Como a Veebikool transformou barreiras linguísticas em mais reservas com o agendador multilíngue da Koalendar

🕒 Tempo economizado com tarefas administrativas
Menos trocas de e-mails, DMs e remarcações graças ao agendamento self-service, intervalos de segurança e limites de reservas.

👥 Equipes que usam o Koalendar
Profissionais de vendas, mentores, líderes de programas, equipes de onboarding e equipes internas.

🏢 Tamanho da empresa
Plataforma educacional online em rápido crescimento, com uma equipe que recentemente passou de 5 para 20 pessoas

📅 Anos usando Koalendar
Quase 2 anos na Veebikool (mais de 3 anos de uso diário pelo responsável de atendimento ao cliente)

💬Principal benefício
“Por estar na língua local, recebemos mais reservas e nossos sites ficam com uma aparência muito melhor.”

A Veebikool é uma plataforma online estoniana criada para empreendedores que buscam habilidades práticas e mão na massa. Eles oferecem cursos online e programas de estudo que ajudam donos de negócios a criar sites e lojas virtuais, aprender marketing digital (Google Ads, Meta Ads) e fazer seus negócios crescerem passo a passo.

Seus cursos são populares entre pequenos empresários e profissionais que preferem aprender em sua língua local, no seu próprio ritmo, com orientações claras e práticas.

Janika Mõru trabalha como chefe de atendimento ao cliente, relacionamento com o cliente e experiência do cliente da Veebikoo. Antes disso, ela foi assistente virtual e consultora 1:1, então já viveu o caos de agendamentos de todos os ângulos e sabia da necessidade de um bom software de agendamento multilíngue.

Antes do Koalendar, marcar reuniões era uma confusão de mensagens.

“Era por e-mail, com certeza. Você mandava um e-mail ou uma mensagem pelo Facebook Messenger ou um DM no Instagram e era muito tipo ‘eu tenho esses três horários e eu tenho esses três horários e assim por diante’. Era irritante”, lembrou Janika.

Para o próprio trabalho de consultoria dela e para muitos de seus clientes, esse era o padrão:

• Um vai e vem sem fim para conseguir combinar um horário
• Reservas espalhadas entre e-mail, Facebook e Instagram
• É fácil marcar duas reuniões para o mesmo horário ou simplesmente perder o controle de quem ia se reunir quando

Além disso, a maioria das ferramentas de agendamento estava disponível apenas em inglês, o que era um grande problema na Estônia.

“Na Estônia, pessoas um pouco mais velhas do que eu geralmente falam russo e alemão. Elas não falam inglês. Então elas não fariam uma reserva se estivesse em inglês. Simplesmente não fariam.” explicou Janika.

Ela viu colegas na sua área de consultoria perderem clientes porque seus sistemas de agendamento apenas em inglês afastavam as pessoas. Alguns até abandonaram completamente os agendadores e passaram a fazer marcações pelo Telegram.

E, do ponto de vista de branding, ter um widget de reserva em inglês em um site em estoniano não parecia adequado:

Quando ela entrou para a Veebikool, as apostas ficaram mais altas.

A empresa opera:

• Cursos online e programas extensos de estudo para empreendedores
• Treinamentos específicos como Google Ads e Meta Ads para donos de negócios e funcionários
• Programas de vendas e programas de mentoria com reuniões semanais

A equipe cresceu rapidamente de 5 para 20 pessoas, incluindo vários vendedores, dez mentores, líderes de programa e equipe de onboarding.

Todos precisavam de maneiras para que alunos e clientes pudessem agendar:

• Ligações de vendas
• Sessões de integração
• Reuniões de mentoria “escolha seu mentor”
• Chamadas de coordenação interna

Eles também precisavam de:

• Várias páginas de reserva diferentes para programas distintos
• Uma forma clara de ver quem vinha de qual programa
• Uma ferramenta que funcionava igualmente bem para clientes apenas da Estônia e para chamadas internacionais

Resumindo:precisavam de um sistema de agendamento em vários idiomas que falasse estoniano, acompanhasse o ritmo de uma escola online em rápido crescimento e não gerasse mais trabalho administrativo do que o que eliminava.

Janika descobriu o Koalendar pela primeira vez para suas próprias sessões 1:1 e imediatamente enxergou tanto uma solução, quanto uma lacuna neste sistema de agendamento multilíngue.

“Minha primeira reserva pelo Koalendar foi feita há três anos e quatro dias. Então já faz bastante tempo que eu uso. E eu sou, na verdade, uma grande, grande fã de vocês…” mencionou Janika.

Como a maioria das ferramentas ignorava mercados de idiomas pequenos, ela tomou uma atitude ousada: escreveu diretamente para o fundador do Koalendar e perguntou se poderia traduzir a agenda online em vários idiomas para o estoniano.

“Eu escrevi para o Victor… e pedi para ele me deixar traduzir para o estoniano. E ele concordou… Consegui traduzir em 30 minutos, porque eu realmente, realmente queria que estivesse em estoniano.”

Essa tradução mudou tudo:

“Koalendar é o único sistema de agendamento em estoniano. O único. Porque a Koalendar nos ouviu e fez a tradução.”

Janika Mõru

Chefe de atendimento ao cliente, relacionamento com o cliente e experiência do cliente

Quando o Koalendar ficou disponível como uma ferramenta de agendamento internacional em estoniano:

✅As próprias clientes dela finalmente podiam agendar sem ter que se virar com o inglês

✅Colegas que evitavam usar agendadores começaram a utilizá-los

✅ Virou a principal recomendação para consultores e prestadores de serviço que falam estoniano

Na Veebikool, ela implementou a plataforma de agendamento para clientes globais do Koalendar em toda a empresa.

“Todos os membros da minha equipe usam o Koalendar como suas páginas pessoais de agendamento. Agora já usamos o Koalendar para o nosso negócio há quase dois anos.”

Cada membro da equipe tem seu próprio link, simples e fácil de lembrar em estoniano:

“Cada pessoa tem sua própria página, o que facilita, todo mundo sabe qual tem que usar.”

Esses links são usados para reuniões internas da equipe, chamadas de vendas, sessões de mentoria e para integrar estudantes em diferentes programas.

Ela não tem apenas uma página genérica. Ela tem 12 páginas de agendamento, cada uma dedicada a uma tarefa ou programa específico.

Assim, aagenda dela é preenchida automaticamente com o contexto de que precisa, sem marcação manual.

Eles dependem bastante de integrações e configurações inteligentes:

• Sincronização com o Google Agenda para evitar conflitos
• Zoom, Google Meet e até o Teamspara chamadas online
• Alternância de localpara que os clientes possam mudar sozinhos de atendimento presencial para Zoom se ficarem doentes: “Foi muito fácil para eles simplesmente ir lá e mudar só o local… e o sistema gerou o link. Quando cheguei ao consultório, vi: ah, tenho uma reunião no Zoom, não presencial. E foi muito fácil.”
• Stripe para algumas consultas (mesmo que a maioria dos clientes estonianos prefira faturas e pagamentos por transferência bancária)
• Webhooks para conectar o Koalendar a automações

Para um cliente internacional, o software de agendamento multilíngue do Koalendar resolveu sérios problemas de confusão com fusos horários e links:

“Ela cometeu o erro de, tipo, dizer ‘vamos nos encontrar às 10’, mas não deixou claro se eram 10 no horário dela ou no horário dele… às vezes, no Google Calendar, ela colocava o link do Zoom e também o link do Google Meet… então virava uma grande bagunça. Aí eu recomendei o Koalendar e agora eu sei que ela usa… muitas chamadas internacionais são marcadas usando o Koalendar.”

Esse cliente também usa:

• Perguntas de reserva (cerca de 10 por formulário) para preparar
• Exportar para Excel como uma espécie de CRM leve:

“Ela baixa os relatórios, depois faz ligações semanais e tem um lugar onde coloca todas as anotações. É tipo um CRM para ela.”

A Veebikool incorpora o Koalendar diretamente em seus sites e páginas de cursos:

“Usamos a versão incorporada para inseri-la bastante em nossas páginas da web”, disse Janika.

O curso online mais popular deles, um curso de criação de sites em WordPress, que já foi oferecido mais de 30 vezes, recomenda regularmente o Koalendar aos alunos.

Ela recomenda o Koalendar há três anos, e esses alunos agora ensinam outras pessoas:

“Eu já recomendei para muita gente usar e agora eles recomendam para outras pessoas.”

A mudança não é só uma questão de conforto, é uma questão de conversão.Clientes que antes abandonavam um fluxo de reserva em inglês agora o concluem com facilidade.

E como as páginas de reserva acompanham o idioma do site, toda a experiência passa muito mais confiança.

“O Koalendar nos ajuda a ser uma marca premium porque não é bagunçado. Está no nosso idioma nativo. Você pode perguntar qualquer coisa, pode mudar qualquer coisa… fica muito legal. Usar o Koalendar em estoniano resultou em mais agendamentos e mais clientes.”

Janika Mõru

Chefe de atendimento ao cliente, relacionamento com o cliente e experiência do cliente

À medida que a equipe da Veebikool cresceu de 5 para cerca de 20 pessoas, o Koalendar se tornou um suporte silencioso para o agendamento:

• Vendedores compartilham seus links para chamadas de descoberta e vendas
• Os mentores usam isso quando os alunos escolhem seu mentor e horário preferidos
• Líderes de programas e equipes de onboarding gerenciam seus horários sem caos de e-mails
• Reuniões internas de equipe são marcadas simplesmente compartilhando um link do Koalendar

Ele oferece a todos uma forma simples e compartilhada de se coordenar:

“Se temos diferentes cursos online, precisamos ter algum tipo de ponto de encontro. Aí alguém simplesmente diz: ‘Ah, é só usar meu link do Koalendar, encontrar um horário e marcar.’”

Alguns colegas de equipe dela costumam estourar o tempo das reuniões. Antes, isso significava perder os próximos compromissos e gerar estresse. Agora, eles contam com as configurações de intervalo e limite de agendamentos do Koalendar:

Ela também usa limites de reserva para controlar a capacidade:

“Eu só consigo atender dois clientes novos por mês… Eu tenho esse limite mensal e tenho esse calendário só para novos clientes… Isso me poupou tanto tempo, tanto estresse.”

Para a Veebikool e sua ampla comunidade na Estônia, o Koalendar não é apenas uma ferramenta de agendamento:é aquele raro produto que fala a língua deles, apoia seu crescimento e silenciosamente economiza horas de trabalho administrativo. Assim, podemse concentrar em ensinar e construir negócios.