Wie die DCM Gitarrenschule mit Koalendar die Planung von Musikunterricht vereinfacht und No-Shows reduziert

🕒 Wöchentlich gesparte Stunden: Deutlich weniger Zeitaufwand für Anrufe, E-Mails und manuelle Terminverschiebungen

👥 Team, das Koalendar verwendet: 6 Buchungsseiten für Lehrkräfte, verwaltet über ein einziges Setup

📅 Anwendungsfall: Planung und Umbuchung von Musikstunden sowie Online-Zahlungen

⭐ Top-Vorteil: Weniger kostspielige No-Shows dank Vorauszahlung und weniger Verwaltungsaufwand durch Selbstbedienungsbuchung und -umbuchung

DCM Guitar School ist eine Musikschule mit Sitz in Kill, Co. Kildare, Irland. Gegründet wurde sie 2013 von Dan Cassoni. Die Schule bietet Unterricht in Gitarre, Klavier, Schlagzeug, Bass und Ukulele an und veranstaltet das ganze Jahr über Musikkurse und -camps. Das Unterrichtsteam der Schule verfolgt das Ziel, Musikunterricht spannend, unterhaltsam und auf jeden einzelnen Schüler zugeschnitten zu gestalten.

Bevor DCM Guitar School Koalendar nutzte, wurden Buchungen über Telefonanrufe, E-Mails und Webformulare abgewickelt. Das bedeutete eine Menge manueller Verwaltungsarbeit: Zeit für die Beantwortung von Anfragen, das Prüfen der Verfügbarkeit und das Zurückrufen von Interessenten.

Aber das größere geschäftliche Problem waren No-Shows.

Wenn Schüler telefonisch buchten, erschienen sie einfach nicht. Die Lehrkräfte mussten warten, was unnötige Kosten für die Schule verursachte, denn sie musste die Lehrkräfte trotzdem bezahlen. Die Terminplanung war dadurch schwieriger zu handhaben.

„Wir hatten ein paar Probleme mit No-Shows. Jemand buchte einen Kurs telefonisch und tauchte dann nicht auf … der Lehrer muss bezahlt werden, und das wurde zum Problem“, erklärt Dan.

Die Schule benötigte ein Buchungssystem, das den Verwaltungsaufwand reduziert, die Terminplanung erleichtert und das Unternehmen vor verpassten Terminen schützt.

DCM Guitar School fand Koalendar über Google, nachdem sie andere Optionen ausprobiert hatten, darunter das integrierte Buchungssystem von Wix.

„Wir haben das integrierte Buchungssystem auf Wix ausprobiert – es war nicht besonders gut. Ich habe sogar jemanden dafür bezahlt, es zu reparieren, und trotzdem hat es nicht funktioniert.“

Nachdem sie bei Google nach Alternativen gesucht hatten, testeten sie ein paar andere Tools (wie Acuity), fanden diese jedoch entweder teurer oder weniger intuitiv. Koalendar hob sich durch seine einfache Einrichtung und Zuverlässigkeit hervor:

„Ich fand, dass die Qualität großartig war und es einfach leichter einzurichten war und seit ich es benutze, funktioniert es sehr gut.“

So hat die DCM Guitar School mit Koalendar ihre Terminplanung grundlegend verändert:

Es gibt eine eigene Buchungsseite für jede Lehrkraft, auf der Schüler und Eltern Folgendes tun können:

• Echtzeit-Verfügbarkeit anzeigen
• Unterrichtszeiten wählen, die zu ihren Zeitplänen passen
• Direkt buchen, ohne anrufen oder eine E-Mail schreiben zu müssen

„Wenn die Leute zuerst Fragen stellen wollen, rufen sie an, und dann verweise ich sie einfach auf die Online-Buchung, statt ihnen selbst sagen zu müssen, welche Zeiten verfügbar sind. So können sie in Ruhe darüber nachdenken, und es dauert nicht alles ewig am Telefon.“

Alle Buchungen sind mit Google Kalender integriert, sodass die Verfügbarkeit der Lehrkräfte immer auf dem neuesten Stand ist:

„Ich mache unsere gesamte Terminplanung über einen Google-Kalender … weil ich alle Buchungen organisiere, damit wir ihre Kalender sehen können.“

Koalendar ist so eingerichtet, dass Zahlungen im Voraus über Stripe entgegengenommen werden, sodass Unterrichtsstunden bezahlt sind, bevor sie stattfinden. Das verringert No-Shows erheblich:

„Sie haben im Voraus dafür bezahlt … wenn sie dann nicht erscheinen, ist das ihre Sache und nicht unsere.“

Schüler und Eltern können ihre Termine selbst neu planen, wodurch der Bedarf an telefonischer und schriftlicher Abstimmung per E-Mail verringert wird.

Seit der Einführung von Koalendar verzeichnet die DCM Guitar School deutliche Verbesserungen im Tagesgeschäft.

✅ Weniger No-Shows: Da Unterrichtsstunden bereits bei der Buchung bezahlt werden, ist die Wahrscheinlichkeit viel höher, dass die Schüler auch tatsächlich erscheinen. Und wenn nicht, ist die Zeit trotzdem abgedeckt, sodass der Schule kein finanzieller Verlust entsteht.

✅ Zeitersparnis bei der Terminplanung: Anstatt Anrufe zu beantworten und die Verfügbarkeit manuell zu prüfen, buchen die Schüler ihre Sitzungen selbst zu einem Zeitpunkt, der für sie passt.

„Koalendar hilft mir, Zeit zu sparen, und das ist der Hauptgrund, warum ich es nutze... wenn ich zu Hause bin, möchte ich mich nicht am Telefon um berufliche Fragen kümmern.“

Dan Cassoni

Gründer der DCM Gitarrenschule

✅ Bessere Erfahrung für Lehrkräfte: Lehrkräfte können sich vollständig auf den Unterricht konzentrieren, statt Stundenplanänderungen zu verwalten oder kurzfristige Anpassungen vorzunehmen.

✅ Mehr Flexibilität für Schüler: Schüler können ihre Unterrichtsstunden selbstständig umbuchen, ohne die Schule direkt anrufen oder anschreiben zu müssen.

Für die DCM Guitar School brachte Koalendar Struktur in einen Buchungsprozess, der zeitaufwendig und unberechenbar geworden war.

Indem die Buchungen online verlagert, Zahlungen im Voraus entgegengenommen und den Schülern ermöglicht wurde, ihre Termine selbst umzubuchen, verringerte die Schule den Verwaltungsaufwand, reduzierte No-Shows und verschaffte den Lehrkräften einen verlässlicheren Stundenplan.

Was früher ständige Anrufe, E-Mails und Nachfassaktionen erforderte, kann jetzt über einen einfachen Buchungsablauf erledigt werden – so bleibt mehr Zeit, sich auf das Unterrichten zu konzentrieren.

Bereit, die Terminplanung auch für Ihr Unternehmen zu vereinfachen? Probieren Sie Koalendar aus und sehen Sie, wie viel Zeit Sie sparen können.