Glossaire de la planification

Définitions courtes des termes de planification, réservations et calendrier utilisés dans Koalendar et en équipe. Suivez les liens vers des guides plus détaillés lorsque le sujet le nécessite.

Termes de planification de A à Z

Administrateur

Type d'utilisateur qui peut gérer les réservations et les pages de réservation dans Koalendar. Il n'a pas toujours besoin de connecter un agenda, mais occupe un siège dans votre espace.

Rendez-vous

Accord pour rencontrer quelqu'un à un lieu et un moment précis. Vous pouvez créer des pages de réservation pour qu'on réserve un rendez-vous ou plusieurs types de rendez-vous avec vous ou votre équipe.

Rappels de rendez-vous

Messages envoyés avant un rendez-vous prévu pour que les participants s'en souviennent et réduire les absences.

Types de rendez-vous

Différents services proposés sur une même page de réservation, chacun avec sa description, durée et prix, partageables via le même lien.

Réservation automatisée

Permettre aux personnes de choisir un créneau et de confirmer sans allers-retours manuels, selon vos règles, disponibilité et agendas connectés.

Détection automatique du fuseau horaire

Fonction qui détecte le fuseau du visiteur et affiche les créneaux à son heure locale.

Disponibilité

Créneaux où une personne, une équipe, une salle ou un service peut être réservé.

Période bloquée

Plage horaire où la réservation est interdite (congés, maintenance, temps personnel).

Réservation

Réunion ou rendez-vous confirmé qu'une personne planifie avec vous après avoir choisi date et heure.

Limites de réservation

Règle qui plafonne le nombre de réunions qu'une personne, une équipe ou un type de réservation peut accepter sur une période.

Lien de réservation

URL de votre page de réservation. Vous pouvez personnaliser le texte et la partager pour que les gens réservent avec vous.

Page de réservation

Page que vous créez pour afficher votre disponibilité et permettre de réserver réunions, rendez-vous ou services avec vous.

Fenêtre de réservation

Plage de dates dans laquelle une réservation est autorisée.

Temps tampon

Temps supplémentaire avant ou après les rendez-vous ou dans la journée pour absorber retards, interruptions ou dépassements.

Heures d'ouverture

Heures habituelles pendant lesquelles l'organisation accepte les réservations ou exerce son activité.

Synchronisation d'agenda

Mise à jour automatique de la disponibilité et des événements entre agendas connectés pour que libre et occupé restent exacts.

Politique d'annulation

Règles expliquant quand et comment une réservation peut être annulée et si des frais ou délais de préavis s'appliquent.

Capacité

Nombre maximal de personnes, réservations ou ressources autorisées dans un créneau ou une session.

Heure d'arrivée

Moment où la personne réservée, le client ou le participant doit arriver ou confirmer sa présence.

Accueil client

Collecte d'informations auprès d'un client avant de fournir un service ou un rendez-vous.

Confirmation

Message ou statut indiquant qu'une réservation a bien été créée.

Détection des conflits

Logique de planification qui repère les chevauchements, doubles réservations ou créneaux en réalité indisponibles.

Agenda connecté

Agenda Google, Outlook ou iCloud que vous connectez pour vérifier la disponibilité par rapport aux vrais événements.

Date limite

Dernier moment où une réservation, une annulation ou une modification est encore autorisée.

Acompte

Paiement d'avance pour garantir une réservation, souvent déduit du coût final.

Double réservation

Erreur où la même personne, salle ou ressource est réservée sur des horaires qui se chevauchent.

Durée

Durée prévue d'un rendez-vous, événement ou tâche.

Rendez-vous de suivi

Séance ultérieure après un premier rendez-vous pour faire le point sur l'avancement, les résultats ou la suite.

Hôte

Personne qui anime la réunion et doit être disponible. Peut être un utilisateur de l'espace ou une personne supplémentaire et utilise un siège si nécessaire.

Formulaires d'accueil

Formulaires qui recueillent des informations auprès du client ou du participant avant un rendez-vous ou un service.

Délai minimum

Préavis minimum requis avant le début d'une réservation.

Membre

Utilisateur qui accède à Koalendar pour réserver pour lui-même. Les membres nécessitent un siège.

Absence non signalée

Personne avec une réservation qui ne vient pas et n'annule pas à l'avance.

Surbooking

Accepter plus de réservations que la capacité stricte, souvent en anticipant annulations ou absences.

Rendez-vous récurrent

Réservation qui se répète selon un schéma (quotidien, hebdomadaire, mensuel, etc.).

Planification des ressources

Organisation d'actifs partagés (salles, équipement, véhicules, personnel) pour éviter les conflits de réservation.

Report

Déplacer une réservation existente à une autre date ou heure.

Répartition round robin

Méthode qui attribue les réunions à tour de rôle dans un groupe pour équilibrer la charge et mettre le client en contact avec le prochain disponible.

Règles de routage

Conditions qui orientent les réservations ou demandes vers la bonne personne, équipe ou prestation.

Siège

Ce que vous payez dans Koalendar : un utilisateur qui gère l'espace, une ressource réservable ou un hôte supplémentaire devant être réservé.

Plage de prestation

Période pendant laquelle un service peut être délivré ou réservé.

Créneau

Unité précise de temps réservable, par exemple de 10 h 00 à 10 h 30.

Grille horaire du personnel

Planning indiquant quand chaque membre du personnel est affecté.

Planification d'équipe

Coordonner disponibilité et réservations entre plusieurs personnes, souvent avec pages partagées, hôtes ou règles round robin.

Fuseau horaire

Référence horaire locale utilisée pour afficher ou calculer les heures de rendez-vous entre régions.

Gestion des fuseaux horaires

Afficher et respecter les heures locales correctes pour hôtes et invités dans différentes régions, avec détection et libellés clairs.

Utilisateur

Personne avec un compte Koalendar qui utilise un siège, en tant qu'administrateur ou membre.

Liste d'attente

File de personnes souhaitant un créneau s'il se libère.

Heures de travail

Heures pendant lesquelles une personne est disponible pour le travail ou les rendez-vous.