Ergebnisse auf einen Blick
🕒 Wöchentlich eingesparte Stunden: Nicht formell gemessen, aber das Team musste die Kursanmeldungen für die Veranstaltung nicht mehr manuell verwalten
👥 Team, das Koalendar verwendet: Ein Eventteam mit mehreren Interessengruppen, das die lokale Regierung, einen Fußballverein und einen Jugendverband vertritt
📅 Jahre mit Koalendar: Für eine große Veranstaltung genutzt, dann auf Sommeraktivitäten ausgeweitet
⭐ Größter Vorteil: „Koalendar hat es uns ermöglicht, alle verfügbaren Sportkurse auf einer Plattform zu bündeln, sodass Interessenten ganz einfach Termine buchen konnten.“
Überblick
Orlando House of Projects ist ein unabhängiges Studio, das von Leonardo Cresciullo gegründet wurde. Als freiberuflicher Berater unterstützt er Gründer, Organisationen und lokale Projekte bei der Entwicklung von Geschäftsmodellen, im Marketing und bei der Umsetzung von Projekten.
Für eines seiner wichtigsten Projekte half Leonardo bei der Organisation von Sportivamente Castell’Arquato, einer zweitägigen Sportveranstaltung in einem mittelalterlichen italienischen Dorf. Er begleitete das Projekt von Anfang bis Ende und koordinierte ein Erlebnis, das von drei Hauptakteuren gestaltet wurde: der lokalen Verwaltung, dem Fußballverein des Dorfes und einem Verein, der sich auf Aktivitäten für junge Menschen konzentriert.
Besucher konnten das Dorf erkunden und verschiedene Sportarten kostenlos ausprobieren. Neben den offenen Aktivitäten umfasste das Programm auch von Trainern geleitete Kurse mit begrenzter Teilnehmerzahl, darunter Yoga- und Aquagym-Stunden an verschiedenen Veranstaltungsorten.
Dadurch kam eine wichtige Frage auf: Wie konnten die Organisatoren alle Kurse zusammenführen und es den Besuchern ermöglichen, ihre Plätze ganz einfach zu reservieren?
Die Herausforderung: Viele Aktivitäten, begrenzte Plätze und verschiedene Standorte verwalten
Die Veranstaltung fand an mehreren Orten statt. Ein Kurs konnte in einem Sportzentrum stattfinden, ein anderer in einer Sporthalle und wieder ein anderer an einem öffentlichen Ort.
Einige Aktivitäten standen allen offen, während andere nur eine begrenzte Anzahl an Plätzen hatten. Die Organisatoren brauchten eine einfache Möglichkeit, diese Kurse darzustellen, ihre jeweiligen Kapazitäten zu verwalten und zu verhindern, dass sich zu viele Personen anmelden.
„Wir hatten einzelne Kurse mit begrenzten Plätzen“, erklärte Leonardo. „Wir mussten alle verfügbaren Kurse auf einer Plattform zusammenführen, und die Leute konnten sie einfach auswählen.“
Jede Aktivität musste außerdem separat verwaltet werden. Unterschiedliche Kurse hatten unterschiedliche Orte, Zeitpläne, Gastgeber und Teilnehmerbegrenzungen.
Leonardo wollte genügend Flexibilität, um jede Buchungsseite individuell steuern zu können, ohne alle Aktivitäten in dasselbe Setup zu zwingen.
„Ich wollte die Freiheit haben, jeden Kurs auf eine andere Weise zu organisieren“, sagte er. „Auf der Koalendar-Seite kann ich diese Informationen einfügen, verschieben und andere Dinge verwalten.“
Im Grunde brauchte das Team eine einfache Möglichkeit, um:
- buchbare Kurse online aufzulisten
- die Teilnehmeranzahl pro Kurs zu begrenzen
- verschiedene Aktivitäten, Standorte und Ressourcen zu verwalten
- den Teilnehmern zu ermöglichen, ihre Kurse zu buchen, ohne die Organisatoren kontaktieren zu müssen, und sicherzustellen, dass alle die Datenschutzrichtlinien und den Haftungsausschluss unterzeichnen – mit digitalen, zentralisierten Informationen, die jederzeit verfügbar sind.
Ohne ein eigenes Buchungssystem hätte das Team Anmeldungen und Verfügbarkeiten für mehrere Aktivitäten und Veranstaltungsorte manuell koordinieren müssen.
Die Lösung: Ein Ort, an dem Sie alle Kurse sehen und buchen können
Leonardo entdeckte Koalendar, als er online nach Terminplanungssoftware recherchierte.
Er verglich die verfügbaren Optionen, besuchte die Website von Koalendar und entschied, dass sie die Funktionen bot, die er benötigte.
„Ich habe gesehen, dass ihr alles hattet, was ich brauchte, um all meine Aufgaben abzudecken. Es sah gut aus, also dachte ich: ‚Okay, das kann ich nutzen.‘“
Das Team nutzte Koalendar, um Buchungsseiten für die Aktivitäten mit begrenzter Teilnehmerzahl zu erstellen. Die Teilnehmer konnten den gewünschten Kurs auswählen, verfügbare Plätze einsehen und ihren Platz online reservieren.
Dies gab dem Team die Kontrolle über den Zeitplan und die Anzahl der verfügbaren Plätze für jede Klasse, während es den Besuchern einen zentralen Ort bot, um ihre Optionen zu erkunden.
Die wichtigsten Merkmale umfassten:
- Separate Einstellungen für jede Klasse
- Teilnehmerbegrenzungen für Aktivitäten mit eingeschränkter Kapazität
- Mehrere Hosts und Ressourcen
- Buchungsbenachrichtigungen
- Einzelseiten für Sitzungen, die an verschiedenen Orten stattfinden
Leonardo schätzte besonders die Möglichkeit, jede Seite individuell zu gestalten, anstatt ein einziges Setup für die gesamte Veranstaltung zu verwenden.
„Mir gefällt das Benachrichtigungssystem und all die Funktionen wie Limits, Hosts, Farben und Bilder, die die Plattform für jede Buchungsseite bietet.“
Als das Team mehr über die Plattform erfuhr, konnte es die Einrichtung an die komplexeren Anforderungen der Veranstaltung anpassen.
„Je besser Sie die Plattform kennen, desto mehr können Sie aus ihr herausholen“, sagte Leonardo.
Das Ergebnis: ein einfacheres Buchungserlebnis für Veranstaltungsbesucher und Organisatoren gleichermaßen
Koalendar bot den Organisatoren einen zentralen Ort, um alle während der zweitägigen Veranstaltung verfügbaren Kurse zu präsentieren.
Anstatt die Besucher zu bitten, einzelne Kursleiter oder Organisatoren zu kontaktieren, könnte das Team sie auf die entsprechenden Buchungsseiten verweisen. Dort könnten die Besucher die verfügbaren Angebote einsehen, einen Kurs auswählen und einen der begrenzten Plätze reservieren.
Für eine Veranstaltung, die sich über ein ganzes Dorf erstreckte, war diese Zentralisierung einer der deutlichsten Vorteile.
„Ich liebe die Plattform! Wir mussten alle verfügbaren Kurse auf einer einzigen Plattform bündeln, damit Interessenten sie einfach buchen konnten. Koalendar hat uns genau das ermöglicht.“
Leonardo Cresciullo
Gründer von Orlando House of Projects
Außerdem wurden die Buchungsdaten nicht nur für die Organisation der Veranstaltung selbst nützlich.Sie gaben dem Team auch ein klareres Bild davon, woran die Besucher am meisten interessiert waren.
Indem sie beobachteten, welche Aktivitäten besonders viel Aufmerksamkeit auf sich zogen, konnten die Organisatoren die Vorlieben der Teilnehmer besser verstehen und erkennen, wo sich das Veranstaltungserlebnis noch verbessern ließ. Diese Erkenntnisse helfen nun dabei, zukünftige Ausgaben von Sportivamente zu gestalten – von der Entscheidung, welche Aktivitäten wieder angeboten werden sollen, bis hin zur Einführung neuer Angebote und der Beseitigung möglicher Hürden auf der Besucherreise. Auf diese Weise hat Koalendar dem Team nicht nur bei der Organisation einer einzelnen Veranstaltung geholfen.
Die Buchungsdaten von Koalendar lieferten dem Team außerdem wertvolle Informationen, um das Erlebnis relevant zu halten und in den kommenden Jahren noch besser auf die Wünsche ihres Publikums abzustimmen.
Nach der Veranstaltung nutzte der Sportmanager den Koalendar-Arbeitsbereich neu, um die Sommeraktivitäten und Reservierungen für öffentliche Sportanlagen zu verwalten, darunter Tennis- und Fußballplätze.
So wurde aus einer Lösung für ein einziges Wochenende etwas, das die Organisatoren auch nach Abschluss des ursprünglichen Projekts weiter unterstützte.
„Koalendar ist wirklich großartig und sehr hilfreich. Ich würde sehr gerne wieder mit euch zusammenarbeiten.“
Die nützlichsten Koalendar-Funktionen für dieses Projekt waren:
✅ Mehrere Buchungsseiten für verschiedene Aktivitäten
✅ Buchungslimits für Kurse mit begrenzter Teilnehmerzahl
✅ Benachrichtigungen und Erinnerungen
✅ Flexibilität zur Verwaltung verschiedener Standorte und Ressourcen
✅ Ein wiederverwendbares Setup für zukünftige Aktivitäten
Fazit: Ein Dorf. Dutzende Aktivitäten. Eine einfachere Art zu buchen.
Die Organisation einer Sportveranstaltung an mehreren Austragungsorten bringt viele verschiedene Faktoren mit sich. Jede Klasse hat ihren eigenen Zeitplan, ihre eigene Kapazität, ihren eigenen Standort und ihr eigenes Publikum.
Koalendar half Leonardo und dem Eventteam, diese Aktivitäten zusammenzuführen, sodass Besucher einen Kurs finden und sich ihren Platz sichern konnten, ohne manuelle Abstimmung.
Das System fand später ein zweites Leben bei der Verwaltung von Sommeraktivitäten und öffentlichen Sportanlagen — und zeigte damit, wie eine flexible Lösung noch lange nach dem Ende der ursprünglichen Veranstaltung weiter funktionieren kann. Wie Leonardo es ausdrückte:
„Wir mussten alle verfügbaren Kurse auf einer Plattform bündeln, damit die Leute sie einfach auswählen konnten – und Koalendar hat uns genau das ermöglicht.“
