Wie Clarity Health Solutions mit Koalendar Hunderte von Telefonterminen verwaltet

🕒 Messbare Ergebnisse:

• Termine im Abstand von 30 Minuten von 9:00 bis 17:00 Uhr während der Hochsaison
• Täglich rund 60 Voicemails bearbeitet und in Termine umgewandelt
• Für alle Medicare-Termine gilt eine Mindestvorankündigung von 48 Stunden.
• 10-minütige Pufferzeiten zwischen Meetings hinzugefügt, um die Arbeitsbelastung der Makler zu unterstützen

👥 Team, das Koalendar verwendet: Verwaltungsassistenten und Versicherungsvertreter

📅 Nutzungsdauer von Koalendar: über 2 Jahre

⭐ Wichtigster Vorteil: Zentralisierte Terminplanung für Mitarbeiter, Standorte und Terminarten unter Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen

Clarity Health Solutions ist eine in Missouri ansässige Versicherungsagentur, die Einzelpersonen, Familien und Senioren dabei unterstützt, sich bei Entscheidungen zu Kranken- und Lebensversicherungen zurechtzufinden. Das Team unterstützt seine Kunden, indem es sie zu verschiedenen Arten von Versicherungsplänen berät, darunter Krankenversicherungen für Einzelpersonen und Familien, Medicare Advantage, Medicare-Zusatzversicherungen, Arzneimittelversicherungen (Teil D), ergänzende Produkte sowie Lebens- oder Sterbegeldversicherungen. Sie betreuen ihre Kundschaft an den Standorten Warrenton und Troy im US-Bundesstaat Missouri.

Kunden von Clarity HS rufen in der Regel an oder füllen ein Kontaktformular aus, um einen Termin zu vereinbaren, und das Büro übernimmt die Terminplanung für sie. Das funktioniert gut für die Kunden, bedeutet aber viel Verantwortung für das Team.

Und in der Hochsaison steigt das Volumen rasant an:

• Die Hochsaison dauert ungefähr von Mitte Oktober bis Ende Dezember
• Makler können alle 30 Minuten von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr gebucht werden
• Das Team muss möglicherweise Dutzende von Sprachnachrichten beantworten, von denen jede einen Termin im Kalender erfordert.

Außerdem benötigt das Team ausreichend Vorlaufzeit für die Medicare-bezogenen Vorgaben:

„Es gibt eine staatliche Vorschrift, dass sie 48 Stunden vor ihrem Termin ein Formular unterschreiben müssen“, erklärte Kristie, Assistentin bei Clarity Health Solutions.

Die eigentliche Herausforderung war also klar: Viele Termine telefonisch vereinbaren – über mehrere Mitarbeiter und Standorte hinweg –, dabei konform bleiben und Terminüberschneidungen vermeiden.

Koalendar wurde zur „Single Source of Truth“ von Clarity HS für die Terminplanung und wird intern von Assistenten genutzt, während sie mit Kunden telefonieren oder Voicemails abhören.

Kristie verwaltet:

• Neue Makler, die zum Konto hinzugefügt worden sind
• Dutzende von Terminarten (telefonisch und vor Ort)
• Verfügbarkeitsregeln (einige Makler bieten persönliche Termine nur an bestimmten Tagen an)
• Pufferzeiten zwischen Terminen
• Anmeldeformulare und Erinnerungen

Ein zentraler Kalender für alle. Wenn im Büro besonders viel los ist, können Assistenten (und Inhaber) bei Bedarf für jeden beliebigen Makler Termine vereinbaren.

Statt Engpässen:

• Assistenten können im Namen jedes beliebigen Maklers buchen
• Eigentümer können über den Kalender eines anderen Maklers Termine vereinbaren
• Kein Termin wird verschoben

Drei persönliche Standorte, direkt in den Ablauf integriert: Da persönliche Treffen in drei verschiedenen Büros stattfinden können, vereinfacht Koalendar die Auswahl des Buchungsorts.

Regeln, die Compliance und Vorbereitungszeit schützen: Das Unternehmen verwendet eine 48-Stunden-Buchungsregel, damit Medicare-Termine nicht zu kurzfristig vor dem Gespräch angesetzt werden und das Team genügend Zeit hat, die erforderlichen Formulare zu bearbeiten. Kristie merkt außerdem an, dass dies den Maklern hilft, Angebote und Unterlagen im Voraus vorzubereiten.

„Es ist irgendwie schön, das zu haben … so haben die Makler Zeit, sich vorzubereiten.“

Formulare, die erfassen, was der Kunde braucht: Während des Telefonats tragen Assistenten Details wie Name, E-Mail-Adresse und den Zweck des Termins ein, damit der Mitarbeiter weiß, was er vorbereiten muss.

„Wir bieten viele Arten von Versicherungen an … so weiß der Makler, worauf er sich vorbereitet.“

Erinnerungen, die Ihre Kunden auf Kurs halten: Koalendar sendet automatisch E-Mail-Erinnerungen (zum Beispiel drei Tage vorher und zwei Stunden vorher) und fügt wichtige Hinweise für persönliche Termine hinzu.

Für Clarity Health Solutions wurde Koalendar zum System, das die zahlreichen telefonisch gebuchten Termine reibungslos am Laufen hält – insbesondere in der Hochsaison:

✅ Eine zentrale, übersichtliche Anlaufstelle für die Terminplanung per Telefon über fünf Mitarbeiter hinweg, in Echtzeit von Assistenten verwaltet

✅ Integrierte Erinnerungen (drei Tage vorher und zwei Stunden vorher), die Ihren Kunden helfen, vorbereitet zu erscheinen

✅ Reibungslosere Übergaben an Mitarbeiter mit Buchungsformularen, die die Bedürfnisse der Kunden erfassen (damit Mitarbeiter Angebote und Unterlagen vorbereiten können)

✅ Bessere Struktur für stark regulierte Termine mit einer 48-Stunden-Regel, die die Anforderungen der Medicare‑Papierarbeit unterstützt

✅ Weniger Planungsaufwand in arbeitsreichen Wochen, da das Team bei Anrufspitzen Termine im Kalender jedes beliebigen Maklers buchen kann

Clarity Health Solutions verlässt sich nicht darauf, dass die Kunden ihre Termine selbst buchen – jeder Termin beginnt mit einem Anruf, einer E‑Mail oder einem Buchungsformular. Doch hinter den Kulissen sorgt Koalendar dafür, dass das Team die Struktur und Beständigkeit hat, die es braucht, um ein hohes Aufkommen ohne Chaos zu bewältigen.

Mit einem zentralen Planungshub, integrierten Erinnerungen und Buchungsregeln zur Unterstützung der Dokumentationsanforderungen von Medicare können Kristie und ihr Team schneller buchen, compliant bleiben und den Arbeitstag jedes Maklers reibungslos gestalten, selbst wenn in der Hochsaison die Telefone heiß laufen.

Koalendar ist nicht nur für Selbstbuchungen gedacht. Wenn Ihr Team Termine im Namen von Kunden vereinbart, können Sie Koalendar trotzdem nutzen, um alles übersichtlich, einheitlich und leicht verwaltbar zu halten.