Gestione delle prenotazioni per tour di Coworking: Il caso Brickyard

🕒 Tempo risparmiato ogni settimana: Drastica riduzione delle ore perse in continui scambi di e-mail per concordare date e orari dei tour conoscitivi.

👥 Team operativo: Un team snello di 3 persone distribuito su 3 sedi differenti.

📅 Adozione della piattaforma: Oltre 3 anni di utilizzo continuativo.

"Sincronizzazione impeccabile con Google Calendar ed un'esperienza utente pulita, moderna e professionale per i potenziali membri."

Brickyard è un'azienda leader nel settore degli uffici flessibili e degli spazi di lavoro condivisi, con tre sedi strategiche situate nella Virginia del Nord (Ashburn, Chantilly e Woodbridge). La struttura offre soluzioni su misura per freelance, startup, piccoli imprenditori e lavoratori da remoto, mettendo a disposizione postazioni Flex Desk, postazioni dedicate (Dedicated Desk), uffici privati ad uso esclusivo (Private Office) e piani di abbonamento Virtual Office.

Nelle operazioni quotidiane di uno spazio di coworking, la visita guidata rappresenta il momento chiave per convertire una semplice richiesta di informazioni in una membership attiva. Per un team snello — in cui una sola persona gestisce le operation, il supporto ai membri, i tour conoscitivi, l'infrastruttura IT e gli eventi della singola sede — poter contare su un software per spazi coworking automatizzato è un requisito fondamentale per non saturare le giornate lavorative.

Prima di implementare un sistema dedicato per la gestione prenotazioni tour coworking, Brickyard doveva raccogliere le richieste di visita dei potenziali clienti ed organizzare gli appuntamenti manualmente.

I tour sono una componente cruciale del processo di vendita e della lead generation: per preparare la visita in modo efficace, il Community Manager deve conoscere in anticipo l'identità del referente, la sede di interesse e la tipologia di abbonamento desiderata (postazione in open space o ufficio privato).

Anche l’esperienza di prenotazione doveva risultare curata e professionale. Come ha spiegato Felicia, in passato il team utilizzava un modulo sul sito web, ma sembrava “un po’ macchinoso” e “non era così intuitivo per l’utente”. Volevano qualcosa di più semplice sia per il personale che per i visitatori.

Per superare queste inefficienze, Brickyard ha scelto Koalendar come piattaforma prenotazione tour spazi flessibili, integrandola direttamente all'interno delle pagine del proprio sito web.

Koalendar ha fornito a Brickyard un modo semplice per programmare le visite in tutte e tre le sedi.

Ogni sede ha la propria pagina di prenotazione, incorporata direttamente nel sito web, così i potenziali membri possono scegliere rapidamente un orario e prenotare una visita. Il team utilizza anche pagine di prenotazione temporanee per eventi speciali quando necessario, ad esempio per sessioni fotografiche scontate con un fotografo.

Ciò che ha reso Koalendar la scelta giusta è stata la sua flessibilità. Brickyard utilizza campi personalizzati per raccogliere informazioni utili prima di ogni visita, tra cui nome, email, numero di telefono, nome dell’azienda, sede e interesse per l’abbonamento. Questo offre al team un contesto più completo prima che un visitatore varchi la porta.

"La possibilità di aggiungere campi personalizzati ci permette di creare un mini-modulo ed avere una visione chiara delle esigenze del cliente prima ancora che si presenti per il tour," spiega Felicia.

L’integrazione di Koalendar con Google Calendar è anche fondamentale per il modo in cui lavora il team. Controlla i calendari personali e persino un calendario delle festività per evitare prenotazioni quando il personale non è disponibile o l’ufficio è chiuso.

Con Koalendar, il team può impostare orari personalizzati per i tour, un preavviso minimo di prenotazione di 12 ore e semplici regole di disponibilità che ogni responsabile di sede può adattare in base al proprio programma.

Per Brickyard, Koalendar rende la pianificazione degli appuntamenti semplicissima.

Invece di controllare continuamente la disponibilità o coordinare manualmente le visite, il team può fare affidamento su un unico flusso di prenotazione che funziona in background. I visitatori ottengono un’esperienza pulita e professionale e lo staff può restare concentrato sulla gestione dello spazio.

Questa semplicità è ancora più importante in un piccolo team. Con solo tre dipendenti distribuiti su tre sedi, Brickyard non ha il tempo di stare dietro alla pianificazione. Koalendar li aiuta a mantenere organizzate le prenotazioni dei tour senza aggiungere un’altra incombenza alla giornata.

✅ Programmazione facile dei tour in tre sedi di coworking

✅ Meno attività di pianificazione manuale per un team snello

✅ Disponibilità precisa grazie alla sincronizzazione con Google Calendar

✅ Un'esperienza di prenotazione più professionale e intuitiva per l'utente

✅ Pagine di prenotazione flessibili per tour ed eventi speciali

“L’unico momento in cui intervengo davvero per cambiare qualcosa è quando abbiamo una variazione della nostra disponibilità.”

Felicia ha anche sottolineato l’esperienza del cliente come un grande successo.

“È una piattaforma molto intuitiva per l’utente. Il processo di prenotazione è semplice, la pagina ha un aspetto curato e la piattaforma risulta facile da usare fin dal primo clic.”

Felicia Filicetti

Responsabile del Coinvolgimento della Comunità

Per i gestori di centri business, incubatori di startup e centri uffici condivisi, capire come convertire lead in membri per spazi di coworking significa prima di tutto offrire un percorso d'ingresso semplice, veloce e privo di attriti burocratici.

Fornire ai potenziali clienti una piattaforma per prenotare tour conoscitivi in uffici flessibili permette di eliminare il lavoro di segreteria, valorizzare il tempo dei Community Manager e garantire un'accoglienza di altissimo livello.

Scopri come Koalendar può semplificare la gestione delle visite e far crescere la community del tuo coworking.