Como a Brickyard facilita o agendamento de visitas em três espaços de coworking

🕒 Horas economizadas por semana: menos tempo gasto com idas e vindas para agendar visitas

👥 Equipe usando Koalendar: equipe de 3 pessoas em 3 locais diferentes

📅 Anos usando Koalendar: +3 anos

⭐ Maior benefício: sincronização fácil com o Google Agenda e uma experiência de agendamento limpa e profissional

A Brickyard é uma empresa de coworking no norte da Virgínia, com unidades em Ashburn, Chantilly e Woodbridge. A companhia oferece opções flexíveis de espaço de trabalho, incluindo Flex Desk, Dedicated Desk, Private Office e planos de associação virtuais, atendendo empreendedores, start-ups, pequenos empresários e profissionais remotos. Sua unidade em Ashburn foi o primeiro escritório da Brickyard, e hoje a empresa opera três unidades em toda a região.

Na unidade de Ashburn, a Felicia faz de tudo um pouco. Ela gerencia as operações do dia a dia, dá suporte aos membros, conduz visitas, ajuda com TI e operações e ainda colabora na organização de eventos. Como cada unidade é tocada por apenas uma pessoa, ter sistemas simples como software de agendamento para coworking em funcionamento faz toda a diferença.

Antes do Koalendar, a Brickyard ainda precisava de uma forma confiável de agendar visitas para possíveis membros, sem criar trabalho administrativo extra.

As visitas são uma parte importante do processo de vendas. A equipe precisa saber quem está vindo, qual unidade a pessoa quer visitar, e em que tipo de plano de associação ela está interessada antes mesmo da conversa começar. Essas informações ajudam na gestão de leads e dão a cada unidade uma visão mais clara da demanda por planos de mesa e escritórios privativos.

A experiência de reserva também precisava parecer mais refinada. Como Felicia explicou, a equipe usava anteriormente um formulário no site, mas ele parecia “meio desajeitado” e “não era muito amigável para o usuário”. Eles queriam algo mais fácil tanto para a equipe, quanto para os visitantes.

O Koalendar deu à Brickyard uma maneira simples de agendar visitas em todas as três unidades.

Cada unidade tem sua própria página de agendamento, incorporada diretamente ao site, para que possíveis membros possam rapidamente escolher um horário e marcar uma visita. A equipe também usa páginas de agendamento temporárias para eventos especiais quando necessário, como sessões de fotos com desconto com um fotógrafo.

O que fez do Koalendar a escolha certa como sistema de agendamento de visitas para coworking foi sua flexibilidade. A Brickyard usa campos personalizados para coletar informações úteis antes de cada visita, incluindo nome, e-mail, número de telefone, nome da empresa, localização e interesse em associação. Isso dá à equipe mais contexto antes que o visitante entre pela porta.

“A capacidade de adicionar novos campos… temos usado isso quase como um mini formulário para termos uma ideia do que as pessoas estão procurando antes de elas virem para uma visita.”

A integração do Google Agenda do Koalendar também é fundamental para o funcionamento da equipe. Ela verifica as agendas pessoais e até um calendário de feriados para evitar agendamentos quando a equipe não está disponível ou quando o escritório está fechado.

Com o Koalendar, a equipe consegue definir horários personalizados para os tours, um aviso mínimo de reserva de 12 horas e regras simples de disponibilidade que cada gerente de local pode ajustar de acordo com sua própria agenda.

Para a Brickyard,o Koalendar torna o agendamento algo simples e sem esforço.

Em vez de ficar verificando disponibilidade o tempo todo ou coordenando visitas manualmente, a equipe pode contar com um fluxo único de agendamento que funciona em segundo plano direto no software para espaços compartilhados. Os visitantes têm uma experiência limpa e profissional, e a equipe pode continuar focada em administrar o espaço. A agenda online para coworking é super fluida!

Essa facilidade é ainda mais importante em uma equipe pequena. Com apenas três funcionários em três locais diferentes, a Brickyard não tem tempo para ficar cuidando de agendamentos. O Koalendar ajuda a manter as reservas de visitas organizadas sem adicionar mais uma tarefa ao dia.

✅ Agendamento fácil de tours em três unidades de coworking

✅ Menos tarefas manuais de agendamento para uma equipe enxuta

✅ Disponibilidade precisa por meio da sincronização com o Google Agenda

✅ Uma experiência de agendamento mais profissional e fácil de usar

✅ Páginas de reserva flexíveis para passeios e eventos especiais

“A única hora em que eu realmente entro para mudar as coisas é quando temos alguma alteração na nossa disponibilidade.”

Felicia também destacou a experiência do cliente como uma grande conquista, sendo essencial ao optar por uma ferramenta de reservas para coworking.

“É uma plataforma muito fácil de usar. O processo de reserva é simples, a página é bem acabada e a plataforma parece intuitiva desde o primeiro clique.”

Felicia Filicetti

Gerente de Engajamento Comunitário

Para a Brickyard, o Koalendar oferece exatamente o que uma equipe enxuta precisa: uma forma simples e profissional de gerenciar visitas em múltiplas unidades.

Com páginas de reserva incorporadas, perguntas de triagem personalizadas e uma integração com o Google Calendar que mantém a disponibilidade sempre correta, a plataforma ajuda a Brickyard a se manter organizada sem adicionar trabalho extra. O resultado é uma experiência mais fluida tanto para a equipe, quanto para os futuros membros, e um sistema de reservas que faz seu trabalho discretamente em segundo plano.