Cómo un asesor financiero incorpora clientes de forma fluida con Koalendar

🕒 Horas ahorradas a la semana: ~2–3 horas/semana (gracias a la automatización y a menos seguimientos)

👥 Equipo que usa Koalendar: Consultor autónomo que realiza presentaciones y talleres de formación para aprendices

📅 Años usando Koalendar: 2,5 años

⭐ Beneficio principal: Menos idas y vueltas en los mensajes y una tasa de asistencia mucho más fiable: “Si 20 personas dicen que vienen… alrededor de 19 realmente vendrán.”

Hablamos con Raphael Krug, un asesor financiero autónomo que trabaja en la mayor empresa de consultoría financiera independiente de Alemania (Deutsche Vermögensberatung AG) especializada en créditos, seguros e inversiones. La organización para la que trabaja funciona como una gran red de asesores autónomos en Alemania, Suiza y Austria, con alrededor de 8 millones de clientes solo en Alemania, y la agencia de Raphael cuenta con más de 2.000 clientes.

Además del trabajo con clientes, Raphael también contrata y forma a nuevos miembros, lo que implica realizar presentaciones periódicas, procesos de incorporación y talleres semana tras semana.

El objetivo era sencillo: crear una “cadena de procesos” de incorporación de miembros de fiar en la que los candidatos interesados y los aprendices pudieranreservar sus propias sesiones de formaciónsin necesidad de una coordinación constante.

Pero el entorno de Microsoft del equipo hizo que eso fuera sorprendentemente difícil.

Porque utilizan una licencia especial de Microsoft vinculada a servidores alemanes para los datos de los clientes, eso limitaba lo que él podía hacer dentro del ecosistema de Microsoft. En la práctica, eso significaba:

• No podía crear el tipo de “salas” / calendarios paralelos que necesitaba (por ejemplo, varios horarios reservables).
• Se le limitó a una URL de correo electrónico / un calendario, lo que bloqueó la configuración que quería.
• Las reservas también estaban limitadas porque la gente solo podía reservar si su correo electrónico estaba registrado de antemano, lo que obligaba a hacer trabajo manual solo para permitir que alguien programara una cita.
• Los intentos de crear una cuenta de Microsoft y una licencia por separado se convirtieron en horas de callejones sin salida (“unas seis u ocho horas”) y el soporte no fue de ayuda.

Además, antes de Koalendar, incluso después de enviar las invitaciones, Raphael todavía tenía que perseguir las confirmaciones y lidiar con la incertidumbre de último minuto:

• “A veces venían 20 [personas], a veces 8.”
• Mucho seguimiento, lo que consume mucho tiempo, sobre todo porque todos están ocupados y trabajan por cuenta propia.

El resultado: demasiado trabajo administrativo, demasiados seguimientos y un proceso que no escalaba con las incorporaciones semanales.

Después de toparse con un muro con Microsoft, Raphael empezó a buscar alternativas en Google. Koalendar destacó como una opción sencilla para su caso de uso, especialmente porque funcionaba sin problemas con Google Calendar y no requería configuraciones complejas de correos electrónicos de “salas”.

Lo que más importaba era una programación sencilla y confiable. Como dice Raphael:

Probó Koalendar y rápidamente vio que encajaba con su flujo de trabajo, luego actualizó a Pro ese mismo día. La flexibilidad de precios también ayudó, porque necesitaba salas adicionales a veces, pero no siempre, y el modelo de Koalendar basado en asientos le pareció escalable.

Para mantener todo organizado, creó una Microsoft Sway page que funciona como un sencillo directorio de enlaces:

• Enlaces para presentaciones a clientes
• Enlaces para presentaciones de interés laboral
• Enlaces para sesiones de incorporación en varias etapas
• Algunos enlaces dirigen a las páginas de reserva de otros consultores, mientras que otros dirigen al flujo de programación compartido de Koalendar

Así que, en lugar de explicar su disponibilidad cada semana, simplemente comparten una sola página y la gente elige la ruta de reserva adecuada.

Una vez que Koalendar estuvo en funcionamiento, el mayor beneficio del día a día fue reducir al mínimo la interminable cadena de mensajes de “¿Vas a venir?”.

“Con Koalendar las reservas se han vuelto más vinculantes, porque la gente introduce sus datos y se compromete activamente. Además reciben recordatorios. Ahora, si 20 personas dicen que van a venir, alrededor de 19 realmente vienen.”

Raphael Krug

Experto financiero

Esa fiabilidad cambia la forma de planificar. Ahora puede abrir Koalendar en su teléfono y ver al instante:

• ¿Cuántas personas están reservadas para las presentaciones de la próxima semana?
• Qué talleres ya están completos
• Si tienen suficientes colegas asignados para dirigir las sesiones

Para Raphael, Koalendar se convirtió en la forma más sencilla de gestionar un flujo semanal de incorporación y presentaciones fiable:

✅ Un único enlace de reserva sencillo (a través de su página de Sway) para candidatos, personas en formación y presentaciones a clientes

✅ Muchas menos conversaciones de seguimiento para confirmar la asistencia

✅ Visibilidad semanal clara de todo lo que está reservado (talleres, presentaciones y capacidad) directamente desde su teléfono

✅ 2–3 horas ahorradas por semana gracias a la programación automatizada y a menos coordinación manual

✅ Mejor seguimiento del historial de talleres y de los KPI clave (asistencia, invitaciones y desempeño de los consultores)

Para Raphael, Koalendar transformó una rutina de programación desordenada y manual en un sistema repetible que funciona semana tras semana, sin las limitaciones de Microsoft, sin perseguir a la gente por correo electrónico y sin incertidumbre sobre la asistencia.

Con un sencillo conjunto de enlaces de reserva y una visibilidad clara de lo que viene, él y sus colegas pueden dedicar menos tiempo a coordinar la logística y más tiempo a realizar presentaciones, talleres y sesiones de formación de alto nivel.

¿Quieres simplificar la programación de la misma manera? Crea tu enlace de reservas con Koalendar y deja que el proceso se gestione solo.