Resultados de un vistazo
🕒 Horas ahorradas a la semana: Menos tiempo dedicado a idas y vueltas para programar visitas
👥 Equipo que usa Koalendar: Equipo de 3 personas en 3 ubicaciones
📅 Años usando Koalendar: Más de 3 años
⭐ Beneficio principal: Sincronización sencilla con Google Calendar y una experiencia de reserva limpia y profesional
Descripción general
Brickyard es una empresa de coworking en el norte de Virginia con ubicaciones en Ashburn, Chantilly y Woodbridge. La empresa ofrece opciones de espacio de trabajo flexibles, que incluyen escritorio flexible, escritorio dedicado, oficina privada y membresías virtuales, y presta servicio a emprendedores, startups, pequeños empresarios y trabajadores remotos. Su ubicación en Ashburn fue la primera oficina de Brickyard, y actualmente la empresa opera tres sedes en toda la región.
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En la ubicación de Ashburn, Felicia desempeña muchos roles. Gestiona las operaciones diarias, brinda apoyo a los miembros, se encarga de las visitas guiadas, ayuda con TI y operaciones, e incluso colabora en la organización de eventos. Cuando solo hay una persona a cargo de cada ubicación, contar con sistemas sencillos es fundamental.
El desafío
Encontrar una mejor manera de programar tours sin trabajo administrativo adicional
Antes de Koalendar, Brickyard aún necesitaba una forma fiable de programar visitas para posibles miembros sin generar trabajo administrativo adicional.
Las visitas son una parte importante del proceso de ventas. El equipo necesita saber quién va a venir, qué ubicación quiere visitar, y en qué tipo de membresía está interesado antes incluso de que comience la conversación. Esa información ayuda con la gestión de clientes potenciales y ofrece a cada ubicación una mejor visión de la demanda de membresías de escritorio y oficinas privadas.
La experiencia de reserva también tenía que sentirse pulida. Como explicó Felicia, el equipo usaba antes un formulario en el sitio web, pero se sentía “un poco tosco” y “no era tan fácil de usar”. Querían algo más sencillo tanto para el personal como para los visitantes.
La solución
Páginas de reserva integradas con flexibilidad incorporada
Koalendar le dio a Brickyard una forma sencilla de programar visitas en sus tres ubicaciones.
Cada ubicación tiene su propia página de reservas, integrada directamente en el sitio web, para que los posibles miembros puedan elegir rápidamente una hora y reservar una visita. El equipo también utiliza páginas de reservas temporales para eventos especiales cuando es necesario, como sesiones de fotos con descuento con un fotógrafo.
Lo que hizo que Koalendar fuera la opción adecuada fue su flexibilidad. Brickyard utiliza campos personalizados para recopilar información útil antes de cada visita, incluyendo nombre, correo electrónico, número de teléfono, nombre de la empresa, ubicación e interés en la membresía. Eso le da al equipo más contexto antes de que un visitante cruce la puerta.
“La posibilidad de agregar nuevos campos… la hemos estado usando casi como un pequeño mini formulario para poder hacernos una idea de lo que la gente busca antes de que vengan a una visita.”
La integración con Google Calendar de Koalendar también es fundamental para el funcionamiento del equipo. Revisa los calendarios personales e incluso un calendario de días festivos para evitar reservas cuando el personal no está disponible o la oficina está cerrada.
“La razón por la que nos encanta es por cómo se integra con Google Calendar. Y el hecho de que es realmente fácil de usar para nuestros clientes.”
Con Koalendar, el equipo puede establecer horarios personalizados para las visitas, un aviso mínimo de reserva de 12 horas y reglas de disponibilidad sencillas que cada gerente de ubicación puede ajustar según su propio horario.
El resultado
Una experiencia de reserva fluida tanto para el personal como para los visitantes
Para Brickyard, Koalendar hace que programar citas no suponga un esfuerzo.
En lugar de comprobar constantemente la disponibilidad o coordinar visitas manualmente, el equipo puede confiar en un único flujo de reservas que funciona en segundo plano. Los visitantes disfrutan de una experiencia limpia y profesional, y el personal puede seguir centrado en gestionar el espacio.
Esa facilidad es aún más importante en un equipo pequeño. Con solo tres empleados repartidos en tres ubicaciones, Brickyard no tiene tiempo para estar pendiente de la programación. Koalendar les ayuda a mantener organizadas las reservas de visitas sin añadir otra tarea más a su día.
✅ Programación sencilla de visitas en tres espacios de coworking
✅ Menos tareas manuales de programación para un equipo reducido
✅ Disponibilidad precisa gracias a la sincronización con Google Calendar
✅ Una experiencia de reserva más profesional y fácil de usar
✅ Páginas de reserva flexibles para tours y eventos especiales
La única vez que realmente entro a cambiar cosas es cuando tenemos un cambio en nuestra disponibilidad.
Felicia también destacó la experiencia del cliente como un gran logro.
“Es una plataforma muy fácil de usar. El proceso de reserva es sencillo, la página se ve profesional y la plataforma se siente intuitiva desde el primer clic.”
Felicia Filicetti
Responsable de Participación Comunitaria
Conclusión
Para Brickyard, Koalendar ofrece exactamente lo que necesita un equipo reducido: una forma sencilla y profesional de gestionar visitas en múltiples ubicaciones.
“Me siento cómodo recomendándolo. Funciona muy bien y se ve bien, se ve profesional.”
Con páginas de reserva integradas, preguntas de admisión personalizadas e integración con Google Calendar que mantiene la disponibilidad actualizada, la plataforma ayuda a Brickyard a mantenerse organizado sin añadir trabajo extra. El resultado es una experiencia más fluida tanto para el personal como para los posibles miembros, y un sistema de reservas que cumple su función discretamente en segundo plano.
