Glosario de agenda

Definiciones breves de términos de planificación, reservas y calendario usados en Koalendar y en equipos. Sigue los enlaces a guías ampliadas cuando el tema lo requiera.

Administrador

Tipo de usuario que puede gestionar reservas y páginas de reserva en Koalendar. No siempre necesita conectar un calendario, pero ocupa un puesto en tu espacio de trabajo.

Cita

Acuerdo para reunirse con alguien en un lugar y momento concretos. Puedes crear páginas de reserva para que reserven una cita o varios tipos de cita contigo o con tu equipo.

Recordatorios de cita

Mensajes enviados antes de una cita programada para que los asistentes la recuerden y bajen las ausencias.

Tipos de cita

Distintos servicios que puedes ofrecer en una misma página de reserva, cada uno con su descripción, duración y precio, compartibles con el mismo enlace.

Reserva automatizada

Permitir que las personas elijan hora y confirmen la reunión sin idas y vueltas manuales, según tus reglas, disponibilidad y calendarios conectados.

Detección automática de zona horaria

Función que detecta la zona horaria del visitante y muestra las horas disponibles en su hora local.

Disponibilidad

Momentos en los que una persona, equipo, sala o servicio puede reservarse.

Periodo de bloqueo

Tramo de tiempo en el que no se permiten reservas, por festivos, mantenimiento o tiempo personal.

Reserva

Reunión o cita confirmada que alguien agenda contigo tras elegir fecha y hora.

Límites de reserva

Regla que limita cuántas reuniones puede aceptar una persona, equipo o tipo de reserva en un periodo.

Enlace de reserva

URL de tu página de reserva. Puedes personalizar el texto y compartirla para que reserven contigo.

Página de reserva

Página que creas para que vean tu disponibilidad y reserven reuniones, citas o servicios contigo.

Ventana de reserva

Rango de fechas en el que se permite hacer una reserva.

Tiempo de reserva (buffer)

Tiempo extra antes o después de las citas o a lo largo del día para absorber retrasos, interrupciones o reuniones que se alargan.

Horario comercial

Horas habituales en las que la organización acepta reservas u opera.

Sincronización de calendario

Actualizar automáticamente disponibilidad y eventos entre calendarios conectados para que libre y ocupado reflejen la realidad.

Política de cancelación

Normas que explican cuándo y cómo se puede cancelar una reserva y si aplican tasas o plazos de aviso.

Capacidad

Número máximo de personas, reservas o recursos permitidos en un hueco o sesión.

Hora de llegada

Momento en que se espera que la persona reservada, cliente o participante llegue o confirme asistencia.

Acogida de cliente

Recopilar información del cliente antes de prestar un servicio o cita.

Confirmación

Mensaje o estado que indica que la reserva se creó correctamente.

Detección de conflictos

Lógica de planificación que detecta solapamientos, dobles reservas o huecos que en realidad no están libres.

Calendario conectado

Calendario de Google, Outlook o iCloud que conectas para comprobar disponibilidad frente a eventos reales.

Plazo límite

Último momento en el que aún se permite una reserva, cancelación o cambio.

Depósito

Pago por adelantado para asegurar la reserva, a menudo descontado del coste final.

Doble reserva

Error por el que la misma persona, sala o recurso queda reservado en horarios solapados.

Duración

Tiempo previsto de una cita, evento o tarea.

Cita de seguimiento

Sesión posterior a una cita inicial para revisar avances, resultados o próximos pasos.

Anfitrión

Persona que dirige la reunión y debe estar disponible. Puede ser usuario del espacio o persona extra y usar un puesto cuando corresponde.

Formularios de admisión

Formularios que recogen datos del cliente o participante antes de una cita o servicio.

Tiempo mínimo de antelación

Preaviso mínimo necesario antes de que pueda comenzar una reserva.

Miembro

Usuario que accede a Koalendar para reservar para sí. Los miembros requieren un puesto.

Ausencia sin aviso

Persona con reserva que no asiste y no cancela con antelación.

Sobrerreserva

Aceptar más reservas que la capacidad estricta, a menudo anticipando cancelaciones o ausencias.

Cita recurrente

Reserva que se repite según un patrón (diario, semanal, mensual, etc.).

Planificación de recursos

Organizar activos compartidos como salas, equipos, vehículos o personal para que las reservas no choquen.

Reprogramación

Mover una reserva existente a otra fecha u hora.

Planificación round robin

Método que reparte reuniones entre un grupo por turnos para equilibrar la carga y que el cliente llegue a quien esté libre a continuación.

Reglas de enrutado

Condiciones que dirigen reservas o consultas a la persona, equipo o servicio adecuado.

Puesto

Lo que pagas en Koalendar: un usuario que gestiona el espacio, un recurso reservable o un anfitrión extra que debe reservarse.

Ventana de servicio

Periodo en el que se puede prestar o reservar un servicio.

Hueco

Unidad concreta de tiempo reservable, por ejemplo de 10:00 a 10:30.

Turnos del personal

Calendario que muestra cuándo trabaja cada miembro del equipo.

Agenda de equipo

Coordinar disponibilidad y reservas entre varias personas, a menudo con páginas compartidas, anfitriones o reglas round robin.

Zona horaria

Referencia horaria local usada para mostrar o calcular horas de cita entre regiones.

Agenda multizona horaria

Mostrar y respetar la hora local correcta para anfitriones e invitados en distintas regiones, con detección y etiquetas claras.

Usuario

Persona con cuenta en Koalendar que usa un puesto, como administrador o miembro.

Lista de espera

Cola de personas que quieren un hueco si se libera uno.

Horario laboral

Horas en las que una persona está disponible para trabajar o para citas.