Woordenlijst planningssoftware

Korte definities van begrippen rond plannen, boeken en agenda's die in Koalendar en bij teamplanning worden gebruikt. Volg de links naar uitgebreidere gidsen wanneer een onderwerp meer context nodig heeft.

Planningsbegrippen A-Z

Beheerder

Een type gebruiker dat boekingen en boekingspagina's in Koalendar kan beheren. Beheerders hoeven niet altijd een agenda te koppelen, maar ze gebruiken wel een gebruiker in je workspace.

Afspraak

Een afspraak om iemand op een bepaald tijdstip en op een bepaalde plek te ontmoeten. Je kunt boekingspagina's maken zodat mensen één afspraak of meerdere afspraaktypes met jou of je team boeken.

Afspraakherinneringen

Berichten die vóór een geplande afspraak worden verstuurd zodat genodigden de boeking onthouden en no-shows afnemen.

Afspraaktypes

Verschillende diensten die je op één boekingspagina kunt aanbieden, elk met een eigen omschrijving, duur en prijs, allemaal deelbaar via dezelfde link.

Geautomatiseerde boeking

Mensen zelf een tijd laten kiezen en een meeting laten bevestigen zonder handmatig heen-en-weer, op basis van je regels, beschikbaarheid en gekoppelde agenda's.

Automatische tijdzonedetectie

Een functie die de tijdzone van een bezoeker detecteert en beschikbare tijden in hun lokale tijd toont.

Beschikbaarheid

De tijden waarop een persoon, team, ruimte of dienst geboekt kan worden.

Blokkeringsperiode

Een periode waarin boeken niet is toegestaan, bijvoorbeeld voor feestdagen, onderhoud of vrije tijd.

Boeking

Een bevestigde meeting of afspraak die iemand met je inplant nadat een datum en tijd zijn gekozen.

Boekingslimieten

Een regel die bepaalt hoeveel meetings een persoon, team of boekingstype binnen een bepaalde periode kan accepteren.

Boekingslink

De URL van je boekingspagina. Je kunt de tekst aanpassen en de link delen zodat mensen met je boeken.

Boekingspagina

De pagina die je maakt zodat mensen je beschikbaarheid zien en meetings, afspraken of diensten met je boeken.

Boekingsvenster

Het datumbereik waarbinnen mensen een boeking mogen maken.

Buffertijd

Extra tijd voor of na afspraken of verspreid over de dag om vertragingen, onderbrekingen of uitlopende meetings op te vangen.

Openingstijden

De vaste uren waarop een organisatie boekingen accepteert of actief is.

Agendasynchronisatie

Beschikbaarheid en events automatisch bijwerken over gekoppelde agenda's zodat vrije en bezette tijden kloppen.

Annuleringsbeleid

Regels die uitleggen wanneer en hoe een boeking geannuleerd mag worden en of er kosten of opzegtermijnen gelden.

Capaciteit

Het maximale aantal mensen, boekingen of resources dat in een tijdslot of sessie is toegestaan.

Inchecktijd

Wanneer de geboekte persoon, klant of deelnemer wordt verwacht om te arriveren of aanwezigheid te bevestigen.

Klantintake

Informatie verzamelen van een klant voordat je een dienst of afspraak levert.

Bevestiging

Een bericht of status die aangeeft dat een boeking succesvol is aangemaakt.

Conflictdetectie

Planningslogica die overlappende boekingen, dubbele boekingen of tijden die eigenlijk niet vrij zijn opspoort.

Gekoppelde agenda

Een Google-, Outlook- of iCloud-agenda die je koppelt zodat beschikbaarheid wordt gecontroleerd op echte events.

Sluitingstijd

Het laatste moment waarop een boeking, annulering of wijziging nog is toegestaan.

Aanbetaling

Een vooruitbetaling om een boeking vast te leggen, vaak verrekend met de eindkosten.

Dubbele boeking

Een planningsfout waarbij dezelfde persoon, ruimte of resource voor overlappende tijden wordt geboekt.

Duur

Hoe lang een afspraak, event of taak gepland staat te duren.

Vervolgafspraak

Een latere sessie na een eerste afspraak om voortgang, resultaten of vervolgstappen te bespreken.

Host

De persoon die de meeting leidt en daarvoor beschikbaar moet zijn. Hosts kunnen workspace-gebruikers of extra personen zijn en gebruiken een gebruiker wanneer dat nodig is.

Intakeformulieren

Formulieren die details verzamelen van een klant of deelnemer vóór een afspraak of dienst.

Aanlooptijd

De minimale opzegtermijn die nodig is voordat een boeking kan beginnen.

Lid

Een gebruiker die Koalendar gebruikt om zichzelf te boeken. Leden hebben een gebruiker nodig.

No-show

Iemand die een boeking had maar niet kwam opdagen en niet vooraf annuleerde.

Overboeken

Meer boekingen accepteren dan de strikte capaciteit, vaak in de verwachting van annuleringen of no-shows.

Terugkerende afspraak

Een boeking die volgens een patroon herhaalt, zoals dagelijks, wekelijks of maandelijks.

Resourceplanning

Het inplannen van gedeelde middelen zoals ruimtes, apparatuur, voertuigen of personeel zodat boekingen niet botsen.

Verzetten

Een bestaande boeking naar een andere datum of tijd verplaatsen.

Round-robinplanning

Een methode die meetings bij toerbeurt over een groep verdeelt zodat de werklast in balans blijft en klanten telkens de eerstvolgende beschikbare persoon bereiken.

Routingregels

Voorwaarden die boekingen of aanvragen naar de juiste persoon, team of dienst sturen.

Seat

Waar je in Koalendar voor betaalt: een gebruiker die de workspace beheert, een boekbare resource of een extra host die geboekt moet worden.

Serviceperiode

Een periode waarin een dienst geleverd of geboekt kan worden.

Tijdslot

Een specifieke eenheid boekbare tijd, bijvoorbeeld 10:00 tot 10:30.

Personeelsrooster

Een rooster dat laat zien wanneer elke medewerker is ingedeeld om te werken.

Teamplanning

Beschikbaarheid en boekingen afstemmen over meerdere mensen, vaak met gedeelde pagina's, hosts of round robin regels.

Tijdzone

De lokale tijdstandaard die wordt gebruikt om afspraaktijden over regio's te tonen of te berekenen.

Tijdzoneplanning

Correcte lokale tijden tonen en respecteren voor hosts en gasten over regio's heen, inclusief detectie en duidelijke labels.

Gebruiker

Iemand met een Koalendar-account die een gebruiker gebruikt, als beheerder of lid.

Wachtlijst

Een rij mensen die een tijdslot willen als er een vrijkomt.

Werkuren

De uren waarop iemand beschikbaar is voor werk of afspraken.