Automatische Terminerinnerungen per SMS und E-Mail
Vergessene Termine kosten Zeit und Umsatz. Koalendar erinnert Ihre Kunden automatisch per E-Mail und SMS, bevor der Termin stattfindet. So sinkt die Zahl der No-Shows, ohne dass Sie selbst nachhaken müssen.
E-Mail-Erinnerungen kostenlos. SMS-Erinnerungen im Pro-Plan.
Mehr als 10.000 führende Organisationen weltweit vertrauen auf Koalendar
Erinnerungen automatisieren und Workflows auslösen
Koalendar versendet automatisch Bestätigungs-E-Mails, SMS-Erinnerungen und Follow-ups oder startet Workflows über Webhooks sowie Integrationen mit Make, Pabbly, n8n oder Zapier. Kalender und Benachrichtigungen bleiben synchron – ganz ohne manuellen Aufwand.
Funktionen
Alle Erinnerungen, Benachrichtigungen und Nachrichten zentral gesteuert
- Bei jeder Buchung versendet Koalendar sofort eine Bestätigungs-E-Mail inklusive Kalendereinladung. Keine manuellen Nachrichten mehr – Sie und Ihre Kunden bleiben stets informiert.
- Koalendar versendet automatische Erinnerungen per E-Mail oder SMS, damit Termine zuverlässig wahrgenommen werden – weniger No-Shows und bessere Anwesenheitsquoten bei minimalem Aufwand.
- Gestalten Sie Bestätigungen, Erinnerungen und Follow-ups passend zu Ihrer Marke. Definieren Sie Zeitpunkt, Tonalität und Inhalte selbst – inklusive Danke-Mails oder weiterführender Informationen.
- Erhalten Sie sofort Benachrichtigungen bei neuer Buchung, Umbuchung oder Stornierung. Bestimmen Sie, welche Meldungen an Sie, Ihr Team oder Ihre Gäste gehen.
- Bei jedem Buchungsereignis werden automatisch Aktionen in anderen Tools ausgelöst. Senden Sie Daten an Make, Zapier, n8n oder Pabbly – neue Termine starten Workflows, aktualisieren CRMs oder synchronisieren externe Systeme.
- Nutzen Sie Buchungen als Auslöser für weiterführende Prozesse. Verbinden Sie externe Apps für Rechnungen, Meeting-Notizen oder interne Benachrichtigungen – jede Buchung startet automatisierte Abläufe.
- Koalendar erkennt Zeitzonen und Sprachen automatisch und passt Erinnerungen sowie Benachrichtigungen für jeden Gast korrekt an. So bleibt Ihre Kommunikation weltweit konsistent.
- Konfigurieren Sie alle Automatisierungen visuell – ganz ohne Programmierung. Legen Sie Zeitpunkt, Inhalte und Datenflüsse fest, Koalendar führt alles zuverlässig im Hintergrund aus.
Automatische Buchungsbestätigungen
SMS- und E-Mail-Terminerinnerungen
Individuelle Erinnerungs- und Follow-up-Nachrichten
Echtzeit-Benachrichtigungsregeln
Webhooks für direkte Automatisierung
Integrierte Workflow-Automatisierung
Intelligente Zeitzonen- und Spracherkennung
Einfache Einrichtung, klarer Mehrwert
Kundenkontakt von Buchung bis Follow-up automatisieren
Bei jeder Buchung versendet Koalendar automatisch Bestätigungs-E-Mails, SMS-Erinnerungen und Follow-ups nach dem Termin. So reduzieren Sie manuelle Aufgaben und stärken die Kundenbindung – ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
- Buchung löst sofort E-Mail und SMS aus
- Follow-ups nach der Sitzung mit nächsten Schritten
- Kunden bleiben informiert und vorbereitet
- Mehr Fokus auf Service statt auf manuelles Nachfassen
Ihr Team mit Echtzeit-Benachrichtigungen synchronisieren
Neue Buchung, Umbuchung oder Stornierung – Koalendar sendet Benachrichtigungen an Sie und Ihr Team im Moment des Geschehens. Alle bleiben auf dem gleichen Stand, Aufgaben werden schnell zugewiesen, nichts geht verloren.
- Sofortige Teambenachrichtigungen bei jeder Buchungsänderung
- Funktioniert über Rollen, Standorte und Zeitzonen hinweg
- Integrierte Koordination ohne manuelle Kontrolle
- Weniger interne Missverständnisse, mehr reibungslose Übergaben
Jeden Termin in einen strukturierten Workflow integrieren
Verbinden Sie Koalendar per Webhooks mit Zapier, Make oder Pabbly und automatisieren Sie Folgeprozesse. Buchungen ins CRM übertragen, Dokumente versenden oder Marketing-E-Mails auslösen – jede Buchung startet definierte Abläufe.
- Buchungsdaten direkt an Ihre Business-Apps übertragen
- Aufgaben erstellen oder Datensätze automatisch aktualisieren
- Ein Trigger startet mehrere Aktionen – ohne Programmierung
- Workflows, die Ihre Prozesse abbilden
Globale Kunden zuverlässig erreichen
Koalendar erkennt Zeitzonen und Sprachen automatisch und versendet Erinnerungen sowie Benachrichtigungen zur richtigen lokalen Zeit. So bleiben Termine international klar, professionell und planbar.
- Automatische Zeitzonenerkennung weltweit
- Benachrichtigungen in lokaler Zeit und bevorzugter Sprache
- Einheitliches Erlebnis über alle Standorte hinweg
- Weniger Missverständnisse, höhere Anwesenheitsquote
Kundenbewertungen
Profis ❤️ Koalendar
Erfahren Sie, wie Profis unsere Terminerinnerungssoftware nutzen, um Zeit zu sparen und ihr Geschäft auszubauen.
“Wir haben unsere Anwesenheitsquote und die Anzahl der Buchungen verdoppelt und sparen pro Person rund 12 Stunden Terminabstimmung pro Woche. Außerdem ist alles perfekt an unser Schuldesign angepasst.”
“Ich nutze Koalendar für die Terminplanung mit meinen Schülern. Einrichtung und Weitergabe dauern keine fünf Minuten. Besonders beeindruckt hat mich der Support – schnell, freundlich und ein menschlicher Ansprechpartner, kein Bot.”
“Ich habe lange nach einer kostenlosen, unkomplizierten und anpassbaren Terminplanungslösung gesucht. Koalendar bietet genau das. Die Einrichtung war von Anfang an sehr einfach, und ich habe sie bereits zwei Kollegen empfohlen.”
“Koalendar hat meine Terminplanung deutlich vereinfacht. Statt E-Mails mit meinen freien Zeiten zu verschicken, sende ich einfach einen Link – das war's. Genau so sollte Terminvereinbarung funktionieren.”
“Ein tolles Tool für die Vereinbarung virtueller Termine mit meinen Schülern. Ich kann den Buchungslink problemlos in meiner E-Mail-Signatur und in Google Classroom hinterlegen. Die Schüler finden schnell einen passenden Termin und alles bleibt organisiert.”
“Als Doodle die Kalenderfreigabe eingestellt hat, habe ich mehrere Tools ausprobiert – keines hat mich wirklich überzeugt, bis ich Koalendar entdeckt habe. Es erfüllt genau meine Anforderungen: kostenlos, einfach und flexibel konfigurierbar. Außerdem können Interessenten schnell und unkompliziert einen Termin buchen.”
“Seit ich Koalendar nutze, läuft die Planung von Bewerbungsgesprächen deutlich entspannter. Kandidaten buchen sich selbst in freie Termine ein – das spart mir viel Abstimmungsaufwand und macht den gesamten Prozess deutlich effizienter.”
Integrationen
Terminerinnerungssoftware mit Ihren Lieblingstools integrieren
Verbinden Sie Koalendar mit Ihrem Kalender, Zahlungsanbietern, CRM-Systemen und weiteren Tools – über native Integrationen oder Automatisierungsplattformen wie Zapier.
Häufig gestellte Fragen
Haben Sie eine andere Frage und finden keine passende Antwort? Schreiben Sie uns und wir melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen.
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Koalendar sendet vor jedem gebuchten Termin eine Erinnerung per E-Mail oder SMS. Sie legen die Vorlaufzeit fest – den Rest erledigt das System automatisch.
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Ja. E-Mail-Erinnerungen sind im kostenlosen Plan enthalten. SMS-Erinnerungen stehen im Pro-Plan zur Verfügung.
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SMS haben eine deutlich höhere Öffnungsrate als E-Mails. Besonders bei Laufkundschaft und Erstterminen sind SMS-Erinnerungen wirksamer.
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Ja. Jede Erinnerung enthält einen Link zum Absagen oder Umbuchen. Freigewordene Termine werden automatisch wieder buchbar.
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Auf Deutsch. E-Mails und SMS enthalten Termindetails in klarem Deutsch.
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Wenn Ihre Kunden Termine selbst über Ihre Koalendar-Buchungsseite buchen, sparen Sie wertvolle Zeit und vermeiden endloses E-Mail-Pingpong.
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