Automatische Terminerinnerungen per SMS und E-Mail
Koalendar sendet automatische Terminerinnerungen per E-Mail und SMS vor gebuchten Terminen. Legen Sie Zeitpunkt und Inhalt fest, damit Kundinnen und Kunden rechtzeitig informiert sind.
Buchungsbestätigungen und Kalendereinladungen sind im kostenlosen Tarif enthalten. E-Mail- und SMS-Erinnerungen sowie Follow-ups gehören zu Pro; für SMS wird zusätzlich Guthaben benötigt.
Reduzieren Sie verpasste Termine
Senden Sie automatische Erinnerungen vor jeder Buchung, damit niemand den Termin vergisst.
Sparen Sie Zeit bei manuellen Nachfassen
Hören Sie auf, Erinnerungen einzeln zu schicken. Koalendar übernimmt das automatisch.
Halten Sie Kundinnen und Kunden in jedem Schritt informiert
Senden Sie Bestätigungen, Erinnerungen, Absagen und Follow-ups aus demselben Buchungsablauf.
Terminerinnerungen und Follow-ups automatisch senden
Nach einer Buchung versendet Koalendar eine Bestätigung; vor dem Termin folgen konfigurierbare E-Mail- oder SMS-Erinnerungen und danach auf Wunsch Follow-ups. Über Webhooks verbinden Sie Buchungen, Umbuchungen und Stornierungen mit Make, Pabbly, n8n oder Zapier – ohne Nachrichten einzeln zu versenden.
Funktionen
Terminerinnerungssoftware für SMS, E-Mail und Follow-ups
Buchungsbestätigungen mit Kalendereinladung
Nach der Buchung erhalten Gastgeber und Gast eine Bestätigungs-E-Mail. Die Nachricht enthält Termindetails, einen Kalenderanhang sowie standardmäßig Links zum Umbuchen oder Stornieren – diese Links lassen sich bei Bedarf deaktivieren.
Automatische SMS- und E-Mail-Terminerinnerungen
Legen Sie fest, wann vor dem Termin eine E-Mail oder SMS gesendet wird. Koalendar übernimmt den Versand automatisch – per E-Mail und bei hinterlegter Telefonnummer auch per SMS.
Individuelle Nachrichten und Follow-ups
Passen Sie Bestätigungen, Erinnerungen und Follow-ups an Ihren Ablauf an. Zeitpunkt, Text, Variablen und Links lassen sich konfigurieren – etwa für Danke-Nachrichten, Feedback oder nächste Schritte.
Benachrichtigungen bei Buchungsänderungen
Bei neuen, umgebuchten oder stornierten Terminen informiert Koalendar die Beteiligten über die aktivierten Benachrichtigungen. Jede Nachricht lässt sich in den Einstellungen der Buchungsseite ein- oder ausschalten.
Webhooks für Buchungsereignisse
Koalendar übergibt Buchungsdaten per Webhook, wenn jemand einen Termin bucht, umbucht oder storniert. So starten Abläufe in Make, n8n, Pabbly oder anderen Webhook-Tools – ohne Daten manuell zu übertragen.
Workflows mit externen Apps
Über Zapier oder Webhooks lassen sich Buchungsdaten an externe Apps übergeben, etwa an ein CRM, Google Sheets oder einen Team-Kanal – die Folgeaktion wird im verbundenen Tool konfiguriert.
Zeitzonen und Sprachen
Koalendar zeigt Buchungsseiten in der bevorzugten Browsersprache an und berücksichtigt die lokale Zeitzone des Gastes. So bleiben die Termindetails auch bei internationalen Buchungen klar.
Einrichtung pro Buchungsseite
Aktivieren Sie Bestätigungen, Erinnerungen und Follow-ups direkt im Editor der Buchungsseite. Zeitpunkt und Inhalt werden dort festgelegt – ohne Programmierung und passend zur jeweiligen Terminart.
Von der Bestätigung bis zum Follow-up automatisch informieren
Koalendar verbindet die Bestätigung nach der Buchung mit Erinnerungen vor und Follow-ups nach dem Termin. Jeder Schritt lässt sich pro Buchungsseite konfigurieren – ohne Nachrichten einzeln zu versenden.
- Bestätigungs-E-Mail direkt nach der Buchung
- E-Mail- oder SMS-Erinnerungen vor dem Termin
- Automatische Follow-up-E-Mails nach dem Termin
- Nachrichten pro Buchungsseite aktivieren und anpassen
Änderungen für Gastgeber und Gäste nachvollziehbar halten
Neue Buchung, Umbuchung oder Stornierung – Koalendar sendet die aktivierten Benachrichtigungen mit den aktuellen Termindetails. Gastgeber können Änderungen zusätzlich über die mobile App verfolgen.
- Benachrichtigungen bei Buchung, Umbuchung und Stornierung
- Kalendereinladung und Termindetails in der Bestätigung
- Umbuchungs- und Stornierungslinks standardmäßig enthalten
- Einzelne Benachrichtigungen bei Bedarf deaktivieren
Buchungsereignisse mit externen Workflows verbinden
Webhooks übertragen Buchungsdaten bei neuen, umgebuchten oder stornierten Terminen an verbundene Tools. So lassen sich CRM-Einträge, Tabellen oder Teamhinweise extern auslösen – die jeweilige Folgeaktion konfigurieren Sie im Zielsystem.
- Buchungsdaten bei Buchung, Umbuchung oder Stornierung senden
- Make, n8n, Pabbly oder Zapier als Ziel verwenden
- Daten an CRM, Google Sheets oder Team-Kanäle weitergeben
- Folgeaktionen im verbundenen Tool konfigurieren
Internationale Gäste mit klaren Termindetails erreichen
Koalendar berücksichtigt die lokale Zeitzone des Gastes und zeigt die Buchungsseite in der bevorzugten Browsersprache an. Dadurch bleibt der gebuchte Zeitpunkt auch über Ländergrenzen hinweg eindeutig.
- Lokale Zeitzone bei der Terminanzeige berücksichtigen
- Buchungsseite in der bevorzugten Browsersprache anzeigen
- Termindetails konsistent in Bestätigungen übernehmen
- Internationale Buchungen ohne manuelle Zeitumrechnung
Kundenbewertungen
Profis ❤️ Koalendar
Lesen Sie, wie Nutzer Koalendar für Buchungen, automatische Benachrichtigungen und weniger manuelle Terminabstimmung einsetzen.
“Wir haben unsere Anwesenheitsquote und die Anzahl der Buchungen verdoppelt und sparen pro Person rund 12 Stunden Terminabstimmung pro Woche. Außerdem ist alles perfekt an unser Schuldesign angepasst.”
“Ich nutze Koalendar für die Terminplanung mit meinen Schülern. Einrichtung und Weitergabe dauern keine fünf Minuten. Besonders beeindruckt hat mich der Support – schnell, freundlich und ein menschlicher Ansprechpartner, kein Bot.”
“Ich habe lange nach einer kostenlosen, unkomplizierten und anpassbaren Terminplanungslösung gesucht. Koalendar bietet genau das. Die Einrichtung war von Anfang an sehr einfach, und ich habe sie bereits zwei Kollegen empfohlen.”
“Koalendar hat meine Terminplanung deutlich vereinfacht. Statt E-Mails mit meinen freien Zeiten zu verschicken, sende ich einfach einen Link – das war's. Genau so sollte Terminvereinbarung funktionieren.”
“Ein tolles Tool für die Vereinbarung virtueller Termine mit meinen Schülern. Ich kann den Buchungslink problemlos in meiner E-Mail-Signatur und in Google Classroom hinterlegen. Die Schüler finden schnell einen passenden Termin und alles bleibt organisiert.”
“Als Doodle die Kalenderfreigabe eingestellt hat, habe ich mehrere Tools ausprobiert – keines hat mich wirklich überzeugt, bis ich Koalendar entdeckt habe. Es erfüllt genau meine Anforderungen: kostenlos, einfach und flexibel konfigurierbar. Außerdem können Interessenten schnell und unkompliziert einen Termin buchen.”
“Seit ich Koalendar nutze, läuft die Planung von Bewerbungsgesprächen deutlich entspannter. Kandidaten buchen sich selbst in freie Termine ein – das spart mir viel Abstimmungsaufwand und macht den gesamten Prozess deutlich effizienter.”
Integrationen
Terminerinnerungssoftware mit Kalendern und Workflows verbinden
Verbinden Sie Koalendar mit Google-, Outlook- oder iCloud-Kalendern sowie Zapier und Webhooks – Buchungsdaten lassen sich so an Make, n8n, Pabbly, CRMs oder Team-Tools weitergeben.
Häufig gestellte Fragen
Haben Sie eine andere Frage und finden keine passende Antwort? Schreiben Sie uns und wir melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen.
Automatische Terminerinnerungen werden vor einem über Koalendar gebuchten Termin per E-Mail oder SMS gesendet. Sie legen Kanal, Zeitpunkt und Nachricht fest – Koalendar übernimmt anschließend den aktivierten Versand.
Buchungsbestätigungen und Kalendereinladungen per E-Mail sind im kostenlosen Tarif enthalten. Automatische E-Mail- und SMS-Erinnerungen sowie Follow-ups gehören zu Pro; für den SMS-Versand wird zusätzlich SMS-Guthaben benötigt.
Für SMS-Terminerinnerungen benötigt Koalendar die Telefonnummer des Gastes, etwa über ein Telefonnummernfeld im Buchungsformular. Sie können bis zu drei SMS-Erinnerungen pro Buchung einrichten und Zeitpunkt sowie Nachricht festlegen.
Ja. Bestätigungs-E-Mails und Kalendereinladungen enthalten standardmäßig Links zum Umbuchen oder Stornieren. Wenn Sie Änderungen nur direkt entgegennehmen möchten, können Sie diese Links in den Einstellungen deaktivieren.
Ja. Bestätigungs-E-Mails, Kalendereinladungen, Erinnerungen und Follow-ups lassen sich mit eigenen Texten, Variablen und Links gestalten. Jede Benachrichtigung kann außerdem einzeln aktiviert oder deaktiviert werden.
Bereit loszulegen?Erstellen Sie jetzt Ihr kostenloses Konto.
Wenn Ihre Kunden Termine selbst über Ihre Koalendar-Buchungsseite buchen, sparen Sie wertvolle Zeit und vermeiden endloses E-Mail-Pingpong.
Kostenlos registrieren