Wie Brickyard die Terminplanung für Besichtigungen an drei Coworking-Standorten vereinfacht

🕒 Wöchentlich eingesparte Stunden: Weniger Zeitaufwand für die Abstimmung von Besichtigungsterminen

👥 Team, das Koalendar verwendet: 3-köpfiges Team an 3 Standorten

📅 Nutzungsdauer von Koalendar: Über 3 Jahre

⭐ Größter Vorteil: Einfache Synchronisierung mit Google Kalender und ein klares, professionelles Buchungserlebnis

Brickyard ist ein Coworking-Unternehmen in Nord-Virginia mit Standorten in Ashburn, Chantilly und Woodbridge. Das Unternehmen bietet flexible Arbeitsplatzoptionen, darunter Flex Desk, Dedicated Desk, Private Office und virtuelle Mitgliedschaften, und richtet sich an Unternehmer, Startups, Kleinunternehmer und Remote-Mitarbeiter. Der Standort in Ashburn war das erste Brickyard-Büro, und das Unternehmen betreibt inzwischen drei Standorte in der Region.

Am Standort Ashburn trägt Felicia viele Hüte. Sie kümmert sich um das Tagesgeschäft, unterstützt die Mitglieder, führt Besichtigungen durch, hilft bei IT und Betrieb und packt sogar bei Veranstaltungen mit an. Da jede Niederlassung nur von einer Person geführt wird, ist es wichtig, einfache Systeme im Einsatz zu haben.

Bevor es Koalendar gab, brauchte Brickyard immer noch eine zuverlässige Möglichkeit, Besichtigungstermine für potenzielle Kunden zu planen, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu verursachen.

Besichtigungen sind ein wichtiger Bestandteil des Verkaufsprozesses. Das Team muss wissen, wer hereinkommt, welchen Standort sie besichtigen möchten und an welcher Art von Mitgliedschaft sie interessiert sind, noch bevor das Gespräch überhaupt beginnt. Diese Informationen helfen beim Lead-Management und geben jedem Standort ein besseres Bild der Nachfrage nach Schreibtischmitgliedschaften und privaten Büros.

Das Buchungserlebnis musste sich außerdem professionell anfühlen. Wie Felicia erklärte, hatte das Team zuvor ein Webformular verwendet, aber das wirkte „irgendwie umständlich“ und „nicht besonders benutzerfreundlich.“ Sie wollten etwas, das sowohl für das Personal als auch für die Besucher einfacher ist.

Koalendar bot Brickyard eine einfache Möglichkeit, Besichtigungen an allen drei Standorten zu planen.

Jeder Standort hat seine eigene Buchungsseite, die direkt in die Website eingebettet ist, sodass Interessenten schnell eine Uhrzeit auswählen und einen Besuch buchen können. Das Team verwendet außerdem temporäre Buchungsseiten für besondere Veranstaltungen, wenn dies nötig ist, zum Beispiel für vergünstigte Fotoshootings mit einem Fotografen.

Was Koalendar zur richtigen Wahl machte, war seine Flexibilität. Brickyard verwendet benutzerdefinierte Felder, um vor jeder Führung nützliche Informationen zu sammeln, darunter Name, E-Mail, Telefonnummer, Firmenname, Standort und Interesse an einer Mitgliedschaft. So hat das Team mehr Kontext, bevor ein Besucher durch die Tür kommt.

„Die Möglichkeit, neue Felder hinzuzufügen… wir haben sie genutzt, um so etwas wie ein kleines Mini-Formular zu erstellen, damit wir eine Vorstellung davon bekommen, wonach die Leute suchen, bevor sie zur Besichtigung kommen.“

Die Google Kalender-Integration von Koalendar ist auch zentral für die Arbeitsweise des Teams. Sie prüft persönliche Kalender und sogar einen Urlaubskalender, um Buchungen zu verhindern, wenn Mitarbeiter nicht verfügbar sind oder das Büro geschlossen ist.

Mit Koalendar kann das Team individuelle Besichtigungszeiten, eine Mindestbuchungsfrist von 12 Stunden und einfache Verfügbarkeitsregeln festlegen, die jeder Standortleiter entsprechend seinem eigenen Zeitplan anpassen kann.

Für Brickyard ist Terminplanung dank Koalendar nun ganz einfach.

Anstatt ständig Verfügbarkeiten zu prüfen oder Führungen manuell zu koordinieren, kann das Team sich auf einen einzigen Buchungsablauf verlassen, der im Hintergrund läuft. Besucher erhalten ein klares, professionelles Erlebnis, und das Personal kann sich ganz auf den Betrieb der Räumlichkeiten konzentrieren.

Diese Einfachheit ist in einem kleinen Team noch wichtiger. Mit nur drei Mitarbeitern an drei Standorten hat Brickyard keine Zeit, sich ständig um die Terminplanung zu kümmern. Koalendar hilft ihnen, Besichtigungen übersichtlich zu verwalten, ohne dass dafür noch eine zusätzliche Aufgabe im Arbeitsalltag entsteht.

✅ Einfache Tourenplanung an drei Coworking-Standorten

✅ Weniger manuelle Planungsaufgaben für ein kleines Team

✅ Genaue Verfügbarkeit durch Google Kalender-Synchronisierung

✅ Ein professionelleres, benutzerfreundlicheres Buchungserlebnis

✅ Flexible Buchungsseiten für Touren und Sonderveranstaltungen

„Die einzige Zeit, in der ich wirklich etwas ändere, ist, wenn sich unsere Verfügbarkeit ändert.“

Felicia hob außerdem das Kundenerlebnis als großen Erfolg hervor.

„Es ist eine sehr benutzerfreundliche Plattform. Der Buchungsablauf ist einfach, die Seite wirkt professionell und die Plattform ist bereits beim ersten Klick leicht zu bedienen.“

Felicia Filicetti

Manager für Gemeinschaftsengagement

Für Brickyard bietet Koalendar genau das, was ein schlankes Team braucht: eine einfache und professionelle Möglichkeit, Führungen an mehreren Standorten zu organisieren.

Mit eingebetteten Buchungsseiten, individuellen Anmeldefragen und einer Google Kalender-Integration, die die Verfügbarkeit stets aktualisiert, hilft die Plattform Brickyard, organisiert zu bleiben, ohne zusätzlichen Aufwand zu verursachen. Das Ergebnis ist ein reibungsloseres Erlebnis für sowohl Mitarbeitende als auch potenzielle Mitglieder – und ein Buchungssystem, das im Hintergrund unauffällig seine Arbeit erledigt.