Comment Veebikool a transformé les barrières linguistiques en davantage de réservations grâce au planificateur multilingue de Koalendar

🕒 Temps gagné sur les tâches administratives
Moins d’allers-retours par e‑mail, DM et reprogrammations grâce à la prise de rendez-vous en libre-service, aux temps de pause et aux limites de réservation.

👥 Équipes utilisant Koalendar
Commerciaux, mentors, responsables de programme, équipes d’onboarding et équipes internes.

🏢 Taille de l’entreprise
Plateforme éducative en ligne en forte croissance, dont l’équipe est récemment passée de 5 à 20 personnes

📅 Années d’utilisation de Koalendar
Près de 2 ans chez Veebikool (plus de 3 ans d’utilisation quotidienne pour leur responsable du service client)

💬 Principal avantage
« Comme c’est en estonien, nous recevons plus de réservations et cela rend nos sites web bien plus attrayants. »

Veebikool est une plateforme en ligne estonienne créée pour les entrepreneurs qui souhaitent acquérir des compétences pratiques et concrètes. Elle propose des cours en ligne et des programmes d’étude qui aident les chefs d’entreprise à créer des sites web et des boutiques en ligne, à apprendre le marketing digital (Google Ads, Meta Ads) et à développer leur activité étape par étape.

Leurs cours sont appréciés des propriétaires de petites entreprises et des professionnels qui préfèrent apprendre en estonien, à leur propre rythme, avec des conseils clairs et directement applicables.

Janika Mõru travaille comme responsable du service client, des relations clients et de l’expérience client chez Veebikoo. Auparavant, elle était assistante virtuelle et consultante en tête-à-tête — elle a donc connu le chaos de la planification sous tous les angles.

Avant Koalendar, la prise de rendez-vous était un enchevêtrement de messages.

« C’était par e‑mail, c’est sûr. Tu envoies un e‑mail ou un message sur Facebook Messenger ou un DM Instagram et c’était beaucoup de trucs du genre “j’ai ces trois créneaux et j’ai ces trois créneaux”, et ainsi de suite ». C’était agaçant », se souvient Janika.

Pour son propre travail de conseil et pour de nombreux clients, c’était la norme :

• D’interminables allers-retours pour se mettre d’accord sur un horaire
• Des réservations éparpillées entre les e-mails, Facebook et Instagram
• Il est facile de réserver deux fois ou simplement de perdre le fil de qui avait une réunion à quel moment

En plus de cela, la plupart des outils de planification n’étaient disponibles qu’en anglais, ce qui posait un vrai problème en Estonie.

« En Estonie, les personnes qui sont un peu plus âgées que moi parlent généralement russe et allemand. Elles ne parlent pas anglais. Donc elles ne réserveraient pas si c’était en anglais. Elles ne le feraient tout simplement pas. » expliqua Janika.

Elle a vu des collègues dans son domaine de consultation perdre des clients parce que leurs systèmes de réservation uniquement en anglais faisaient fuir les gens. Certains ont même complètement abandonné les outils de planification et ont déplacé leurs réservations sur Telegram.

Et d’un point de vue image de marque, avoir un module de réservation en anglais sur un site en estonien ne semblait pas approprié :

Lorsqu’elle a rejoint Veebikool, les enjeux sont devenus plus importants.

L’entreprise gère :

• Cours en ligne et programmes d’études longs pour les entrepreneurs
• Formations spécifiques comme Google Ads et Meta Ads pour les propriétaires d’entreprise et leurs employés
• Programmes de vente et de mentorat avec des réunions hebdomadaires

L’équipe est rapidement passée de 5 à 20 personnes, dont :

• Plusieurs commerciaux
• Dix mentors
• Responsables de programme
• Intégration du personnel

Tout le monde avait besoin de solutions pour permettre aux étudiants et aux clients de réserver :

• Appels de vente
• Sessions d’intégration
• Réunions de mentorat « choisissez votre mentor »
• Appels de coordination interne

Ils avaient également besoin de :

• De nombreuses pages de réservation différentes pour différents programmes
• Une façon claire de voir qui venait de quel programme
• Un outil qui fonctionnait tout aussi bien pour les clients uniquement estoniens que pour les appels internationaux

En résumé : ils avaient besoin d’un système de planification qui parle estonien, puisse suivre le rythme d’une école en ligne en forte croissance et ne crée pas plus de travail administratif qu’il n’en supprime.

Janika a d’abord découvert Koalendar pour ses propres séances en tête-à-tête — et elle y a immédiatement vu à la fois une solution et une lacune.

« Ma première réservation via Koalendar a eu lieu il y a trois ans et quatre jours. Donc je l’utilise depuis pas mal de temps. Et je suis en fait une très, très grande fan de votre service… » a mentionné Janika.

Comme la plupart des outils ignoraient les petits marchés linguistiques, elle a pris une décision audacieuse : elle a écrit directement au fondateur de Koalendar pour lui demander si elle pouvait traduire le produit en estonien.

« J’ai écrit à Victor… et je lui ai demandé de me laisser le traduire en estonien. Et il a accepté… J’ai pu le traduire en 30 minutes, parce que je tenais vraiment, vraiment à ce qu’il soit en estonien. »

Cette traduction a tout changé :

« Koalendar est le seul système de réservation disponible en estonien. Le seul. Parce que Koalendar nous a écoutés et l’a fait traduire. »

Janika Mõru

Responsable du service client, des relations clients et de l’expérience client

Une fois que Koalendar a été disponible en estonien :

• Ses propres clientes pouvaient enfin réserver sans avoir à se débrouiller en anglais.
• Des collègues qui évitaient jusque-là les planificateurs ont commencé à les utiliser.
• C’est devenu la recommandation de référence pour les consultants et prestataires de services estonophones.

Chez Veebikool, elle a déployé Koalendar dans toute l’entreprise.

« Tous les membres de mon équipe utilisent Koalendar comme page de réservation personnelle. Nous utilisons désormais Koalendar pour notre entreprise depuis presque deux ans. »

Chaque membre de l’équipe a son propre lien, simple et facile à retenir en estonien :

« Chacun a sa propre page, ce qui simplifie les choses, tout le monde sait laquelle il doit utiliser. »

Ces liens sont utilisés pour les réunions internes de l’équipe, les appels de vente, les sessions de mentorat et l’intégration des étudiants dans différents programmes.

Elle n’a pas simplement une page générique. Elle a 12 pages de réservation, chacune dédiée à une tâche ou à un programme spécifique.

De cette façon, son agenda se remplit automatiquement avec le contexte dont elle a besoin, sans aucun marquage manuel.

Ils s’appuient fortement sur les intégrations et des réglages intelligents :

• Synchronisation avec Google Agenda pour éviter les chevauchements
• Zoom, Google Meet et même Teamspour les appels en ligne
• Changement de lieu afin que les clients puissent eux-mêmes passer d’un rendez-vous au cabinet à une séance sur Zoom s’ils tombent malades : « C’était vraiment très simple pour eux de juste aller changer uniquement le lieu… et le lien a été généré. Quand je suis arrivé au cabinet, j’ai vu que j’avais une réunion Zoom, pas en présentiel. Et c’était vraiment facile. »
• Stripe pour certaines consultations (même si la plupart des clients estoniens préfèrent les factures et les virements bancaires)
• Webhooks pour connecter Koalendar à des automatisations

Pour un client international, Koalendar a résolu de sérieux problèmes de confusion liés aux fuseaux horaires et aux liens :

« Elle a fait l’erreur de dire quelque chose comme “on se voit à 10 heures” sans préciser si c’était 10 heures chez elle ou chez lui… parfois, dans Google Calendar, elle avait à la fois le lien Zoom et le lien Google Meet… donc c’était un gros bazar. Du coup, j’ai recommandé Koalendar et maintenant je sais qu’elle l’utilise… beaucoup d’appels internationaux sont réservés avec Koalendar. »

Ce client utilise également :

• Questions de réservation (environ 10 par formulaire) à préparer
• Exporter vers Excel comme une sorte de CRM léger : « Elle télécharge les rapports, puis elle a des appels hebdomadaires, et elle a un endroit où elle met toutes les notes. Pour elle, c’est un peu comme un CRM. »

Veebikool intègre Koalendar directement dans ses sites web et ses pages de cours :

« Nous avons beaucoup utilisé la version intégrée pour l’insérer sur nos pages web », dit Janika.

Leur cours en ligne le plus populaire — une formation sur la création de sites WordPress, proposée plus de 30 fois à ce jour — oriente régulièrement les apprenants vers Koalendar.

Cela fait trois ans qu’elle recommande Koalendar, et ces étudiants enseignent désormais à leur tour à d’autres :

« J’ai recommandé à beaucoup de gens de l’utiliser et maintenant ils le recommandent à leur tour aux autres. »

Ce changement ne concerne pas seulement le confort, il touche directement la conversion. Des clients qui auparavant abandonnaient un parcours de réservation en anglais le mènent désormais à bien sans difficulté.

Et comme les pages de réservation correspondent à la langue du site web, l’ensemble de l’expérience paraît plus fiable.

« Koalendar nous aide à être une marque haut de gamme, parce que ce n’est pas le bazar. C’est dans notre langue maternelle. On peut tout demander, tout modifier… et ça a de la classe. Utiliser Koalendar en estonien a entraîné plus de réservations et plus de clients. »

Janika Mõru

Responsable du service client, des relations clients et de l’expérience client

Alors que l’équipe de Veebikool est passée de 5 à environ 20 personnes, Koalendar est devenu un pilier discret pour la planification :

• Les commerciaux partagent leurs liens pour les appels de découverte et de vente
• Les mentors l’utilisent lorsque les étudiants choisissent leur mentor et leur horaire préférés
• Les responsables de programme et le personnel d’intégration gèrent leurs créneaux sans chaos lié aux e-mails
• Les réunions internes d’équipe sont planifiées simplement en partageant un lien Koalendar.

Il offre à chacun un moyen simple et commun de se coordonner :

« Si nous avons différents cours en ligne, il faut bien qu’on ait un point de rencontre. Alors quelqu’un dit simplement : “Oh, utilise juste mon lien Koalendar, trouve un créneau et réserve.” »

Certains de ses coéquipiers ont tendance à dépasser le temps prévu. Avant, cela signifiait rater les réunions suivantes et du stress. Maintenant, ils comptent sur les paramètres de marge et de limite de réservation de Koalendar.

Elle utilise également des limites de réservation pour contrôler la capacité : « Je ne peux prendre que deux nouveaux clients par mois… J’ai ce quota par mois et j’ai ce calendrier réservé uniquement aux nouveaux clients… Ça m’a fait gagner tellement de temps et m’a enlevé tellement de stress. »

Pour Veebikool et sa vaste communauté estonienne, Koalendar n’est pas seulement un outil de réservation : c’est ce produit rare qui parle leur langue, soutient leur croissance et leur fait discrètement gagner des heures de tâches administratives, afin qu’ils puissent se concentrer sur l’enseignement et le développement de leurs activités.