Software di prenotazione in lingua locale: Il caso Veebikool

🕒 Tempo risparmiato in segreteria: Azzeramento del continuo "botta e risposta" via e-mail e chat per concordare date e riprogrammare gli appuntamenti.

👥 Team che usano Koalendar
Venditori, mentori, responsabili di programma, personale di onboarding e team interni.

🏢 Dimensioni dell’azienda
Piattaforma educativa online in rapida crescita, con un team che è passato recentemente da 5 a 20 persone

📅 Anni di utilizzo di Koalendar
Quasi 2 anni in Veebikool (oltre 3 anni di utilizzo quotidiano per il responsabile del servizio clienti)

"Offrire l'interfaccia di prenotazione nella lingua madre dei nostri studenti ha aumentato le conversioni ed ha dato al nostro sito web un'immagine decisamente più professionale ed affidabile."

Veebikool è un'accademia ed un hub formativo online nato per offrire competenze pratiche ed operative a titolari d'azienda, liberi professionisti ed aspiranti imprenditori. La piattaforma propone programmi di studio e corsi pratici focalizzati sulla creazione di e-commerce e siti web, sulla gestione delle campagne pubblicitarie (Google Ads, Meta Ads) e sul marketing digitale.

La proposta formativa della scuola riscuote un enorme successo tra i professionisti locali che desiderano apprendere con i propri ritmi, seguendo percorsi in lingua madre guidati da esperti del settore.

Janika Mõru lavora come responsabile del servizio clienti, delle relazioni con i clienti e della customer experience di Veebikoo. In precedenza è stata assistente virtuale e consulente 1:1, quindi ha vissuto il caos della pianificazione da ogni punto di vista.

Prima di Koalendar, fissare riunioni era un groviglio di messaggi.

«Era sicuramente via email. Mandavi un’email o un messaggio su Facebook Messenger o un DM su Instagram ed era tutto un continuo tipo “io sono libera in questi tre orari e tu in questi altri tre”, e così via». Era snervante» ricordò Janika.

Per il suo lavoro di consulenza e per molti dei suoi clienti, questo era lo standard:

• Infiniti scambi avanti e indietro per mettersi d’accordo su un orario
• Prenotazioni sparse tra email, Facebook e Instagram
• Facile fare una doppia prenotazione o semplicemente perdere di vista chi aveva una riunione e quando

Inoltre, la maggior parte degli strumenti di pianificazione era disponibile solo in inglese, il che rappresentava un vero problema in Estonia.

«In Estonia, le persone che sono un po’ più grandi di me di solito parlano russo e tedesco. Non parlano inglese. Quindi non prenoterebbero se fosse in inglese. Semplicemente non lo farebbero» spiegò Janika.

Ha visto colleghe e colleghi nel suo ambito di consulenza perdere clienti perché i loro sistemi di prenotazione solo in inglese spaventavano le persone. Alcuni hanno perfino abbandonato del tutto i sistemi di prenotazione e spostato le prenotazioni su Telegram.

E dal punto di vista del branding, avere un widget di prenotazione in inglese su un sito in lingua estone non sembrava appropriato:

Quando si è unita a Veebikool, la posta in gioco si è alzata.

L'azienda gestisce:

• Corsi online e programmi di studio lunghi per imprenditori
• Formazioni specifiche come Google Ads e Meta Ads per titolari d’azienda e dipendenti
• Programmi di vendita e programmi di mentorship con incontri settimanali

Il team è cresciuto rapidamente da 5 a 20 persone, includendo diversi commerciali, dieci mentor, responsabili di programma e personale per l’onboarding.

Tutti avevano bisogno di un modo per permettere a studenti e clienti di prenotare:

• Chiamate di vendita
• Sessioni di onboarding
• Incontri di mentorship “scegli il tuo mentore”
• Chiamate di coordinamento interno

Avevano anche bisogno di:

• Molte pagine di prenotazione diverse per programmi differenti
• Un modo chiaro per vedere chi proveniva da quale programma
• Uno strumento che funzionava altrettanto bene sia per i clienti che parlavano solo estone sia per le chiamate internazionali

In breve: avevano bisogno di un sistema di pianificazione che parlasse estone, che potesse tenere il passo con una scuola online in rapida crescita e che non creasse più lavoro amministrativo di quanto ne eliminasse.

Janika ha scoperto Koalendar per le sue sessioni 1:1 e ha subito intravisto sia una soluzione che una lacuna.

«La mia prima prenotazione tramite Koalendar è arrivata tre anni e quattro giorni fa. Quindi lo uso già da parecchio tempo. E in realtà sono una grandissima fan del vostro servizio…» ha raccontato Janika.

Poiché la maggior parte degli strumenti ignorava i mercati delle lingue meno diffuse, lei fece un passo audace: scrisse direttamente al fondatore di Koalendar e chiese se poteva tradurre il prodotto in estone.

«Ho scritto a Victor… e gli ho chiesto di lasciarmi tradurre il testo in estone. E lui ha accettato… Sono riuscito a tradurlo in 30 minuti, perché desideravo davvero, davvero che fosse in estone.»

Quella traduzione ha cambiato tutto:

“Koalendar è l’unico sistema di prenotazione in estone. L’unico. Perché Koalendar ci ha ascoltati e lo ha fatto tradurre.”

Janika Mõru

Responsabile del servizio clienti, delle relazioni con i clienti e della customer experience

Una volta che Koalendar è stato disponibile in estone:

✅Le sue clienti finalmente potevano prenotare senza doversela cavare con l’inglese

✅Colleghi che avevano sempre evitato i pianificatori hanno iniziato a usarli

✅ È diventato il consiglio di riferimento per consulenti e fornitori di servizi di lingua estone

Alla Veebikool ha introdotto Koalendar in tutta l’azienda.

«Tutti i membri del mio team usano Koalendar come pagina personale per le prenotazioni. Ora utilizziamo Koalendar per la nostra attività da quasi due anni.»

Ogni membro del team ha il proprio link, semplice e facile da ricordare in estone:

“Ognuno ha la propria pagina, il che rende tutto semplice: tutti sanno quale devono usare.”

Questi link vengono utilizzati per riunioni interne del team, chiamate di vendita, sessioni di mentoring e per inserire gli studenti nei diversi programmi.

Non ha semplicemente una pagina generica. Ne ha 12 pagine di prenotazione, ognuna dedicata a uno specifico compito o programma.

In questo modo, il suo calendario si riempie automaticamente con il contesto di cui ha bisogno, senza alcuna etichettatura manuale.

Fanno grande affidamento sulle integrazioni e sulle impostazioni intelligenti:

• Sincronizzazione con Google Calendar per evitare sovrapposizioni
• Zoom, Google Meet e persino Teams per le chiamate online
• Cambio di sede così i clienti possono passare da appuntamenti in studio a Zoom da soli se si ammalano: “Per loro è stato davvero facile andare lì e cambiare solo la sede… e il sistema ha generato il link. Quando sono arrivata in studio ho visto: oh, ho un incontro su Zoom, non in presenza. Ed è stato davvero semplice.”
• Stripeper alcune consulenze (anche se la maggior parte dei clienti estoni preferisce le fatture e i bonifici bancari)
• Webhookper collegare Koalendar alle automazioni

Per un cliente internazionale, Koalendar ha risolto seri problemi di confusione tra fusi orari e link:

«Ha fatto l’errore di dire qualcosa tipo “vediamoci alle 10”, ma senza chiarire se fossero le 10 del suo fuso orario o del suo… a volte in Google Calendar aveva sia il link Zoom che il link Google Meet… quindi era un gran caos. Così le ho consigliato Koalendar e ora so che lo usa… un sacco di chiamate internazionali vengono prenotate con Koalendar.»

Quel cliente utilizza anche:

• Domande di prenotazione (circa 10 per modulo) da preparare
• Esporta in Excel come una sorta di CRM leggero:

«Scarica i report, poi fa queste chiamate settimanali e ha un posto dove annota tutto. È un po’ come un CRM per lei.»

Veebikool incorpora Koalendar direttamente nei propri siti web e nelle pagine dei corsi:

«Abbiamo usato molto la versione incorporabile per inserirla nelle nostre pagine web», disse Janika.

Il loro corso online più popolare — un corso su siti web WordPress che è stato ormai proposto più di 30 volte — indirizza regolarmente gli studenti verso Koalendar.

Consiglia Koalendar da tre anni e quegli studenti ora lo insegnano ad altri:

«Ho consigliato a molte persone di usarlo e ora loro lo raccomandano ad altri.»

Il cambiamento non riguarda solo il comfort, ma anche le conversioni. I clienti che prima abbandonavano un processo di prenotazione in inglese ora lo portano a termine con facilità.

E poiché le pagine di prenotazione corrispondono alla lingua del sito web, l’intera esperienza risulta più affidabile.

“Koalendar ci aiuta a presentarci come un marchio premium perché non è caotico. È nella nostra lingua madre. Puoi chiedere qualsiasi cosa, puoi cambiare qualsiasi cosa… ha un aspetto fantastico. Usare Koalendar in estone ha portato a più prenotazioni e più clienti.”

Janika Mõru

Responsabile del servizio clienti, delle relazioni con i clienti e della customer experience

Man mano che il team di Veebikool è cresciuto da 5 a circa 20 persone, Koalendar è diventato una silenziosa colonna portante per la pianificazione degli appuntamenti:

• I venditori condividono i loro link per chiamate di scoperta e di vendita
• I mentori lo usano quando gli studenti scelgono il loro mentore e l’orario preferiti
• I responsabili dei programmi e il personale di onboarding gestiscono i loro slot senza il caos delle email
• Le riunioni interne del team vengono prenotate semplicemente condividendo un link Koalendar

Offre a tutti un modo condiviso e semplice per coordinarsi:

“Se abbiamo diversi corsi online, dobbiamo avere un qualche punto d’incontro: qualcuno dice semplicemente, ‘Oh, usa il mio link Koalendar, trova un orario e prenotalo.’”

Alcuni dei suoi colleghi di squadra tendono a sforare con i tempi. Prima questo significava saltare le riunioni successive e accumulare stress. Ora si affidano ai buffer e ai limiti di prenotazione di Koalendar:

Usa anche limiti di prenotazione per controllare la capacità:

«Posso accettare solo due nuovi clienti al mese… Ho questo limite mensile e tengo un calendario dedicato solo ai nuovi clienti… Questo mi ha fatto risparmiare tantissimo tempo e tantissimo stress.»

Per Veebikool e la loro più ampia comunità estone, Koalendar non è solo uno strumento di prenotazione—è quel raro prodotto che parla la loro lingua, sostiene la loro crescita e fa risparmiare silenziosamente ore di lavoro amministrativo, così che possano concentrarsi sull’insegnamento e sulla costruzione delle loro attività.