El mejor software de reserva de salas de reuniones en 2026: guía completa

Si quieres la forma más rápida de reducir los conflictos y agilizar la organización de reuniones, empieza con la siguiente lista corta basada en las necesidades más comunes.

• La mejor opción general para lugares de trabajo híbridos: Robin
• Ideal para reglas avanzadas y evitar conflictos de programación: Skedda
• Ideal para la gestión de visitantes y la reserva de salas: Envoy
• La mejor alternativa sencilla y fácil de usar para programar salas, reuniones y servicios: Koalendar
• La mejor opción integrada para Microsoft 365: Buscador de salas de Microsoft Outlook
• La mejor opción integrada para Google Workspace: Google Calendar con complementos

Si estás comparando el mejor software de reserva de salas de reuniones de este año, probablemente estés intentando resolver los mismos tres problemas con los que tarde o temprano se topa cualquier equipo de trabajo: reservas duplicadas, falta de visibilidad real sobre qué está realmente libre y un proceso de reserva que se siente más complicado de lo que debería.

Esta guía está diseñada exactamente para esa intención de búsqueda. Obtendrás una tabla comparativa clara, las características clave que importan en un sistema moderno de reserva de salas de reuniones y consideraciones prácticas sobre ventajas y desventajas, para que puedas elegir el software de programación de salas adecuado para tu organización sin gastar de más.

Desplázate hacia la derecha para ver cómo se comparan →

Joan

Robin

Envoy

Roomzilla

Eptura (antes Teem)

Kadence

Buscador de salas de Microsoft Outlook

Google Calendar con complementos

OfficeSpace

YAROOMS

Mejor para

Oficinas que necesitan pantallas para salas, además de reserva de salas y de recursos

Lugares de trabajo híbridos que necesitan reserva de salas, reserva de escritorios y flujos de trabajo para la experiencia en el lugar de trabajo

Equipos que necesitan un sistema flexible de reserva de salas, con reglas sólidas e integraciones potentes

Empresas que necesitan reserva de salas, gestión de visitantes y operaciones del lugar de trabajo

Equipos pequeños y medianos que quieren una reserva en tiempo real sencilla y con poco tiempo de configuración

Empresas que buscan un producto maduro de programación de salas integrado con los flujos de trabajo de instalaciones

Equipos híbridos que quieren gestionar escritorios, salas y visitas en una sola aplicación para el lugar de trabajo

Organizaciones en Microsoft 365 que quieren una reserva de salas “suficientemente buena” dentro de Outlook

Equipos de Google Workspace que quieren una reserva de salas sencilla usando recursos de calendario

Equipos que necesitan gestión del lugar de trabajo junto con sólidos informes sobre espacios y utilización

Organizaciones que necesitan reserva de salas, reserva de escritorios y gestión del lugar de trabajo con soporte multilingüe

Equipos que quieran resolver cualquier problema de programación: salas, reuniones, citas… Reserva fácil de usar para equipos pequeños que buscan rapidez y simplicidad

Precios e información sobre la prueba

Desde unos 49 € al mes, con una prueba gratuita de 30 días incluida

Presupuesto personalizado previa solicitud

Desde $99 al mes, prueba gratuita disponible

Obtén el precio, la prueba gratuita y la versión gratuita indicados

Desde $12 al mes, con prueba gratuita y versión gratuita disponible

Contactar al proveedor, la prueba gratuita no aparece listada

Desde $4 por usuario al mes, prueba gratuita disponible

Incluido con Microsoft 365, depende de la configuración de Exchange

Incluido con Google Workspace; los complementos varían según el proveedor

Contacta al proveedor, no hay prueba gratuita disponible

Planes por niveles, prueba gratuita indicada en Capterra

Plan gratuito para siempre. El plan de pago cuesta 6,99 $ por asiento al mes (facturado anualmente)

Puntuación de reseñas (Capterra)

4.7

4.7

4.8

4.8

4.6

4.4

4.6

4,5

4,8

4.9

4.6

4.7

El software de reserva de salas de reuniones es un programa de gestión de espacios que permite a las personas encontrar salas disponibles en tiempo real, reservarlas al instante y mantener esa reserva sincronizada con las herramientas que tu equipo ya utiliza. Piénsalo como la capa que se sitúa por encima de tus calendarios y recursos del lugar de trabajo, diseñada específicamente para evitar reservas duplicadas y hacer que la programación de salas resulte sencilla y fluida.

Un sistema moderno de reserva de salas de reuniones suele incluir una aplicación web, acceso móvil, sincronización con el calendario y, a menudo, pantallas colocadas fuera de cada sala. Muchas plataformas también se amplían a la programación de salas y recursos, lo que significa que puedes reservar no solo una sala, sino también el equipo, las configuraciones y los servicios que hacen que la reunión funcione realmente.

El trabajo híbrido ha hecho que reservar salas sea más difícil, no más fácil. En cualquier día, puedes tener personas que vienen para bloques de colaboración, equipos que intentan reservar una sala con videoconferencia para reuniones entre sedes y líderes que preguntan si el espacio de oficina se está utilizando de manera eficiente.

Cuando el software de programación de salas funciona bien, hace tres cosas de inmediato:

1. Ayuda a evitar reservas duplicadas y esos incómodos momentos de “¿quién reservó esto?”
2. Permite organizar reuniones más rápido porque la gente puede ver la disponibilidad y los detalles de las salas sin tener que preguntar a los demás
3. Puede aumentar la productividad al eliminar las pequeñas fricciones que convierten la programación en una pérdida de tiempo

Igual de importante, los datos de un sistema de reservas de salas de reuniones pueden mostrar qué salas se utilizan realmente, qué distribuciones tienen más demanda y si cuentas con la combinación adecuada de pequeñas salas de concentración frente a salas más grandes de colaboración.

La mayoría del software para reservar salas de reuniones sigue un flujo similar:

1. El sistema se conecta a tus calendarios (a menudo Outlook, Google Calendar y a veces Teams). El objetivo es la sincronización de calendarios, para que la “fuente de la verdad” se mantenga coherente.
2. Las salas se definen como recursos reservables con propiedades como capacidad, ubicación, características y reglas de reserva permitidas.
3. Los usuarios buscan y reservanpor horario, atributos de la sala o ubicación. La disponibilidad se muestra en vistas de reserva en tiempo real que se actualizan al instante cuando alguien reserva o cancela.
4. La herramienta registra la reserva en el calendario y a menudo activa confirmaciones, recordatorios o reglas de check-in.
5. Se activan automatizaciones opcionales,como liberar una sala si nadie hace check-in, o evitar reservas recurrentes prolongadas sin aprobación.

Si utilizas las opciones integradas, la mecánica es similar. Por ejemplo, Outlook Room Finder está diseñado para ayudar a los usuarios a encontrar salas disponibles y depende de que las salas estén configuradas como buzones de recursos de Exchange.

En Google Workspace, los administradores pueden configurar recursos de calendario como salas y equipos, y los usuarios los reservan añadiendo el recurso a un evento.

No todas las personas tienen las mismas necesidades y no todas las herramientas que se autodenominan “software de programación de espacios” resolverán tus problemas reales. Usa esta lista de verificación para mantener el enfoque en lo que reduce los conflictos y mejora la adopción.

Esta es la característica decisiva para cualquier sistema de reserva de salas de reuniones de oficina.

Buscar:

• Sincronización bidireccional con tu calendario principal para que las ediciones y cancelaciones nunca se desincronicen.
• Compatibilidad con los ecosistemas de Google y Microsoft si tienes entornos mixtos.
• Consideraciones sobre Microsoft Teamssi tu flujo de reservas suele comenzar con «convertir esto en una reunión de Teams» y quieres que la reserva de la sala se dé de forma natural a continuación.
• Los buzones de recursos o calendarios de recursos son compatibles para que las salas se comporten como verdaderos recursos y no como calendarios personales.

Si tu equipo trabaja con Microsoft 365, el buscador de salas de Outlook puede ser una base sólida porque ya forma parte del flujo de programación. Si usas Google Workspace, los recursos de calendario son la base. Una herramienta dedicada se vuelve valiosa cuando necesitas reglas avanzadas, una mejor búsqueda, registro de asistencia, pantallas, analíticas y reservas entre distintos dispositivos.

La adopción depende de lo rápido que alguien pueda reservar, cambiar o cancelar.

Prioriza:

• Aplicaciones móviles para reservas rápidas y registros de entrada
• Coherencia entre dispositivos para que la misma disponibilidad aparezca en el escritorio, el móvil y las pantallas de las salas
• Reserva en el momento especialmente si la gente se acerca a una sala y afirma que la ha reservado

Si la interfaz es difícil de usar, volverán a aparecer sistemas en la sombra, como pizarras, mensajes de chat y soluciones personales que harán que los conflictos de programación de salas regresen.

Según el tamaño de tu empresa y a qué se dedique, es posible que necesites gestionar recursos adicionales, como equipos. Si este es tu caso, el mejor sistema de reserva de salas de reuniones para ti no se limita a un simple horario. Se trata de reservar el espacio adecuado para cada reunión.

Capacidades clave:

• Controles de capacidad para evitar reservar una sala para 4 personas para una reunión de 12 personas.
• Etiquetas de equipo como videoconferencia, pizarras, pantallas y teléfonos para conferencias.
• Selección de disposición como sala de juntas, aula, teatro o taller.
• Recursos vinculados como “sala más proyector” o “sala más solicitud de catering”.

Esta es la diferencia entre un sistema básico de reserva de salas, que puede ser suficiente para empresas más pequeñas, y un verdadero software de utilización de salas que mejora la experiencia de las reuniones.

Si necesitas poner tus salas bajo control, lo más probable es que te beneficie usar analíticas que te ayuden a entender y planificar lo que estás gestionando.

Buscar:

• Métricas de utilización por sala, hora del día, día de la semana y ubicación.
• Información sobre inasistencias y reuniones fantasma especialmente si planeas añadir reglas de registro de asistencia.
• Indicadores de demanda como “características de habitación más buscadas” o “horarios pico de reservas”.
• Informes exportables para instalaciones, finanzas o dirección.

Los análisis son el ámbito en el que las herramientas de «gestión de salas de reuniones» pueden justificar su coste, porque te permiten dejar de adivinar el uso real.

A continuación encontrarás un análisis práctico de cada una de las opciones de software para reservar salas de reuniones de tu lista comparativa. Cada sección incluye para quién es más adecuada, sus principales características, sus desventajas y el modelo de precios típico, para que puedas elegir la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades.

Ideal para: Pequeñas y medianas empresas que buscan resolver todos sus problemas de programación: salas de reuniones, reuniones por video, y citas. Programación fácil de usar cuando necesitas rapidez, una experiencia limpia y una forma ligera de mejorar las reservas de salas.

Funciones principales:

• Valoración muy alta de facilidad de uso en Capterra, que suele ser el principal motor de adopción.
• Ideal para equipos pequeños que quieren un sistema de reserva de salas de reuniones que se sienta sencillo en lugar de “demasiado empresarial”.
• Puedes usarlo para reservar salas, reuniones en línea, o servicios.
• Incluye una versión gratuita para siempre, que facilita empezar y crecer.

Compensaciones:

• Si necesitas una gestión profunda del lugar de trabajo, una gobernanza avanzada o analíticas a gran escala, puede que sigas prefiriendo una plataforma diseñada específicamente para la gestión de espacios empresariales.

Modelos de precios: Plan gratuito para siempre disponible (sincroniza hasta 2 calendarios), lo que facilita probar la herramienta. La versión Pro, con recordatorios y pagos, cuesta $6.99 por asiento al mes (facturado anualmente).

Ideal para:Equipos que quieren pantallas frente a las salas de reuniones, además de una plataforma de reservas que también incluya escritorios y otros recursos.

Funciones principales:

• Experiencia de pantalla de sala diseñada para flujos de trabajo de «llegar y reservar».
• Reserva de recursos más allá de las salas, lo que puede reducir la coordinación paralela entre canales.
• Integraciones comúnmente orientadas a Google Workspace y Microsoft 365.

Compensaciones:

• Si solo quieres un programa ligero de reserva de salas sin pantallas, la plataforma puede ser más de lo que necesitas.
• Querrás confirmar el modelo de precios y qué incluye cada plan, porque la estrategia de hardware para las pantallas de las salas influye en el costo total.

Modelos de precios:Desde unos 49 € al mes, prueba gratuita disponible (sin información sobre la duración). Precios basados en presupuesto.

Ideal para: oficinas híbridas de tamaño medio a empresarial que buscan una capa de experiencia en el lugar de trabajo, no solo la reserva de salas.

Funciones principales:

• Potente para la coordinación entre múltiples ubicaciones, la reserva de escritorios y salas, y los flujos de trabajo de oficina.
• A menudo se usa cuando los equipos quieren mapas, orientación dentro de la oficina y una mejor coordinación de “quién está en la oficina”.

Compromisos:

• Los precios suelen basarse en presupuestos personalizados, por lo que puede ser más difícil hacer una estimación rápida.
• Si tu principal problema es solo evitar las reservas dobles, puede que no necesites la amplitud de funciones de la plataforma.

Modelos de precios: Presupuesto personalizado previa solicitud.

Ideal para: organizaciones que necesitan reglas de reserva sólidas, flujos de aprobación y flexibilidad, incluyendo configuraciones complejas de software para la programación de salas y recursos.

Funciones principales:

• Potentes controles de búsqueda y reserva de disponibilidad.
• Ideal para equipos que necesitan políticas como márgenes de tiempo, aprobaciones y normas para reservas recurrentes.
• Hay una prueba gratuita disponible, lo que ayuda a impulsar las pruebas de adopción antes del despliegue.

Compromisos:

• Con sistemas altamente configurables, es posible que dediques más tiempo a la configuración inicial para que se ajuste a tus políticas de reservas.
• Si quieres una interfaz muy minimalista para usuarios ocasionales, quizá quieras validar la experiencia de usuario con un grupo piloto.

Modelos de precios:Desde $99 al mes (según uso). Prueba gratuita disponible.

Ideal para: Oficinas que desean combinar la reserva de salas con las operaciones del lugar de trabajo, especialmente la gestión de visitantes y los flujos de trabajo de recepción.

Funciones principales:

• Sólido para la gestión de visitantes y los flujos de trabajo de seguridad en el lugar de trabajo, con la reserva integrada.
• Es una buena opción cuando quieres que un solo proveedor cubra varias áreas de operaciones en el lugar de trabajo.
• Capterra indica que hay disponible una prueba gratuita y una versión gratuita.

Compensaciones:

• Si solo necesitas un software para reservar salas de reuniones, la plataforma más amplia puede resultar más cara que un planificador de salas dedicado.
• El empaquetado de funciones puede ser importante. Verifica que el módulo de reserva de salas incluya lo que necesitas, como registros de entrada, mapas o analíticas.

Modelos de precios: Gratis con funciones limitadas para pequeñas empresas con necesidades básicas de visitantes. Premium cuesta $4,345 por ubicación al año (facturado anualmente). Enterprise tiene un precio personalizado.

Ideal para: equipos pequeños y medianos que necesitan un programador de salas de reuniones sencillo y de rápida implementación.

Funciones principales:

• Interfaz sencilla que permite reservar rápidamente y consultar la disponibilidad.
• Una versión gratuita para hasta 3 recursos, lo que facilita hacer pruebas con unas pocas salas.
• Buena opción si tu principal objetivo es evitar conflictos de programación sin cambiar demasiado tus procesos.

Compensaciones:

• Si necesitas análisis profundos del lugar de trabajo, controles de políticas avanzados o gobernanza empresarial, puede que se te quede corto.
• Valida la calidad de la sincronización del calendario en tu entorno específico, ya que eso es fundamental para evitar reservas duplicadas.

Modelos de precios: Plan gratuito disponible para hasta 3 recursos. El plan Standard cuesta 10 $ por recurso al mes (facturado anualmente), el plan Business cuesta 17 $ por sala y 10 $ por escritorio/equipo (facturado anualmente).

Ideal para: Organizaciones más grandes que desean la programación de salas integrada con la gestión de instalaciones y las operaciones empresariales del lugar de trabajo.

Funciones principales:

• Enfoque de programación maduro que puede funcionar bien en entornos de oficina complejos
• A menudo se evalúa junto con conjuntos de herramientas más amplios para instalaciones

Compromisos:

• No hay prueba gratuita disponible, por lo que la evaluación suele basarse en una demostración
• Para equipos más pequeños, la configuración y el proceso de contratación pueden ser más pesados de lo necesario

Modelos de precios: Precios basados en cotización.

Ideal para: Organizaciones híbridas que quieren una aplicación unificada para gestionar salas, escritorios y visitas con una interfaz moderna.

Funciones principales:

• Sólido para el acceso entre dispositivos y la experiencia diaria de los empleados
• Una buena opción cuando quieres sistemas de reserva de salas y flujos de trabajo para escritorios en un solo lugar
• Capterra indica un precio inicial y la disponibilidad de una prueba gratuita, lo que ayuda a los usuarios que están probando el producto

Compromisos:

• Si solo necesitas un sistema básico de reserva de salas de reuniones, es posible que la plataforma más amplia se sienta como una complejidad innecesaria.

Modelos de precios: Precios basados en cotización para los planes Standard y Enterprise.

Ideal para: Organizaciones que usan Microsoft 365 y desean una solución sencilla de reserva de salas integrada en la experiencia del calendario.

Funciones principales:

• Está integrado en el flujo de creación de reuniones, por lo que la adopción por parte de los usuarios suele ser más sencilla
• El buscador de salas de Outlook está diseñado para ayudar a los usuarios a encontrar salas de reuniones y espacios de trabajo disponibles
• Funciona con buzones de sala y de espacio de trabajo de Exchange, de modo que la gobernanza pueda centralizarse

Compensaciones:

• No es una solución de software completa para la gestión de salas. Es posible que eches en falta analíticas avanzadas, automatización del check-in, pantallas para las salas y una búsqueda más avanzada.
• La configuración de administración es importante. Si las salas no están configuradas correctamente, la experiencia del buscador de salas puede resultar inconsistente.

Modelos de precios: Incluido como parte de la configuración de Microsoft 365 y Exchange. Los planes empresariales de Microsoft muestran suscripciones de pago y ofrecen “prueba gratuita” en las páginas de planes, con precios que varían según el plan.

Ideal para: Equipos de Google Workspace que quieren un programa básico de reserva de salas sin añadir una nueva plataforma de inmediato.

Funciones principales:

• El administrador de Google puede configurar “recursos de calendario”, como salas y equipos, y los usuarios pueden reservarlos para sus eventos.
• Experiencia de usuario ligera y familiar, lo que puede acelerar la adopción.
• Suele ser suficiente para oficinas muy pequeñas o equipos con necesidades de reserva sencillas.

Compensaciones:

• A medida que tu lugar de trabajo crece, es posible que quieras mejores controles de políticas, una búsqueda avanzada por equipo y distribución, y análisis más potentes.
• Los complementos pueden ayudar, pero cuando empiezas a depender de varios complementos, la gobernanza y el soporte pueden volverse complicados.

Modelos de precios:Incluido con los planes de Google Workspace. La página de precios de Google Workspace muestra el plan Business Starter a 7 USD por usuario al mes con un compromiso de 1 año e incluye una opción de prueba.

Ideal para:Equipos que buscan una gestión del lugar de trabajo con sólidas capacidades de informes y planificación, más allá de solo la reserva.

Funciones principales:

• A menudo se elige para la visibilidad y la planificación en el lugar de trabajo junto con las reservas
• Las sólidas valoraciones en Capterra indican una alta satisfacción de los clientes

Compensaciones:

• Su página indica que los precios son bajo consulta con el proveedor y que no hay prueba gratuita disponible, por lo que la evaluación está más impulsada por el equipo de ventas.
• Si tu único objetivo es evitar reservas dobles, puede que sea más amplio de lo necesario

Modelos de precios: Ponte en contacto con el proveedor.

Ideal para: Organizaciones que desean una solución completa de programación del lugar de trabajo, que a menudo abarque salas, escritorios y flujos de trabajo de visitantes.

Funciones principales:

• Sólida para necesidades multilingües y una gestión más amplia del lugar de trabajo.
• Buena opción cuando necesitas un software de programación de espacios que pueda escalar entre equipos y ubicaciones.

Compensaciones:

• Como ocurre con muchas plataformas más amplias, querrás confirmar qué funciones se incluyen en cada nivel para evitar pagar por módulos que no vas a usar.

Modelos de precios: Planes mensuales por niveles: Starter desde 99 $/mes, Business desde 399 $/mes y Enterprise desde 899 $/mes, al facturar anualmente.

La forma más rápida de elegir el mejor software para reservar salas de reuniones es alinear tus criterios de selección con el tamaño y la complejidad de tu organización, y con el lugar donde actualmente se gestionan las reservas.

Si tu organización tiene menos de unas 50 personas o solo gestionas unas pocas salas, tu prioridad debería ser la adopción y la simplicidad.

Un enfoque práctico:

• Empieza con lo que ya tienes si está funcionando. Los recursos de Google Calendar o el buscador de salas de Outlook pueden ser suficientes cuando las necesidades son básicas.
• Elige una herramienta específica cuando veas con frecuencia reservas duplicadas, ausencias sin aviso o confusión sobre la capacidad de las salas y el equipo disponible.
• Prefiere una herramienta que ofrezca una prueba gratuita y una configuración sencilla, para que puedas probar flujos de trabajo reales en una semana, no en un trimestre.

En esta categoría, herramientas como Roomzilla y Koalendar pueden resultar atractivas porque se centran en llevarte rápidamente a la reserva en tiempo real sin necesidad de una implementación compleja.

Las empresas medianas a menudo se topan con el “muro de la coordinación”. Tienen suficiente personal como para que los conflictos de agenda sean un problema, pero no cuentan con suficiente capacidad administrativa para gestionar un sistema complejo.

Qué priorizar:

• Sincronización sólida del calendario entre Google, Outlook y Teams cuando sea necesario.
• Acceso móvil y multiplataforma para que las personas puedan reservar salas en el momento.
• Gestión de recursos que realmente refleje cómo se utilizan tus salas, incluyendo su capacidad y los requisitos de AV.
• Analíticas que muestran los patrones de uso de las salas para que puedas solucionar el problema real, no solo el síntoma.

En este segmento, Koalendar, Skedda, Kadence y Joan se comparan a menudo porque abarcan software de reserva de salas y, al mismo tiempo, admiten flujos de trabajo más amplios en el lugar de trabajo según lo que necesites.

Las empresas y los entornos de trabajo altamente híbridos deben tratar el software de programación de salas y recursos como infraestructura, no como un simple complemento.

Criterios de selección más importantes:

• Gobernanza: permisos, flujos de aprobación y reglas de políticas.
• Escalabilidad: múltiples ubicaciones, múltiples edificios y atributos de sala estandarizados.
• Seguridad e identidad: SSO, integración con directorios y controles de administración.
• Uso y análisis: los informes que necesitas para planificar el espacio, reducir el desperdicio y mejorar la experiencia de los empleados.
• Integraciones: no solo sincronización de calendarios, sino también herramientas de trabajo como flujos de visitantes, gestión de tickets y automatización.

Si buscas una plataforma completa para el lugar de trabajo, Envoy, Officespace y Eptura suelen entrar en la conversación porque van más allá de un simple sistema de reserva de salas y abarcan operaciones más amplias del lugar de trabajo.

Si tu objetivo es evitar reservas duplicadas y lograr que la gente use tu sistema, el siguiente paso sencillo es elegir de 2 a 3 herramientas del cuadro y luego hacer una prueba piloto con tus salas reales y el comportamiento real de reservas durante dos semanas. El mejor software de reservas de salas de reuniones es aquel que tu equipo realmente usará todos los días, porque la adopción es lo que de verdad elimina los conflictos de agenda y mantiene las salas funcionando sin problemas.