de tu negocio. Conoces las necesidades de tus clientes mejor que nadie, y tus cuidadores son verdaderos profesionales.

Pero si diriges una agencia de atención domiciliaria, también conoces el caos que sigue al teléfono: el flujo interminable de llamadas, la carrera frenética por cubrir una visita perdida u omitida, la pesadilla de las dobles reservas y la montaña de papeleo que lleva a la sobrecarga administrativa.

Ese enfoque manual y anticuado no solo es estresante; también está reduciendo tus ganancias y, peor aún, poniendo en riesgo la calidad de la atención que prometes.

No tiene por qué ser así. El mejor software no médico para el cuidado en el hogar está diseñado para eliminar esta fricción diaria, automatizando la programación, la facturación y la coordinación del personal.

Tanto si necesitas un sencillo y fiable software de programación para cuidados a domicilio como una sólida plataforma todo en uno, elegir la herramienta adecuada puede reducir drásticamente las ausencias y mejorar tus resultados. Nuestra principal recomendación para una programación y gestión de clientes fácil y sin estrés es Koalendar, que ofrece reservas ilimitadas en un plan gratuito.

Cuidado domiciliario no médico abarca servicios de apoyo prestados en el hogar del cliente que no requieren supervisión clínica.

Esto incluye servicios de cuidado personal como compañía, ayuda con las actividades de la vida diaria, como bañarse y vestirse, recordatorios de medicación, preparación de comidas y tareas ligeras del hogar.

Estos servicios son fundamentales para ayudar a las personas mayores, a quienes se están recuperando de una cirugía o a quienes viven con enfermedades crónicas a mantener su independencia y calidad de vida.

Para las agencias modernas, depender de calendarios en papel, hojas de cálculo y llamadas telefónicas interminables para gestionar al personal y a los clientes es una receta para cometer errores.

El software de gestión para cuidados domiciliarios no médicos es esencial para optimizar las operaciones, garantizar el cumplimiento normativo y mantener una atención de alta calidad a los clientes.

Una plataforma dedicada ayuda a reducir la sobrecarga administrativa al automatizar las tareas rutinarias, lo que se traduce en menos errores o conflictos de programación de citas, una mejor rentabilidad y, en última instancia, una mejor atención.

Al buscar el mejor software de atención domiciliaria privada no médica, ve más allá de la simple gestión de tareas. La plataforma adecuada debe ofrecer herramientas integradas en áreas clave.

La gestión eficaz de clientes es el núcleo de cualquier software de cuidado personal. Esta función garantiza la continuidad de la atención y un registro preciso de la información.

• Registros de clientes centralizados: Un único panel para los perfiles de los clientes, que incluye planes de atención, historial médico, preferencias de servicio y contactos de emergencia
• Portal familiar: Acceso seguro para que los familiares vean las visitas programadas, las notas de cuidado y las facturas
• Formularios personalizados: Posibilidad de crear formularios digitales para evaluaciones iniciales, comentarios de clientes e informes de incidentes

La programación suele ser el mayor punto de dolor para las agencias de atención domiciliaria. El mejor software de programación para cuidados domiciliarios no médicos debe ser potente, flexible y automatizado para evitar visitas perdidas u olvidadas.

• Reservas en línea 24/7: Los clientes o sus representantes pueden reservar y gestionar servicios en cualquier momento, lo que reduce la necesidad de intervención del personal administrativo. Koalendar ofrece una página de reservas dedicada y con la marca para este propósito.
• Programación recurrente de turnos: Configura fácilmente visitas periódicas para clientes a largo plazo y ahorra incontables horas de introducción manual de datos.
• Sincronización de calendario: Es esencial para evitar menos errores o conflictos de programación de citas. El sistema debe ofrecer una sólida sincronización de calendario (Google, Outlook, iCloud) con los calendarios personales o de trabajo del personal para garantizar actualizaciones de disponibilidad en tiempo real.
• Recordatorios automatizados: Fundamentales para el personal y los clientes. Los recordatorios automatizados por correo electrónico, SMS o calendario reducen drásticamente las ausencias y los turnos perdidos.

La facturación manual es propensa a errores y retrasa el flujo de caja. Un sólido software de facturación para cuidados domiciliarios no médicos simplifica los aspectos financieros de tu agencia.

• Facturación: Generación automatizada de facturas profesionales basadas en los registros documentados de visitas
• Procesamiento de pagos: Integración con pasarelas de pago (como Stripe) para aceptar tarjetas de crédito y agilizar los cobros de pagos privados
• Integración con aseguradoras/pagadores: Herramientas para gestionar copagos, seguimiento de deducibles y formularios de envío para los pagadores correspondientes

Cuidar de los clientes empieza por cuidar a tus cuidadores. El software de gestión de personal de atención domiciliaria centraliza la comunicación y las tareas operativas.

• Aplicación móvil para cuidadores: Imprescindible para la comunicación en tiempo real, el registro de entrada y salida (verificación electrónica de visitas - EVV) y el acceso a las notas diarias de cuidado
• Asignación de clientes a cuidadores: Herramientas algorítmicas que vinculan a los clientes con cuidadores en función de sus habilidades, ubicación y personalidad
• Seguimiento de formación y certificaciones: Alertas automáticas para licencias próximas a vencer o requisitos de formación obligatoria

El software debe ser intuitivo para todo el personal, desde administración hasta cuidadores, y crecer junto con tu negocio.

• Curva de aprendizaje mínima: La fácil incorporación de nuevos miembros del personal es clave para el retorno de la inversión
• Acceso basado en la nube: Permite un acceso seguro desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar
• Escalabilidad: La plataforma debe ser capaz de manejar el crecimiento desde un proveedor individual hasta una gran agencia con cientos de clientes sin problemas de rendimiento

La atención no médica a menudo requiere un registro meticuloso, especialmente en los programas que dependen de financiación federal o estatal.

• Verificación electrónica de visitas (EVV): Obligatoria en muchos estados, esta función utiliza GPS o monitoreo telefónico para confirmar que el cuidador visitó al cliente en el horario programado.
• Registros de auditoría: Registros seguros de cada acción y entrada para garantizar la transparencia legal y operativa.
• Seguridad de los datos: Debe cumplir con las normas de la industria en materia de seguridad de datos y regulaciones de privacidad.

Elegir el software adecuado depende por completo del tamaño de tu agencia y de su enfoque operativo. Aquí tienes algunos aspectos que debes considerar al elegir entre distintos programas para agencias de atención domiciliaria.

El mercado ofrece una amplia variedad de soluciones, desde herramientas especializadas sencillas hasta complejos sistemas todo en uno.

Esta categoría se centra en herramientas dedicadas a la gestión de calendarios y citas, a menudo la solución más inmediata que necesitan las agencias de atención privada.

Koalendar’ software de programación para proveedores de atención domiciliaria es un software potente y fácil de usar que se centra en la reserva en línea sin fricciones y la sincronización de múltiples calendarios, en lugar de la gestión completa de la agencia.​

• Reservas y páginas de programación ilimitadas en el plan gratuito, con enlaces de reserva de autoservicio que puedes incrustar en tu sitio web o compartir con las familias por correo electrónico o mensaje de texto
• Recordatorios automáticos, formularios de reserva personalizados y sincronización de calendario con Google, Outlook y iCloud, además de opciones para aceptar pagos en los planes de pago

• No es una plataforma integral de atención domiciliaria, por lo que aún necesitas herramientas separadas para los planes de atención, EVV, facturación y nómina
• Carece de funciones de cumplimiento específicas del sector, como el seguimiento de credenciales de los cuidadores, que sí ofrecen las suites especializadas en atención domiciliaria.

• Plan Gratis para Siempre con reservas, páginas y sincronización de calendario ilimitadas
• Los planes Pro comienzan en $6.99 al mes por usuario e incluyen branding, recordatorios por SMS/correo electrónico, pagos e integraciones avanzadas.

FirstVisit es una plataforma de atención domiciliaria en la nube diseñada específicamente para agencias de cuidado no médico privado, con la programación como eje central.

• Programación de cuidadores compatible con HIPAA que te permite asignar cuidadores a clientes y gestionar visitas recurrentes desde un calendario central
• Herramientas para el registro de tiempo de los cuidadores, la gestión de clientes y la elaboración de informes, adaptadas a los flujos de trabajo de atención privada a domicilio

• Más específico para el cuidado a domicilio que los planificadores genéricos, por lo que puede resultar pesado para agencias muy pequeñas que solo necesitan enlaces de calendario simples.
• Algunas funciones avanzadas (como integraciones o analíticas) pueden estar disponibles solo en planes de nivel superior, lo que puede ser excesivo para startups.

• Disponible a petición

Estas soluciones sobresalen en el aspecto financiero de las operaciones, garantizando la cobranza oportuna de pagos y la generación precisa de facturas.​

WellSky Personal Care es una plataforma de atención domiciliaria no médica basada en la web, con capacidades especialmente sólidas para facturación, reclamaciones y procesamiento de Medicaid.

• Facturación integrada para pagos privados y Medicaid, con herramientas para gestionar los requisitos de EVV y reducir el rechazo de reclamaciones
• Conexión estrecha entre la programación, el EVV y la facturación, de modo que las visitas fluyan directamente hacia la facturación y las exportaciones de nómina

• La implementación puede requerir muchos recursos, lo que quizá sea más de lo que necesitan las agencias muy pequeñas si solo buscan una facturación básica.
• La amplitud de las opciones de configuración puede requerir capacitación o soporte del proveedor para configurarlas correctamente

• Empieza en unos 12 $ al mes. No hay prueba gratuita disponible

AxisCare incluye un motor dedicado de facturación electrónica y emisión de facturas, diseñado específicamente para la atención domiciliaria privada no médica, construido sobre sus herramientas de programación y EVV.

• Facturación y cobro electrónicos con financiación al día siguiente para comercios que cumplan los requisitos, sincronización con QuickBooks y un portal de pagos para clientes y familias
• Compatibilidad con múltiples tipos de pagadores, incluidos pagos privados y ciertos terceros pagadores, lo que ayuda a consolidar las cuentas por cobrar

• Principalmente beneficioso cuando una agencia también utiliza AxisCare para la programación y EVV; usarlo solo como un complemento de facturación reduce su valor
• Los costos por comerciante o relacionados con las transacciones, además de las tarifas de suscripción a la plataforma, pueden ser más altos que los de las aplicaciones de facturación genéricas

• Disponible a petición. Capterra indica que los precios comienzan alrededor de 20 $ al mes.

Este software está diseñado para mejorar la coordinación, la comunicación y la supervisión de su equipo de cuidadores.

Generations es un sistema de gestión de atención domiciliaria con potentes herramientas para cuidadores que incluyen EVV, comunicación y acceso a los planes de atención a través de una aplicación móvil.

• EVV basado en GPS o teléfono, mensajería segura y acceso móvil a horarios, planes de atención y documentación
• La facturación se exporta e integra con múltiples sistemas estatales para simplificar el reembolso y el cumplimiento de EVV.

• Los informes y el análisis son más operativos que estratégicos; las agencias que necesiten inteligencia de negocio avanzada pueden requerir herramientas externas
• El enfoque en EVV y el cumplimiento normativo puede hacer que la interfaz se sienta recargada para los equipos que solo quieren una coordinación básica de tareas.

• Desde $330 al mes. No hay prueba gratuita disponible.

Teambridge es una plataforma componible de gestión de personal y de cuidados utilizada por organizaciones de atención a largo plazo y atención domiciliaria para coordinar al personal y los programas.

• Reloj de tiempo con geovalla y seguimiento de horas compatible con EVV mediante una aplicación móvil de autoservicio para el personal
• Flujos de trabajo configurables, plantillas de turnos y recordatorios automatizados para facilitar la colaboración y la participación de los cuidadores

• Basado en una arquitectura flexible y componible que puede requerir más configuración inicial que las herramientas de atención domiciliaria listas para usar
• Más adecuado para organizaciones listas para diseñar flujos de trabajo personalizados; las agencias más pequeñas pueden preferir sistemas listos para usar

• Disponible a petición. A partir de unos 4 $ por empleado al mes.

El mejor software integral para el cuidado en el hogar

Estos sistemas abarcan la programación, la facturación y la gestión de la atención bajo un mismo techo, ideales para agencias grandes o complejas.

Alora es una plataforma integral de atención domiciliaria diseñada para agencias no médicas, que combina programación, documentación, facturación, nómina y EVV.

• Programación integrada y EVV móvil basado en GPS para que los cuidadores puedan registrar entrada y salida, documentar las visitas y seguir planes de atención basados en tareas desde sus teléfonos.
• Facturación y nómina integradas que admiten flujos de trabajo para Medicaid y pagos privados, además de herramientas de cumplimiento y generación de informes de EVV estatal.

• La amplia gama de funciones implica que la configuración y la incorporación puedan llevar tiempo, especialmente para equipos pequeños sin personal de operaciones dedicado.
• Las agencias con necesidades muy simples pueden considerar que el sistema es más complejo de lo necesario en comparación con alternativas más ligeras.

• Disponible a petición. Capterra indica que los precios comienzan en alrededor de 295 $ al mes.

CareSmartz360 es un sistema integral de gestión de atención domiciliaria para agencias, franquiciadores y personal de instalaciones.

• Plataforma integral con capacitación para cuidadores, programación, gestión de clientes, aplicaciones móviles EVV con GPS y automatización de nómina
• Portales para clientes y familias, formularios personalizados e integraciones de API abiertas para conectarse con otros sistemas

• No está basada en una arquitectura componible, por lo que los flujos de trabajo no pueden rediseñarse con tanta libertad como en plataformas más modulares como Teambridge​
• Algunos usuarios pueden considerar que las opciones de configuración son limitadas si desean procesos muy poco convencionales

• Disponible a petición.

Axxess Home Care es una solución de atención domiciliaria basada en la nube que abarca la programación, la documentación clínica, la facturación y los flujos de trabajo operativos para organizaciones de atención domiciliaria.

• Colaboración en tiempo real con aplicaciones móviles para cuidadores y oficina, seguimiento de tiempo compatible con EVV y herramientas de programación masiva
• Paneles e informes para supervisar el rendimiento del negocio, además de compatibilidad con múltiples tipos de pagadores

• Menos opciones de personalización en comparación con algunos competidores, y las reseñas de usuarios señalan fallos ocasionales y aumentos de precio
• Se centra más en los flujos de trabajo de la atención sanitaria, por lo que algunas herramientas pueden ajustarse más a entornos clínicos que al cuidado personal puramente no médico.

• Disponible a petición

Para las agencias de atención privada y los proveedores pequeños y medianos que se centran en ofrecer un servicio excelente y confiable sin la complejidad de una historia clínica electrónica (EHR) o un expediente médico electrónico (EMR), Koalendar ofrece una solución sencilla y potente para la programación de citas y la comunicación con los clientes.

El software de programación para cuidados a domicilio de Koalendar elimina las fricciones del proceso de incorporación de clientes y de la gestión continua, ayudándote a reducir las ausencias y reducir el caos administrativo al instante.

Por qué Koalendar es la solución de programación ideal:

• Asignación y programación automatizada de turnos:Asigna turnos automáticamente según la disponibilidad y el rol del personal, reduciendo la coordinación manual. Perfecto para agencias que gestionan múltiples cuidadores y clientes.
• Seguimiento en tiempo real de la disponibilidad de los cuidadores: Visualiza fácilmente quién está disponible, de guardia o cubriendo a otro cliente. Actualiza los horarios al instante para evitar dobles reservas o turnos perdidos.
• Recordatorios y seguimientos automatizados: Envía confirmaciones, recordatorios y mensajes de seguimiento automáticamente al personal y a los clientes. Se acabaron las comprobaciones manuales y las visitas olvidadas.
• Registro y documentación segura de clientes: Recopila información de salud, formularios de consentimiento o archivos antes de cada visita mediante formularios personalizados y carga de archivos. Almacena los datos de forma segura para cumplir con la normativa.
• Panel centralizado de gestión de equipos: Administra a varios cuidadores, administradores y coordinadores en una sola cuenta. Asigna roles al equipo, supervisa el rendimiento y equilibra las cargas de trabajo fácilmente.
• Integra tus herramientas de atención: Conecta Koalendar con Google Calendar, Outlook, Zoom, Stripe y más de 5.000 herramientas adicionales a través de Zapier para una programación y pagos sin fricciones.
• Pagos y facturación flexibles: Cobra pagos o depósitos por servicios privados directamente a través de Stripe; perfecto para visitas a domicilio, programas de bienestar o honorarios de consulta.
• Integra la programación directamente en tu sitio web:Añade tu página de reservas al sitio web de tu agencia o compártela mediante un enlace, para que los clientes puedan reservar visitas a domicilio o consultas en cuestión de segundos.
• Compatibilidad con múltiples ubicaciones y zonas horarias:Coordina a los cuidadores en varias regiones o centros. Koalendar ajusta automáticamente los horarios según la ubicación de cada participante.

Elegir el mejor software no médico para cuidado en el hogar es una decisión estratégica que impacta directamente en la rentabilidad y en la calidad de la atención.

La solución con más funciones no siempre es la mejor; la elección correcta es la herramienta que se ajusta a la escala de tu agencia y simplifica tus mayores puntos de dolor. Si el caos en la programación, las ausencias y la complejidad administrativa son tus principales desafíos, empieza con una solución enfocada y potente.

Prueba el software gratuito de atención domiciliaria de Koalendar y comprueba cómo simplifica tu programación y la comunicación con tus clientes, liberando a tu personal para que se concentre en lo que más importa: brindar una atención excelente.