Como a Beany conectou o Koalendar ao Zapier e ao HubSpot para otimizar reuniões com clientes e economizar 30 horas por semana

🕒 Horas economizadas por semana: ~30 horas/semana (cerca de 1,5 hora por contador entre aproximadamente 20 membros da equipe que atendem clientes)

👥 Equipes que usam o Koalendar: contadores que atendem clientes + suporte ao cliente (a equipe de administração também usa para escalonamentos)

📅 Anos usando Koalendar: ~5 anos

⭐ Maior benefício: “Economizou muito tempo e esforço, e o nível de satisfação da equipe aumentou bastante.”

A Beany é uma empresa online de contabilidade, impostos e consultoria que apoia proprietários de negócios em Nova Zelândia, Austrália e Reino Unido. Eles foram criados para serem digitais em primeiro lugar, combinando uma equipe de contabilidade focada em serviço com tecnologia que ajuda a manter a conformidade e o suporte ao cliente funcionando sem problemas.

Conversamos com Bibi Boucher, Chief Operating Officer, que supervisiona as operações e garante que tecnologia e pessoas trabalhem em harmonia. Ela apresentou o Koalendar como parte de uma iniciativa interna de produtividade, transformando a forma como as equipes em diferentes regiões agendam reuniões com clientes, sessões de treinamento e pontos de contato internos.

Antes do Koalendar, o processo de agendamento da equipe era doloroso em todos aqueles jeitos já bem conhecidos:

• Os clientes marcavam reuniões… e não apareciam
• Os contadores faziam muito trabalho de preparação (revisando arquivos e situação de conformidade) antes das ligações, apenas para serem “deixados no vácuo”
• Todo mundo já perdeu tempo com o clássico pingue-pongue de e-mails: “Estou livre na terça às 9.” “Esse horário não funciona.” “Que tal na quarta às 15h?”

Como uma empresa de serviços, aquela perda de tempo não era só frustrante, era cara. E isso derrubava o moral da equipe.Como a Bibi colocou: “Não tem nada pior do que se preparar para uma reunião e depois ficar só sentado ali…”

O Koalendar surgiu de um projeto interno de produtividade. O COO se reuniu com equipes de toda a empresa para identificar os problemas do dia a dia, e o agendamento foi claramente um deles que eles poderiam resolver rapidamente.

Depois de testar algumas ferramentas (incluindo o Calendly e a opção de agendamento integrada do Google), a Beany escolheu o Koalendar para a automação de agendamento com HubSpot por alguns motivos principais:

• White labeling: usar a marca Beany (logo + cores) foi importante para um negócio de serviços voltado para o cliente;
• Prioridade para o Google: a Beany é “100% G Suite”, então um suporte perfeito ao Google Agenda era essencial;
• Facilidade de uso: treinamento mínimo necessário para membros não técnicos da equipe;
• Modelos padrão em escala: o COO poderia configurar um modelo de agendamento (incluindo webhooks) e copiá-lo para novos membros da equipe durante a integração;
• Experiência de remarcação + lembretes: experiência do cliente mais profissional e menos reuniões perdidas

“Escolhemos o Koalendar por causa da configuração, da integração e da facilidade de uso. Estou sempre ocupado, e qualquer coisa que me poupe tempo ou seja fácil para a minha equipe adotar é realmente importante.”

Bibi Boucher

Diretor Global de Operações

O Koalendar permite a integração HubSpot e Zapier e está imerso na jornada do cliente da Beany:

• Quando alguém se cadastra, o sistema envia automaticamente um link para “reunião com o time de sucesso do cliente”
• Eventos de agendamento disparam webhooks + Zapier, criando e concluindo tarefas dentro do HubSpot “O webhook que o Zapier recebe… marca tarefas ou cria tarefas no nosso HubSpot… facilitando o gerenciamento para a equipe”, explicou Bibi.

Essa automação eliminou as atualizações manuais e garantiu consistência entre o agendamento e o gerenciamento de relacionamento com o cliente.

• Links de agendamento são incluídos em todas as comunicações automatizadas para que os clientes possam marcar (ou remarcar) sem qualquer atrito

Para Beany, dois resultados fazem a maior diferença ao automatizar reuniões com clientes:

Bibi estima que o Koalendar economiza ~1,5 horas por semana por contador só com remarcações e tarefas administrativas de agendamento. Em uma equipe de cerca de 20 pessoas, isso representa cerca de 30 horas por semana, praticamente a recuperação de um cargo em tempo integral.

“Eu devia ter feito isso antes. Economizou tanto tempo e esforço, e o nível de satisfação da equipe realmente aumentou.”

Bibi Boucher

Diretor Global de Operações

Comoos administradores podem acessar e gerenciar as reservas de forma centralizada, a equipe consegue lidar rapidamente com imprevistos. Um exemplo: quando um funcionário foi parar inesperadamente no hospital, a Beany pôde revisar rapidamente as reuniões futuras e remarcar os clientes sem precisar vasculhar o calendário pessoal de ninguém. Tudo pelo CRM com agendamento online.

• Lembretes por SMS (24 horas antes, 30 minutos antes) + lembretes por e-mail (48 horas antes)
• Automação de webhooks em fluxos de trabalho do HubSpot
• Remarcação fácil para os clientes diretamente nos e-mails de confirmação
• Várias conexões de calendário (útil mesmo em uma empresa que prioriza o Google)

O Koalendar ajudou a Beany a transformar uma frustração diária em um processo repetível e automatizado, sem abrir mão do toque humano que é tão importante na contabilidade. Eles o utilizam como integração de calendário com HubSpot para:

• Reuniões automatizadas de onboarding para novos clientes
• Sessões de revisão de conformidade entre clientes e seus contadores
• Consultorias pontuais para clientes
• Escalonamentos internos para a liderança quando necessário

Os membros da equipe conectam seus calendários pessoais ao Koalendar, evitando conflitos pessoais e garantindo que os compromissos de trabalho sejam respeitados, um recurso valioso para uma equipe remota que equilibra horários flexíveis.

E, tão importante quanto isso, o Koalendar se integra ao stack Google-first da Beany e aos fluxos de trabalho do HubSpot, mantendo as tarefas sob controle, as reuniões visíveis e as conversas com os clientes fluindo sem problemas, mesmo quando acontecem mudanças inesperadas.