Wie Veebikool mit dem mehrsprachigen Koalendar-Planer Sprachbarrieren in mehr Buchungen verwandelte

🕒 Zeitersparnis bei der Verwaltung
Weniger E-Mail-Pingpong, DM und bei der Terminverschiebung dank Self-Service-Buchung, Pufferzeiten und Buchungslimits.

👥 Teams, die Koalendar nutzen
Vertriebsmitarbeiter, Mentoren, Programmverantwortliche, Onboarding-Teams und interne Teams.

🏢 Unternehmensgröße
Schnell wachsende Online-Bildungsplattform mit einem Team, das kürzlich von 5 auf 20 Personen angewachsen ist

📅 Nutzungsdauer von Koalendar
Fast 2 Jahre bei Veebikool (über 3 Jahre tägliche Nutzung durch ihre Leiterin des Kundendienstes)

💬 Wichtigster Vorteil
„Weil es auf Estnisch ist, bekommen wir mehr Buchungen und unsere Websites sehen einfach viel besser aus.“

Veebikool ist eine estnische Online-Plattform, die für Unternehmer entwickelt wurde, die praktische, anwendbare Fähigkeiten erwerben möchten. Sie bieten E‑Kurse und Studienprogramme an, die Geschäftsinhabern dabei helfen, Websites und Online-Shops aufzubauen, digitales Marketing (Google Ads, Meta Ads) zu erlernen und ihr Unternehmen Schritt für Schritt zu vergrößern.

Ihre Kurse sind besonders beliebt bei Kleinunternehmern und Fachkräften, die es vorziehen, auf Estnisch, in ihrem eigenen Tempo und mit klaren, praxisnahen Anleitungen zu lernen.

Janika Mõru arbeitet als Veebikools Leiterin des Kundenservice, der Kundenbeziehungen und der Customer Experience. Davor war sie virtuelle Assistentin und 1:1-Beraterin – sie kennt das Terminchaos also aus jeder Perspektive.

Vor Koalendar war das Buchen von Meetings ein Wirrwarr aus Nachrichten.

„Es lief auf jeden Fall per E-Mail. Man schickt eine E-Mail oder eine Nachricht über Facebook Messenger oder Instagram-DM, und es war viel so etwas wie ‚Ich habe diese drei Zeitfenster und ich habe diese drei Zeitfenster und so weiter‘. Das war nervig“, erinnerte sich Janika.

Für ihre eigene Beratungstätigkeit und für viele ihrer Kunden war dies der Standard:

• Endloses Hin und Her, um sich auf eine Uhrzeit zu einigen
• Buchungen, die sich über E-Mail, Facebook und Instagram verteilen
• Es ist leicht, doppelt zu buchen oder einfach den Überblick zu verlieren, wer sich wann trifft

Außerdem waren die meisten Terminplanungs-Tools nur auf Englisch verfügbar, was in Estland ein echtes Problem darstellte.

„In Estland sprechen Menschen, die ein bisschen älter sind als ich, normalerweise Russisch und Deutsch. Sie sprechen kein Englisch. Also würden sie nicht buchen, wenn es auf Englisch ist. Sie würden es einfach nicht tun“, erklärte Janika.

Sie sah Kollegen in ihrem Beratungsbereich, wie sie Kunden verloren, weil ihre ausschließlich englischsprachigen Buchungssysteme die Leute abschreckten. Einige gaben Terminplaner sogar ganz auf und verlagerten ihre Buchungen zu Telegram.

Und aus Markensicht fühlte es sich nicht richtig an, ein englisches Buchungs-Widget auf einer estnischsprachigen Website zu haben:

Als sie zu Veebikool kam, standen auf einmal viel mehr auf dem Spiel.

Das Unternehmen betreibt:

• E-Kurse und langfristige Studienprogramme für Unternehmer
• Spezielle Schulungen wie Google Ads und Meta Ads für Geschäftsinhaber und Mitarbeitende
• Vertriebsprogramme und Mentoring-Programme mit wöchentlichen Treffen

Das Team wuchs schnell von 5 auf 20 Personen, darunter mehrere Vertriebsmitarbeiter, zehn Mentoren, Programmleiter und Mitarbeiter für das Onboarding.

Alle brauchten Möglichkeiten, damit Studenten und Kunden buchen konnten:

• Verkaufsgespräche
• Onboarding-Sitzungen
• Mentoring-Meetings „Wählen Sie Ihren Mentor“
• Interne Koordinationsgespräche

Sie brauchten außerdem:

• Viele verschiedene Buchungsseiten für unterschiedliche Programme
• Eine klare Möglichkeit zu sehen, wer aus welchem Programm kam
• Ein Tool, das sowohl für ausschließlich estnischsprachige Kunden als auch für internationale Gespräche gleichermaßen gut funktionierte

Kurz gesagt: Sie brauchten ein Planungssystem, das Estnisch „sprach“, mit einer schnell wachsenden Online-Schule Schritt halten konnte und nicht mehr Verwaltungsaufwand erzeugte, als es einsparten half.

Janika entdeckte Koalendar zunächst für ihre eigenen 1:1-Sitzungen – und erkannte sofort sowohl eine Lösung als auch eine Lücke.

„Meine erste Buchung über Koalendar war vor drei Jahren und vier Tagen. Ich nutze es also schon ziemlich lange. Und ich bin tatsächlich ein sehr, sehr großer Fan von euch …“, erwähnte Janika.

Weil die meisten Tools kleine Sprachmärkte ignorierten, fasste sie einen mutigen Entschluss: Sie schrieb direkt an den Gründer von Koalendar und fragte, ob sie das Produkt ins Estnische übersetzen dürfe.

„Ich habe an Victor geschrieben und ihn gebeten, mich das ins Estnische übersetzen zu lassen. Und er hat zugestimmt … Ich konnte es in 30 Minuten übersetzen, weil ich wirklich, wirklich wollte, dass es auf Estnisch ist.“

Diese Übersetzung hat alles verändert:

„Koalendar ist das einzige Buchungssystem auf Estnisch. Das einzige. Denn Koalendar hat uns zugehört und es übersetzen lassen.“

Janika Mõru

Leiter Kundenservice, Kundenbeziehungen und Kundenerlebnis

Sobald Koalendar auf Estnisch verfügbar war:

✅ Konnten Ihre eigenen Kunden endlich buchen, ohne sich mit Englisch abmühen zu müssen

✅ Begannten Kollegen, die Terminplaner bisher gemieden hatten, sie zu benutzen

✅ Wurde es zur bevorzugten Empfehlung für estnischsprachige Berater und Dienstleister

Bei Veebikool führte sie Koalendar im gesamten Unternehmen ein.

„Alle Mitglieder meines Teams nutzen Koalendar als ihre persönliche Buchungsseite. Jetzt verwenden wir Koalendar seit fast zwei Jahren für unser Unternehmen.“

Jedes Teammitglied hat seinen eigenen Link, einfach und einprägsam auf Estnisch:

„Jeder hat seine eigene Seite, was es einfach macht – jeder weiß, welche er benutzen muss.“

Diese Links werden für interne Teammeetings, Verkaufsgespräche, Mentoring-Sitzungen und das Onboarding von Studierenden in verschiedene Programme verwendet.

Sie hat nicht nur eine allgemeine Seite. Sie hat 12 Buchungsseiten, die jeweils einem bestimmten Zweck oder Programm gewidmet sind.

Auf diese Weise füllt sich ihr Kalender automatisch mit dem Kontext, den sie braucht – ganz ohne manuelles Taggen.

Sie verlassen sich stark auf Integrationen und intelligente Einstellungen:

• Google Kalender-Synchronisierung, um Überschneidungen zu vermeiden
• Zoom, Google Meet und sogar Teams für Online-Anrufe
• Standortwechsel damit Kunden selbst von Präsenztermin auf Zoom umbuchen können, wenn sie krank werden: „Es war für sie wirklich ganz einfach, nur den Standort zu ändern … und der Link wurde automatisch erstellt. Als ich ins Büro kam, sah ich: Oh, ich habe ein Zoom-Meeting, keinen Termin vor Ort. Und es war wirklich einfach.“
• Stripe für einige Beratungen (auch wenn die meisten estnischen Kunden Rechnungen und Banküberweisungen bevorzugen)
• Webhooks, um Koalendar in Automatisierungen einzubinden

Für einen internationalen Kunden hat Koalendar ernsthafte Verwirrung bezüglich Zeitzonen und Links gelöst:

„Sie hat zum Beispiel den Fehler gemacht zu sagen: ‚Lass uns um 10 treffen‘, aber nicht klargestellt, ob es 10 Uhr in ihrer oder in seiner Zeitzone ist … manchmal hatte sie in Google Kalender sowohl den Zoom-Link als auch den Google Meet-Link drin … es war also ein großes Durcheinander. Deshalb habe ich ihr Koalendar empfohlen, und jetzt weiß ich, dass sie es benutzt … viele internationale Anrufe werden über Koalendar gebucht.“

Dieser Kunde verwendet außerdem:

• Buchungsfragen (etwa 10 pro Formular) zur Vorbereitung
• Nach Excel exportieren als eine Art leichtgewichtiges CRM:

„Sie lädt die Berichte herunter, dann hat sie so wöchentliche Calls, und sie hat einen Ort, an dem man alle Notizen ablegt. Das ist für sie so etwas wie ein CRM.“

Veebikool bettet Koalendar direkt in seine Websites und Kursseiten ein:

„Wir haben die Einbettungsversion sehr häufig verwendet, um sie in unsere Webseiten einzufügen“, sagte Janika.

Ihr beliebtester Onlinekurs – ein WordPress-Website-Kurs, der inzwischen bereits mehr als 30 Mal stattgefunden hat – verweist die Lernenden regelmäßig auf Koalendar.

Sie empfiehlt Koalendar nun seit drei Jahren, und diese Studenten bringen es inzwischen anderen bei:

„Ich habe vielen Leuten empfohlen, es zu benutzen, und jetzt empfehlen sie es wiederum anderen.“

Die Veränderung betrifft nicht nur den Komfort, sondern vor allem die Conversion.Kunden, die zuvor einen englischsprachigen Buchungsprozess abgebrochen hätten, schließen ihn jetzt mühelos ab.

Und weil die Buchungsseiten zur Sprache der Website passen, wirkt das gesamte Erlebnis vertrauenswürdiger.

„Koalendar hilft uns, eine Premium-Marke zu sein, weil es nicht chaotisch ist. Es ist in unserer Muttersprache. Man kann alles fragen, man kann alles ändern … es sieht cool aus. Die Nutzung von Koalendar auf Estnisch hat zu mehr Buchungen und mehr Kundengeführt.“

Janika Mõru

Leiter Kundenservice, Kundenbeziehungen und Kundenerlebnis

Während das Team von Veebikool von 5 auf etwa 20 Personen gewachsen ist, ist Koalendar zu einer stillen Stütze für die Terminplanung geworden:

• Vertriebsmitarbeiter teilen ihre Links für Kennenlern- und Verkaufsgespräche
• Mentoren verwenden es, wenn Studenten ihren bevorzugten Mentor und eine Uhrzeit auswählen
• Programmverantwortliche und Onboarding-Mitarbeiter verwalten ihre Slots ohne E-Mail-Chaos
• Interne Teammeetings werden einfach gebucht, indem ein Koalendar-Link geteilt wird

Es bietet allen eine gemeinsame, einfache Möglichkeit, sich abzustimmen:

„Wenn wir verschiedene Online-Kurse haben, brauchen wir irgendeine Art gemeinsamen Treffpunkt. Dann sagt einfach jemand: ‚Ach,suchen Sie sich einfach einen passenden Termin über meinen Buchungslink aus.‘“

Einige ihrer Teamkollegen neigen dazu, ihre Zeit zu überziehen. Früher bedeutete das verpasste Folgetermine und Stress. Jetzt verlassen sie sich auf die Puffer- und Buchungslimit-Einstellungen von Koalendar:

Sie nutzt außerdem Buchungslimits, um die Auslastung zu steuern:

„Ich kann im Monat nur zwei neue Kunden annehmen … Ich habe dieses monatliche Kontingent und einen eigenen Kalender nur für neue Kunden … Das hat mir so viel Zeit und so viel Stress erspart.“

Für Veebikool und ihre größere estnische Community ist Koalendar nicht nur ein Buchungstool –es ist das seltene Produkt, das ihre Sprache spricht, ihr Wachstum unterstützt und im Hintergrund stundenlange Verwaltungsarbeit einspart,damit sie sich auf das Unterrichten und den Aufbau von Unternehmen konzentrieren können.