Cómo Beany conectó Koalendar con Zapier y HubSpot para optimizar las reuniones con clientes y ahorrar 30 horas a la semana

🕒 Horas ahorradas por semana: ~30 horas/semana (alrededor de 1,5 horas por contable, entre unos 20 miembros del equipo de cara al cliente)

👥 Equipos que usan Koalendar: Contables de atención al cliente + soporte al cliente (el administrador también lo usa para las escaladas)

📅 Años usando Koalendar: ~5 años

⭐ Principal beneficio: “Ahorró muchísimo tiempo y esfuerzo, y el nivel de satisfacción del equipo realmente aumentó.”

Beany es una firma en línea de contabilidad, impuestos y asesoría que apoya a propietarios de negocios en Nueva Zelanda, Australia y el Reino Unido. Están diseñados para ser digitales desde el inicio, combinando un equipo de contabilidad centrado en el servicio con tecnología que ayuda a mantener el cumplimiento normativo y la atención al cliente funcionando sin problemas.

Hablamos con Bibi Boucher, directora de operaciones, quien supervisa las operaciones y se asegura de que la tecnología y las personas trabajen en armonía. Ella introdujo Koalendar como parte de una iniciativa interna de productividad, transformando la forma en que los equipos de distintas regiones programan reuniones con clientes, sesiones de formación y reuniones internas.

Antes de Koalendar, el proceso de programación de reuniones del equipo era doloroso en todos los sentidos ya conocidos:

• Los clientes reservaban reuniones… y luego no se presentaban
• Los contables hacían mucho trabajo de preparación (revisar archivos y el estado de cumplimiento) antes de las llamadas, solo para que los dejaran plantados
• Todo el mundo perdía tiempo con el clásico ping-pong de correos electrónicos: «Estoy libre el martes a las 9». «Eso no me viene bien». «¿Qué tal el miércoles a las 3?»

Como empresa de servicios, esa pérdida de tiempo no solo era frustrante, también era costosa. Y además afectaba a la moral del equipo.Como dijo Bibi: “No hay nada como prepararte para una reunión y luego quedarte ahí sentada…”

Koalendar surgió de un proyecto interno de productividad. La directora de operaciones se reunió con equipos de toda la empresa para identificar los problemas cotidianos, y la programación de reuniones fue claramente uno que podían resolver rápidamente.

Después de probar varias herramientas (incluidas Calendly y la opción de reservas integrada de Google), Beany eligió Koalendar por varios motivos clave:

• Marca blanca: usar la marca de Beany (logo + colores) era importante para un negocio de servicios de cara al cliente
• Pensado primero para Google: Beany es “100 % G Suite”, así que el soporte fluido para Google Calendar era esencial
• Facilidad de uso: se requiere una capacitación mínima para los miembros del equipo sin conocimientos técnicos
• Plantillas estándar a escala: la COO podría configurar una única plantilla de reservas (incluyendo webhooks) y copiarla para los nuevos miembros del equipo durante la incorporación
• Reprogramar citas + recordatorios Una experiencia pulida para el cliente y menos reuniones perdidas

“Elegimos Koalendar por la configuración, la integración y su facilidad de uso. Estoy ocupada, y cualquier cosa que me ahorre tiempo o que sea fácil para mi equipo de adoptar es realmente importante.”

Bibi Boucher

Directora Global de Operaciones

Koalendar está integrado en el recorrido del cliente de Beany:

• Cuando alguien se registra, el sistema envía automáticamente un enlace para “reunirse con el equipo de éxito del cliente”.
• Los eventos de reserva activan webhooks + Zapier, creando y completando tareas dentro de HubSpot “El webhook que recoge Zapier… marca tareas o crea tareas en nuestro HubSpot… fácil de gestionar para el equipo”, explicó Bibi.

Esta automatización eliminó las actualizaciones manuales y garantizó la coherencia entre la programación de citas y la gestión de las relaciones con los clientes.

• Los enlaces de reserva se incluyen en todas las comunicaciones automatizadas para que los clientes puedan programar (o reprogramar) sin fricciones.

Para Beany, hay dos resultados que marcan la mayor diferencia:

Bibi calcula que Koalendar ahorra ~1,5 horas por semana por contable solo en reprogramar y gestionar la agenda. En un equipo de unas 20 personas, eso son unas 30 horas por semana—prácticamente recuperar un puesto de tiempo completo.

“Debería haberlo hecho antes. Ahorró muchísimo tiempo y esfuerzo, y el nivel de satisfacción del equipo realmente aumentó.”

Bibi Boucher

Directora Global de Operaciones

Porque los administradores pueden acceder y gestionar las reservas de forma centralizada, el equipo puede manejar las interrupciones rápidamente. Un ejemplo: cuando un miembro del personal fue ingresado inesperadamente en el hospital, Beany pudo revisar rápidamente las próximas reuniones y reprogramar a los clientes sin tener que rebuscar en el calendario personal de nadie.

• Recordatorios por SMS (24 horas antes, 30 minutos antes) + recordatorios por correo electrónico (48 horas antes)
• Automatización de webhooks en los flujos de trabajo de HubSpot
• Reprogramación fácil para los clientes directamente desde sus correos de confirmación
• Múltiples conexiones de calendario (útil incluso en una empresa que prioriza Google)

Koalendar ayudó a Beany a convertir una frustración diaria en un proceso repetible y automatizado, sin sacrificar el toque humano que es tan importante en la contabilidad. Lo utilizan para:

• Reuniones de incorporación automatizadas para nuevos clientes
• Sesiones de revisión de cumplimiento entre los clientes y sus contables
• Consultas puntuales con clientes
• Escalamientos internos a la dirección cuando sea necesario

Los miembros del equipo vinculan sus calendarios personales a Koalendar, evitando conflictos personales y garantizando que se respeten los compromisos de trabajo, una función muy valiosa para un equipo remoto que equilibra horarios flexibles.

Igual de importante, Koalendar se integra con la infraestructura de Beany centrada en Google y con los flujos de trabajo de HubSpot, manteniendo las tareas controladas, las reuniones visibles y las conversaciones con los clientes funcionando sin problemas, incluso cuando ocurren cambios inesperados.