Cómo Veebikool convirtió las barreras lingüísticas en más reservas gracias al programador de citas multilingüe de Koalendar

🕒 Tiempo ahorrado en tareas administrativas
Menos correos, mensajes y reprogramaciones gracias a las reservas de autoservicio, los márgenes de tiempo y los límites de reservas.

👥 Equipos que usan Koalendar
Vendedores, mentores, líderes de programas, personal de incorporación y equipos internos.

🏢 Tamaño de la empresa
Plataforma educativa en línea de rápido crecimiento con un equipo que recientemente pasó de 5 a 20 personas

📅 Años usando Koalendar
Casi 2 años en Veebikool (más de 3 años de uso diario por parte de su responsable de atención al cliente)

💬 Principal beneficio
“Como está en estonio, recibimos más reservas y simplemente se ve mucho mejor en nuestros sitios web.”

Veebikool es una plataforma en línea de Estonia creada para emprendedores que buscan habilidades prácticas y aplicables. Ofrecen cursos en línea y programas de estudio que ayudan a los dueños de negocios a crear sitios web y tiendas en línea, aprender marketing digital (Google Ads, Meta Ads) y hacer crecer sus empresas paso a paso.

Sus cursos son populares entre propietarios de pequeñas empresas y profesionales que prefieren aprender en estonio, a su propio ritmo y con indicaciones claras y prácticas.

Janika Mõru trabaja como Veebikoo jefa de atención al cliente, relaciones con los clientes y experiencia del cliente. Antes de eso, fue asistente virtual y consultora 1:1, así que ha vivido el caos de la programación desde todos los ángulos.

Antes de Koalendar, programar reuniones era un enredo de mensajes.

“Era por correo electrónico, seguro. Enviabas un email o un mensaje por Facebook Messenger o un DM de Instagram y era mucho de tipo ‘yo tengo estos tres horarios y yo tengo estos otros tres horarios y así sucesivamente’. Era molesto”. recordó Janika.

Para su propio trabajo de consultoría y para muchos de sus clientes, este era el estándar:

• Interminables idas y venidas para ponerse de acuerdo en una hora
• Reservas dispersas entre el correo electrónico, Facebook e Instagram
• Es fácil hacer reservas dobles o simplemente perder la noción de quién se reunía y cuándo

Además de eso, la mayoría de las herramientas de programación solo estaban disponibles en inglés, lo cual era un verdadero problema en Estonia.

«En Estonia, las personas que son un poco mayores que yo suelen hablar ruso y alemán. No hablan inglés. Así que no harían una reserva si está en inglés. Simplemente no lo harían», explicó Janika.

Vio que colegas en su campo de consultoría perdían clientes porque sus sistemas de reservas solo en inglés ahuyentaban a la gente. Algunos incluso abandonaron por completo los programadores de citas y trasladaron las reservas a Telegram.

Y desde una perspectiva de marca, tener un widget de reservas en inglés en un sitio web en estonio no se sentía adecuado:

Cuando se unió a Veebikool, las apuestas subieron.

La empresa gestiona:

• Cursos en línea y programas de estudio largos para emprendedores
• Formaciones específicas como Google Ads y Meta Ads para propietarios de negocios y empleados
• Programas de ventas y programas de mentoría con reuniones semanales

El equipo creció rápidamente de 5 a 20 personas, incluyendo:

• Varios vendedores
• Diez mentores
• Líderes de programa
• Incorporación de personal

Todos necesitaban formas para que los estudiantes y los clientes pudieran reservar:

• Llamadas de ventas
• Sesiones de incorporación
• Reuniones de mentoría «elige a tu mentor»
• Llamadas de coordinación interna

También necesitaban:

• Muchas páginas de reserva diferentes para distintos programas
• Una forma clara de ver quién venía de qué programa
• Una herramienta que funcionaba igual de bien para clientes solo estonios y para llamadas internacionales

En resumen: necesitaban un sistema de programación que hablara estonio, pudiera seguir el ritmo de una escuela en línea en rápido crecimiento y no generara más trabajo administrativo del que eliminaba.

Janika descubrió Koalendar por primera vez para sus propias sesiones 1:1, y de inmediato vio tanto una solución como una oportunidad.

“Mi primera reserva a través de Koalendar fue hace tres años y cuatro días. Así que lo he estado usando durante bastante tiempo. Y de hecho soy una gran, gran admiradora tuya…” mencionó Janika.

Como la mayoría de las herramientas ignoraban los mercados de idiomas pequeños, dio un paso audaz: escribió directamente al fundador de Koalendar y le preguntó si podía traducir el producto al estonio.

“Le escribí a Victor… y le pedí que me dejara traducirlo al estonio. Y aceptó… Pude traducirlo en 30 minutos, porque de verdad, de verdad quería que estuviera en estonio.”

Esa traducción lo cambió todo:

“Koalendar es el único sistema de reservas en estonio. El único. Porque Koalendar nos escuchó y lo hizo traducir.”

Janika Mõru

Responsable de atención al cliente, relaciones con clientes y experiencia del cliente

Una vez que Koalendar estuvo disponible en estonio:

• Sus propios clientes por fin podían reservar sin tener que lidiar con el inglés.
• Colegas que habían estado evitando los planificadores empezaron a usarlos.
• Se convirtió en la recomendación de referencia para consultores y proveedores de servicios de habla estonia.

En Veebikool, implantó Koalendar en toda la empresa.

“Todos los miembros de mi equipo usan Koalendar como sus páginas personales de reservas. Ahora hemos estado usando Koalendar para nuestro negocio durante casi dos años.”

Cada miembro del equipo tiene su propio enlace, sencillo y fácil de recordar en estonio:

“Cada persona tiene su propia página, lo que lo hace fácil; todos saben cuál tienen que usar.”

Estos enlaces se utilizan para reuniones internas del equipo, llamadas de ventas, sesiones de mentoría y para incorporar estudiantes a diferentes programas.

No tiene solo una página genérica. Tiene 12 páginas de reserva, cada una dedicada a una tarea o programa específico.

De ese modo, su calendario se llena automáticamente con el contexto que necesita, sin etiquetado manual.

Dependen en gran medida de las integraciones y de configuraciones inteligentes:

• Sincronización con Google Calendar para evitar solapamientos
• Zoom, Google Meet y hasta Teams para llamadas en línea
• Cambio de ubicación para que los clientes puedan cambiar ellos mismos de una sesión en la oficina a Zoom si se enferman: “Fue muy fácil para ellos simplemente ir y cambiar solo la ubicación… y se generó el enlace. Cuando llegué a la oficina, vi que tenía una reunión por Zoom, no presencial. Y fue muy fácil.”
• Stripe para algunas consultas (aunque la mayoría de los clientes estonios prefieren facturas y pagos bancarios)
• Webhooks para conectar Koalendar con automatizaciones

Para un cliente internacional, Koalendar resolvió serios problemas de confusión con las zonas horarias y los enlaces:

“Cometió el error de decir algo como ‘quedemos a las 10’, pero no aclaró si eran las 10 de su hora o de la de él… a veces en Google Calendar tenía el enlace de Zoom y también el enlace de Google Meet… así que era un gran lío. Entonces le recomendé Koalendar y ahora sé que lo usa… muchas llamadas internacionales se reservan usando Koalendar.”

Ese cliente también utiliza:

• Preguntas de reserva(unas 10 por formulario) para preparar
• Exportar a Excel como una especie de CRM ligero: “Ella descarga los informes y luego tiene llamadas semanales, y tiene un lugar donde pone todas las notas. Para ella es como un CRM.”

Veebikool integra Koalendar directamente en sus sitios web y páginas de cursos:

«Usamos mucho la versión incrustada para insertarla en nuestras páginas web», dijo Janika.

Su curso en línea más popular —un curso sobre sitios web en WordPress que ya se ha impartido más de 30 veces— remite con frecuencia a los estudiantes a Koalendar.

Lleva tres años recomendando Koalendar, y ahora esos estudiantes enseñan a otros:

“He recomendado a muchas personas que lo usen y ahora ellas se lo recomiendan a otros.”

El cambio no solo tiene que ver con la comodidad, sino con la conversión. Clientes que antes abandonaban un flujo de reserva en inglés ahora lo completan sin dificultad.

Y como las páginas de reserva coinciden con el idioma del sitio web, toda la experiencia resulta más confiable.

“Koalendar nos ayuda a ser una marca premium porque no es un caos. Está en nuestro idioma nativo. Puedes preguntar lo que quieras, puedes cambiar lo que quieras… se ve genial. Usar Koalendar en estonio ha dado como resultado más reservas y más clientes.”

Janika Mõru

Responsable de servicio al cliente, relaciones con clientes y experiencia del cliente

A medida que el equipo de Veebikool ha crecido de 5 a alrededor de 20 personas, Koalendar se ha convertido en un pilar silencioso para la programación de reuniones:

• Los vendedores comparten sus enlaces para llamadas de descubrimiento y ventas
• Los mentores lo usan cuando los estudiantes eligen a su mentor preferido y la hora
• Los responsables de los programas y el personal de incorporación gestionan sus plazas sin el caos del correo electrónico
• Las reuniones internas del equipo se reservan simplemente compartiendo un enlace de Koalendar

Ofrece a todos una forma compartida y sencilla de coordinarse:

“Si tenemos distintos cursos en línea, necesitamos algún tipo de punto de encuentro. Entonces alguien simplemente dice: ‘Ah, usa mi enlace de Koalendar, busca una hora y resérvala’.”

Algunos de sus compañeros de equipo tienden a excederse del tiempo. Antes, eso significaba perder las siguientes reuniones y mucho estrés. Ahora confían en los márgenes y los límites de reservas de Koalendar:

También utiliza límites de reservas para controlar la capacidad: “Solo puedo aceptar dos clientes nuevos al mes… Tengo este cupo mensual y tengo este calendario solo para clientes nuevos… Eso me ha ahorrado muchísimo tiempo y muchísimo estrés.”

Para Veebikool y su amplia comunidad estonia, Koalendar no es solo una herramienta de reservas: es ese raro producto que habla su idioma, impulsa su crecimiento y, de forma silenciosa, les ahorra horas de tareas administrativas para que puedan centrarse en enseñar y hacer crecer sus negocios.