Cómo un teatro de improvisación independiente optimizó la reserva de salas

🕒 Horas ahorradas por semana: No se mide formalmente, pero se ha reducido drásticamente el “ir y venir constante” y las actualizaciones manuales
👥 Equipo que usa Koalendar: Recepción + responsable de operaciones (con visibilidad para el equipo directivo)
📅 Años usando Koalendar: ~2 años
⭐ Principal beneficio: “Poder ver todas las salas en un solo calendario.”

The Improv Shop es un pequeño e independiente teatro de improvisación que funciona tanto como sala de espectáculos en vivo (ofreciendo funciones cuatro noches a la semana) y como centro de formación que enseña improvisación a estudiantes adultos durante todo el año.

Con un equipo central de cuatro personas, más gerentes de bar y cocina y personal por horas, la organización apoya a una comunidad grande y activa, que incluye aproximadamente 300 estudiantes adultos cada ocho semanas, además de graduados, artistas y clientes que entran y salen continuamente.

Para apoyar a esa comunidad en crecimiento, el teatro también administra un edificio anexo con seis salas que se pueden reservar utilizadas principalmente para prácticas de improvisación (y ocasionalmente para clases). Los miembros de la comunidad pagan una suscripción mensual para tener acceso, lo que ayuda a cubrir los costos del edificio.

Antes de Koalendar, las reservas del anexo se gestionaban mediante una combinación de hojas de cálculo, mensajes de texto y mensajes de Facebook.

A medida que la comunidad crecía, ese enfoque empezó a parecer inmanejable y arriesgado.

• Llegaban solicitudes de todas partes (“oye, ¿me puedes poner en el calendario?”)
• La gestión de reservas dependía en gran medida de que una sola persona llevara un seguimiento manual de los cambios
• El equipo estaba preocupado porlos tiempos de respuesta lentos, los mensajes perdidos, y las reservas duplicadas
• Lo más importante es que no había una fuente fiable de información veraz

Como dijo Ashley, la responsable de operaciones: «Yo pensaba: esto es caótico».

Y como la gente pagaba por acceder, las apuestas eran más altas:

«Lo que va a pasar es que la gente va a estar pagando por este acceso… y yo no voy a lograr responderle a todo el mundo con la rapidez necesaria», reflexionó Ashley.

Ellos necesitaban un sistema que fuera sencillo de usar para cientos de miembros de la comunidad (sin necesidad de descargar una aplicación) y que al mismo tiempo le diera al equipo una visión clara de un complejo calendario distribuido en varias salas.

Tras investigar varias plataformas de reservas, el teatro eligió Koalendar por cuatro razones clave:

Muchas herramientas eran demasiado complejas o demasiado caras para una organización comunitaria. El costo importaba, especialmente porque los miembros pagaban alrededor de $20/mes por el acceso.

«No podía ser una solución tan cara que… no valiera la pena el esfuerzo.»

No querían pedirles a cientos de personas que instalaran y aprendieran a usar una nueva aplicación solo para reservar una sala de práctica.

«No creo que sea realista pedir a cientos de personas que se descarguen una aplicación…»

En cambio, Koalendar facilitó compartir un enlace, permitir que los miembros gestionen por sí mismos su disponibilidad y mantener todo actualizado en tiempo real.

Koalendar les permite crear un calendario separado para cada sala, y luego gestionarlos juntos en segundo plano.

Eso significaba que podían:

• Bloquea horarios para clases y eventos
• Mantener el tiempo restante disponible para reservas de la comunidad
• Evita las reservas dobles automáticamente con disponibilidad en tiempo real
• Controla quién usa cada sala y cuándo

“Nos da la posibilidad de tener un calendario diferente para cada habitación en el sistema interno.”

Koalendar no solo resolvió la programación, también le dio al equipo una forma ligera de gestionar quién puede reservar.

Al usar la opción de aprobación, las reservas llegan como solicitudes y el responsable de operaciones puede aprobarlas solo después de confirmar que la suscripción del miembro está activa.

“Eso simplemente nos ayuda con la debida diligencia si la gente ha dejado vencer sus suscripciones”

También les encanta tener un registro claro de las reservas anteriores, lo que aporta responsabilidad y facilita consultar el historial si surge alguna pregunta.

«El hecho de que sí registre los espacios de reuniones anteriores… es realmente valioso para mí».

Koalendar se convirtió en la “fuente de verdad” para la programación del teatro, tanto para el personal como para la comunidad. Además, en lugar de mensajes y actualizaciones manuales, los miembros ahora pueden consultar la disponibilidad por sí mismos.

✅ Supervisión clara en seis habitaciones

✅ Menos reservas duplicadas y menos confusión

«Todo el mundo ve lo mismo todo el tiempo.»

✅ Un acceso más equitativo para la comunidad: Como la disponibilidad se actualiza en tiempo real, nadie obtiene una ventaja injusta por “llegar primero al GM” por DM.

✅ Una experiencia más fluida para todos los niveles de comodidad con la tecnología: Con una audiencia intergeneracional, la facilidad de uso era fundamental.

Koalendar le dio al teatro una forma sencilla y confiable de gestionar una operación sorprendentemente compleja:

• seis habitaciones,
• horarios que cambian constantemente, y
• cientos de miembros de la comunidad que entran y salen.

En lugar de estar lidiando con hojas de cálculo, mensajes de texto y mensajes de Facebook, ahora tienen una única fuente de información que se actualiza en tiempo real, de modo que:

• los clientes pueden consultar por sí mismos la disponibilidad,
• el personal pueda mantenerse alineado y
• no se producen reservas dobles.

Lo más importante, creó una experiencia más fluida y equitativa para toda la comunidad, con una configuración fácil de usar, fácil de compartir y fácil de confiar.