Wie Beany Koalendar mit Zapier und HubSpot verbunden hat, um Kundentermine zu optimieren und wöchentlich 30 Stunden einzusparen

🕒 Wöchentlich eingesparte Stunden: ~30 Stunden/Woche (etwa 1,5 Stunden pro Buchhalter bei rund 20 kundenorientierten Teammitgliedern)

👥 Teams, die Koalendar verwenden: Kundenorientierte Buchhalter und Kundensupport (die Verwaltung nutzt es ebenfalls für Eskalationen)

📅 Nutzungsdauer von Koalendar: über 5 Jahre

⭐ Größter Vorteil: „Es hat uns so viel Zeit und Aufwand erspart, und die Zufriedenheit im Team ist deutlich gestiegen.”

Beany ist ein Online-Unternehmen für Buchhaltung, Steuern und Beratung, das Geschäftsinhaber in Neuseeland, Australien und dem Vereinigten Königreich unterstützt. Sie sind von Grund auf digital ausgerichtet und verbinden ein serviceorientiertes Buchhaltungsteam mit Technologie, die hilft, Compliance und Kundenbetreuung reibungslos am Laufen zu halten.

Wir haben mit Bibi Boucher, Chief Operating Officer, gesprochen, die die Abläufe überwacht und sicherstellt, dass Technologie und Menschen reibungslos zusammenarbeiten. Sie führte Koalendar im Rahmen einer internen Produktivitätsinitiative ein und veränderte damit die Art und Weise, wie Teams in verschiedenen Regionen Kundentermine, Schulungen und interne Abstimmungen planen.

Vor Koalendar war der Terminplanungsprozess des Teams in jeglicher Hinsicht mühsam:

• Kunden würden Termine buchen … und dann nicht erscheinen
• Buchhalter leisteten eine Menge Vorarbeit (Überprüfung von Unterlagen und Compliance-Status) vor den Gesprächen, nur um dann versetzt zu werden
• Alle haben Zeit durch klassisches E-Mail-Pingpong verloren: „Ich habe am Dienstag um 9 Uhr Zeit.“ – „Das passt mir nicht.“ – „Wie wäre es am Mittwoch um 15 Uhr?“

Als Dienstleistungsunternehmen war dieser Zeitverlust nicht nur frustrierend, sondern auch teuer. Und er drückte die Stimmung im Team.Wie Bibi es ausdrückte: „Es gibt nichts Schlimmeres, als sich auf ein Meeting vorzubereiten und dann einfach nur dazusitzen …“

Koalendar entstand aus einem internen Produktivitätsprojekt. Der COO traf sich mit Teams im gesamten Unternehmen, um tägliche Schmerzpunkte zu identifizieren – und Terminplanung war ein klarer Bereich, den sie schnell verbessern konnten.

Nachdem sie einige Tools getestet hatten (darunter Calendly und die integrierte Buchungsoption von Google), entschied sich Beany aus einigen wichtigen Gründen für Koalendar:

• White Labeling: Die Verwendung des Beany-Brandings (Logo + Farben) war wichtig für ein kundenorientiertes Dienstleistungsunternehmen
• Google-first-Ansatz: Beany ist „zu 100 % G Suite“, daher war eine nahtlose Unterstützung von Google Kalender unerlässlich
• Benutzerfreundlichkeit: minimaler Schulungsaufwand für weniger technikaffine Teammitglieder
• Standardvorlagen in großem Umfang: Der COO könnte eine Buchungsvorlage einrichten (einschließlich Webhooks) und sie für neue Teammitglieder kopieren während des Onboardings
• Neuplanung von Terminen + Erinnerungen: ein professionelles Kundenerlebnis und weniger verpasste Meetings

“Wir haben uns für Koalendar entschieden, weil die Einrichtung, die Verknüpfungen und die Bedienung so einfach sind. Ich bin viel beschäftigt, und alles, was mir Zeit spart oder womit sich mein Team leicht zurechtfindet, ist wirklich wichtig.”

Bibi Boucher

Globaler Betriebsleiter

Koalendar ist in die Customer Journey von Beany eingebettet:

• Wenn jemand einen Termin bucht, sendet das System automatisch einen Link für ein „Meeting mit dem Customer-Success-Team“.
• Buchungsereignisse lösen Webhooks + Zapier aus, die Aufgaben in HubSpot „Der Webhook, den Zapier verarbeitet, markiert Aufgaben oder erstellt Aufgaben in unserem HubSpot … so ist es für das Team leicht zu verwalten“, erklärte Bibi.

Diese Automatisierung beseitigte manuelle Aktualisierungen und stellte die Konsistenz zwischen Terminplanung und Kundenbeziehungsmanagement sicher.

• Buchungslinks sind in alle automatisierten Mitteilungen integriert, damit Kund:innen Termine einfach und reibungslos vereinbaren oder verschieben können.

Für Beany machen zwei Ergebnisse den größten Unterschied:

Bibi schätzt, dass Koalendar pro Buchhalter~1,5 Stunden pro Woche allein in Neuplanung und Terminverwaltung spart. Bei rund 20 Teammitgliedern sind dase twa 30 Stunden pro Woche — also fast eine volle Stelle, die zurückgewonnen wird.

„Ich hätte es früher tun sollen. Es hat so viel Zeit und Aufwand gespart, und die Zufriedenheit im Team ist wirklich deutlich gestiegen.“

Bibi Boucher

Globaler Betriebsleiter

Weil Admins zentral auf Buchungen zugreifen und sie verwalten können, kann das Team Störungen schnell bewältigen. Ein Beispiel: Als ein Mitarbeiter unerwartet ins Krankenhaus kam, konnte Beany anstehende Meetings schnell prüfen und Kundentermine neu planen, ohne sich durch den persönlichen Kalender der betreffenden Person wühlen zu müssen.

• SMS-Erinnerungen (24 Stunden vorher, 30 Minuten vorher) + E-Mail-Erinnerungen (48 Stunden vorher)
• Webhook-Automatisierung in HubSpot-Workflows
• Einfache Umbuchung für Kunden direkt in ihren E-Mail-Bestätigungen
• Mehrere Kalenderverbindungen (hilfreich, selbst in einem Google-first-Unternehmen)

Koalendar hat Beany geholfen, eine tägliche Frustration in einen wiederholbaren, automatisierten Prozess zu verwandeln – ohne dabei den menschlichen Kontakt zu verlieren, der in der Buchhaltung so wichtig ist. Sie nutzen es für:

• Automatisierte Onboarding-Meetings für neue Kunden
• Compliance-Prüfungssitzungen zwischen Mandanten und ihren Steuerberatern
• Ad-hoc-Kundenberatungen
• Interne Eskalationen an die Führungsebene bei Bedarf

Teammitglieder verknüpfen ihre persönlichen Kalender mit Koalendar, wodurch persönliche Konflikte vermieden werden und sichergestellt ist, dass berufliche Verpflichtungen eingehalten werden – ein wertvolles Feature für ein Remote-Team mit flexiblen Arbeitszeiten.

Genauso wichtig ist, dass Koalendar sich nahtlos in Beanys Google‑First‑Stack und HubSpot‑Workflows einfügt. So bleiben Aufgaben nachverfolgbar, Meetings sichtbar und Kundengespräche laufen reibungslos weiter – selbst wenn unerwartete Änderungen auftreten.