Afspraakherinneringen en automatiseringen
Stop met klanten achterna jagen met last-minute herinneringen. Met de software voor afspraakherinneringen van Koalendar stuurt elke boeking automatische e-mail- en sms-bevestigingen, zodat je no-shows vermindert, tijd bespaart en je agenda moeiteloos vol houdt.
Vertrouwd door 10.000+ van 's werelds toonaangevende organisaties
Automatiseer herinneringen en activeer slimme workflows
Met Koalendar automatiseer je bevestigingsmails, sms-herinneringen en opvolging, of je activeert volledige workflows via webhooks en integraties met Make, Pabbly, n8n of Zapier. Houd je planning en meldingen perfect op elkaar afgestemd zonder handwerk.
Functies
Al je herinneringen, meldingen en berichten gesynchroniseerd
- Elke keer dat iemand een afspraak bij je plant, stuurt Koalendar direct een bevestigingsmail en agenda-uitnodiging. Handmatige opvolging is niet nodig, en zowel jij als je klanten blijven op de hoogte met realtime boekingsmeldingen.
- Bereik klanten waar ze ook zijn. Koalendar stuurt automatische boekingsherinneringen via e-mail en sms, zodat ze nooit een afspraak vergeten, en helpt je no-shows te verminderen en de opkomst te verbeteren met minimale moeite.
- Ontwerp herinneringen die je merkstem weerspiegelen. Stel je eigen timing, toon en inhoud in voor bevestigings-, herinnerings- of opvolgberichten, inclusief bedankjes en opvolging die klanten na elke sessie betrokken houden.
- Blijf op de hoogte van elke wijziging. Ontvang directe meldingen wanneer een nieuwe afspraak wordt geboekt, verzet of geannuleerd, en bepaal precies welke meldingen naar jou, je team of je genodigden gaan, allemaal direct bijgewerkt.
- Activeer acties in andere tools wanneer een boekingsgebeurtenis plaatsvindt. Stuur gegevens automatisch naar Make, Zapier, n8n of Pabbly, zodat nieuwe afspraken workflows starten, CRM's bijwerken of realtime synchroniseren met externe systemen.
- Gebruik de software voor afspraakherinneringen van Koalendar als startpunt voor je bedrijfsautomatiseringen. Koppel externe apps om facturen te sturen, vergadernotities te maken of je team te informeren, en maak van elke boeking een complete workflow.
- Automatiseringen lopen altijd op tijd, waar je klanten ook zijn. Koalendar past herinneringen en meldingen automatisch aan de tijdzone en voorkeurstaal van elke genodigde aan, zodat communicatie helder en consistent blijft over regio's heen.
- Alle automatiseringen worden visueel gebouwd, zonder code. Jij kiest wanneer elk bericht wordt verstuurd, wat erin staat en waar gegevens heen gaan; Koalendar regelt de rest achter de schermen terwijl jij je richt op je bedrijf.
Boekingsbevestigingen automatisch verstuurd
Afspraakherinneringen via sms en e-mail
Eigen herinnerings- en opvolgberichten
Realtime meldingsregels
Webhooks voor directe automatisering
Geïntegreerde workflow-automatisering
Slimme detectie van tijdzone en taal
Eenvoudig instellen, krachtig resultaat
Automatiseer je klantreis van boeking tot opvolging
Wanneer iemand via Koalendar boekt, worden bevestigingsmails, sms-herinneringen en opvolging na de afspraak automatisch verstuurd, zodat je verlost bent van handmatige taken en sterkere relaties opbouwt zonder een vinger uit te steken.
- Boeking activeert direct automatische e-mail en sms
- Opvolging na de sessie met vervolgstappen
- Klanten blijven geïnformeerd, betrokken en voorbereid
- Richt je op je dienst, niet op het najagen van berichten
Houd je team gesynchroniseerd met realtime meldingen
Bij een nieuwe boeking, verzetting of annulering stuurt Koalendar direct boekingsmeldingen naar jou en je team, zodat iedereen op één lijn zit, taken snel worden toegewezen en niets tussen wal en schip valt.
- Directe teammeldingen voor alle boekingsgebeurtenissen
- Ondersteunt planningen over rollen, locaties en tijdzones
- Ingebouwde coördinatie zonder constante handmatige controles
- Minder interne miscommunicatie, soepelere overdrachten
Maak van elke afspraak een slimme workflow
Koppel Koalendar via webhooks aan tools als Zapier, Make of Pabbly en automatiseer de volgende stappen van je workflow: voeg boekingen toe aan een CRM, stuur klantdocumenten, activeer marketingmails, alles loopt naadloos samen
- Boekingsgegevens direct doorgestuurd naar je bedrijfsapps
- Maak automatisch taken aan, werk records bij of start campagnes
- Eén trigger, tientallen acties, geen code nodig
- Workflows die passen bij je bedrijf, niet bij je inbox
Bedien wereldwijde klanten met tijdzone-slimme communicatie
Of je klanten nu lokaal of internationaal zijn, Koalendar zorgt dat herinneringen, meldingen en boekingslinks op het juiste moment in hun tijdzone en taal aankomen, zodat afspraken voor iedereen helder, professioneel en betrouwbaar zijn.
- Tijdzonedetectie voor genodigden overal
- Meldingen in lokale tijd en voorkeurstaal
- Consistente ervaring voor elke klant, ongeacht locatie
- Minder misverstanden, meer opkomst
Ervaringen
Professionals ❤️ Koalendar
Ontdek hoe professionals onze software voor afspraakherinneringen gebruiken om tijd te besparen en hun bedrijf te laten groeien.
“We hebben onze opkomstpercentages en het aantal boekingen verdubbeld, de tijd die we aan plannen besteedden met zo'n 12 uur per persoon per week verminderd, en alles is volledig aangepast met de kleuren en het logo van onze school.”
“Ik gebruik Koalendar om bijlessessies met leerlingen in te plannen. Ik had het in zo'n 5 minuten ingesteld en naar leerlingen gestuurd. De support was ontzettend vriendelijk en is een echt persoon, geen robot of uitbesteed callcenter.”
“Ik zocht al een eeuwigheid naar een gratis, makkelijk te beheren en aanpasbare agenda-app. Koalendar biedt dat allemaal. Ik heb de app dan ook al aan 2 collega's aanbevolen.”
“Koalendar heeft het inplannen van vergaderingen en gesprekken zoveel makkelijker gemaakt. Ik hoef niet langer een e-mail te sturen met alle data en tijden waarop ik vrij ben. Ik stuur gewoon een link en ze zien meteen welke tijden vrij zijn. Geweldig!”
“Dit is een fantastische tool om virtuele afspraken met mijn leerlingen in te plannen. Ik kan eenvoudig een link onder mijn e-mailhandtekening en op Google Classroom zetten. Leerlingen kunnen makkelijk een afspraak inplannen die hen uitkomt. Het houdt mijn afspraken overzichtelijk.”
“Toen Doodle stopte met het delen van agenda's, probeerde ik verschillende tools, maar geen enkele bood de functies die ik zocht. Uiteindelijk vond ik Koalendar en het is precies wat ik nodig heb. Er is een gratis versie, het is eenvoudig maar flexibel in te stellen, en mensen die een afspraak met me willen maken, doen dat snel en makkelijk.”
“Deze software heeft de manier waarop ik nieuwe mensen werf en interview veranderd. Met Koalendar kunnen kandidaten zichzelf inplannen voor de sollicitatiedag.”
Integraties
Koppel onze software voor afspraakherinneringen aan je favoriete tools
Verbind Koalendar met je agenda, betaalproviders, CRM en meer via Zapier of ingebouwde integraties.
Veelgestelde vragen
Heb je een andere vraag en vind je het antwoord niet? Neem contact op met ons supportteam door ons een e-mail te sturen, dan reageren we zo snel mogelijk.
-
Koalendar stuurt automatisch bevestigingsmails, agenda-uitnodigingen, herinneringsberichten en opvolging telkens wanneer iemand via je pagina boekt. Jij stelt de timingregels in, bewerkt de templates, en berichten gaan zonder handmatig werk de deur uit.
-
Absoluut. Tijdzonedetectie zorgt dat herinneringen en meldingen op de juiste lokale tijd voor je genodigden aankomen, zodat je verwarring vermindert en de opkomst wereldwijd verbetert.
-
Nee. Geautomatiseerde herinneringen en meldingen zijn ingebouwd in het planningssysteem van Koalendar. Je stelt timingregels en templates één keer in en Koalendar verstuurt de berichten als onderdeel van je boekingsoplossing.
-
Ja. Koalendar ondersteunt sms-herinneringen naast e-mailmeldingen. Je kunt sms-meldingen per pagina in- of uitschakelen en de tekst aanpassen aan je huisstijl en werkwijze.
-
Je kunt je boekingsgeschiedenis in Koalendar bekijken en de opkomst vóór en na geautomatiseerde herinneringen vergelijken. Koalendar legt boekingen vast, en je kunt dit combineren met je CRM of analyseplatform voor diepere inzichten.
Klaar om te beginnen?Maak vandaag je gratis account aan.
Wanneer je klanten hun afspraken zelf laat boeken via je Koalendar-boekingspagina, bespaar je uren die je anders kwijt bent aan onnodige e-mails.
Gratis aanmelden