Résultats en un coup d’œil
🕒 Heures économisées chaque semaine : ~30 heures/semaine (environ 1,5 heure par comptable pour environ 20 membres d’équipe en contact avec les clients)
👥 Équipes utilisant Koalendar : Comptables en contact avec les clients + service client (l’administrateur l’utilise également pour les escalades)
📅 Années d’utilisation de Koalendar : ~5 ans
⭐ Principal avantage : « Cela nous a fait gagner énormément de temps et d’efforts, et le niveau de satisfaction de l’équipe a vraiment augmenté. »
Aperçu
Beany est un cabinet en ligne de comptabilité, de fiscalité et de conseil qui accompagne les chefs d’entreprise à travers la Nouvelle-Zélande, l’Australie et le Royaume-Uni. Ils ont été conçus pour être numériques avant tout, en associant une équipe de comptables axée sur le service à une technologie qui permet de maintenir la conformité et le support client sans accroc.
Nous avons échangé avec Bibi Boucher, directrice des opérations, qui supervise les opérations et veille à ce que la technologie et les équipes travaillent ensemble de manière fluide. Elle a introduit Koalendar dans le cadre d’une initiative interne de productivité, transformant la façon dont les équipes de différentes régions planifient les rendez-vous clients, les sessions de formation et les points de contact internes.
Le défi : absences non signalées, chaos des reprogrammations et interminables échanges d’e-mails
Avant Koalendar, le processus de planification de l’équipe était pénible de toutes les manières bien connues :
- Les clients allaient prendre rendez-vous… puis ne se présentaient pas
- Les comptables faisaient beaucoup de travail préparatoire (examen des dossiers et du statut de conformité) avant les appels, pour finalement se faire « poser un lapin »
- Tout le monde a perdu du temps avec le classique ping-pong d’e-mails : « Je suis libre mardi à 9 h. » « Ça ne me va pas. » « Et mercredi à 15 h ? »
En tant qu’entreprise de services, cette perte de temps n’était pas seulement frustrante, elle était coûteuse. Et elle minait le moral des équipes.Comme le dit Bibi : « Il n’y a rien de pire que de se préparer pour une réunion et ensuite rester simplement assis là… »
La solution : un outil de planification simple, adapté à la stack (et à l’image de marque) de Beany
Koalendar est né d’un projet interne visant à améliorer la productivité. Le directeur des opérations a rencontré les équipes de toute l’entreprise pour identifier les difficultés quotidiennes — et la planification des rendez-vous est apparue comme un problème évident qu’ils pouvaient résoudre rapidement.
Après avoir testé plusieurs outils (dont Calendly et l’option de réservation intégrée de Google), Beany a choisi Koalendar pour plusieurs raisons clés :
- Marque blanche : utiliser l’image de marque Beany (logo + couleurs) était important pour une entreprise de services en contact direct avec les clients
- Priorité à Google : Beany est « 100 % G Suite », donc une intégration fluide avec Google Agenda était essentielle
- Facilité d’utilisation : formation minimale requise pour les membres de l’équipe non techniques
- Modèles standard à grande échelle : le COO pouvait configurer un modèle de réservation (y compris les webhooks) et le copier pour les nouveaux membres de l’équipe lors de leur intégration
- Reprogrammation simplifiée + rappels : une expérience client soignée, et beaucoup moins de rendez-vous manqués
“Nous avons choisi Koalendar pour sa configuration, son intégration et sa facilité d’utilisation. Je suis très occupé, et tout ce qui me fait gagner du temps ou qui est facile à adopter pour mon équipe est vraiment important.”
Bibi Boucher
Directeur général des opérations
Résultat : moins d’absences non justifiées, des flux de travail plus fluides et des heures gagnées chaque semaine
Koalendar est intégré dans le parcours client de Beany :
- Lorsqu’une personne s’inscrit, le système envoie automatiquement un lien « rencontrer l’équipe réussite client ».
- Les réservations d’événements déclenchent des webhooks + Zapier, créant et complétant des tâches dans HubSpot « Le webhook que Zapier intercepte… marque les tâches ou en crée de nouvelles dans notre HubSpot… ce qui rend la gestion facile pour l’équipe. » a expliqué Bibi.
Cette automatisation a supprimé les mises à jour manuelles et garanti la cohérence entre la planification et la gestion de la relation client.
- Les liens de réservation sont intégrés dans toutes les communications automatisées afin que les clients puissent planifier (ou reprogrammer) leurs rendez-vous sans aucune friction.
Pour Beany, deux résultats font la plus grande différence :
✅ Gain de temps (et équipes plus heureuses)
Bibi estime que Koalendar permet d’économiser ~1,5 heure par semaine et par comptable rien que sur la reprogrammation et la gestion des rendez-vous. Pour une équipe d’environ 20 personnes, cela représente environ 30 heures par semaine — soit quasiment un poste à temps plein récupéré.
« J’aurais dû le faire plus tôt. Ça nous a fait gagner tellement de temps et d’efforts, et le niveau de satisfaction de l’équipe a vraiment augmenté. »
Bibi Boucher
Directeur général des opérations
✅ Des opérations client plus fiables, surtout lorsque l’imprévu survient
Parce que les administrateurs peuvent accéder aux réservations et les gérer de manière centralisée, l’équipe peut gérer les imprévus rapidement. Un exemple : lorsqu’un membre du personnel a été hospitalisé de façon inattendue, Beany a pu rapidement passer en revue les réunions à venir et reprogrammer les rendez-vous des clients sans avoir à fouiller dans le calendrier personnel de quelqu’un.
Les fonctionnalités dont Beany « ne pourrait pas se passer »
- Rappels par SMS (24 heures avant, 30 minutes avant) + rappels par e-mail (48 heures avant)
- Automatisation des webhooks dans les workflows HubSpot
- Reprogrammation facile pour les clients directement depuis leurs e-mails de confirmation
- Connexions à plusieurs calendriers (utile même dans une entreprise qui utilise principalement Google)
Conclusion : Garder chaque interaction client sur la bonne voie grâce aux workflows de planification
Koalendar a aidé Beany à transformer une frustration quotidienne en un processus automatisé et reproductible, sans sacrifier la dimension humaine qui compte tant en comptabilité. Ils l’utilisent pour :
- Réunions d’intégration automatisées pour les nouveaux clients
- Séances de revue de conformité entre les clients et leurs comptables
- Consultations clients ad hoc
- Escalades internes vers la direction lorsque nécessaire
Les membres de l’équipe lient leurs calendriers personnels à Koalendar, ce qui évite les conflits avec leur vie privée et garantit le respect de leurs engagements professionnels — une fonctionnalité précieuse pour une équipe à distance qui doit concilier des horaires flexibles.
Tout aussi important, Koalendar s’intègre à l’écosystème Google-first de Beany et à ses workflows HubSpot, ce qui permet de garder le suivi des tâches, de rendre les réunions visibles et d’assurer la fluidité des échanges avec les clients, même lorsque des changements imprévus surviennent.
