Cómo Talk of the Town Speech Therapy simplificó la programación de citas para terapeutas y familias

🕒 Resultados medibles:

• ~5 horas al mes (aproximadamente 1 hora/semana) en programar y reprogramar
• Reprogramación más fácil para familias
• Visibilidad clara a través de los calendarios de los terapeutas

👩‍⚕️ Tamaño del equipo: 4 terapeutas a tiempo completo, 1 terapeuta a tiempo parcial, 1 asistente administrativo

📅 Caso de uso: Sesiones de terapia, consultas, reprogramación de citas

📍 Ubicación: Estados Unidos

⭐Principal beneficio: “Hace que la programación de citas sea mucho más fácil para todos.”

Talk of the Town es una clínica de terapia del habla que apoya a niños desde la primera infancia hasta la juventud. Sus terapeutas trabajan con una amplia gama de necesidades, desde trastornos de los sonidos del habla hasta autismo y terapia de alimentación.

Cada terapeuta mantiene un horario semanal constante, atendiendo a clientes en días y horarios recurrentes. Las familias suelen asistir a las sesiones semanalmente, y la flexibilidad es clave cuando los horarios escolares, citas o eventos de la vida requieren cambios.

Como explicó Shaina Rotstein, propietaria de Talk of the Town Speech:

“Vemos a los niños semanalmente, y cada uno tiene un horario establecido. Pero a veces los padres necesitan cambiar una sesión, y es ahí donde la programación puede complicarse.”

Antes de Koalendar, los cambios en la programación significaban el mismo bucle frustrante:

• Un padre pregunta, “¿Cuándo estás disponible?”
• El propietario (o equipo) verifica manualmente los calendarios y escribe las opciones
• La disponibilidad cambia... por lo que la lista debe actualizarse de nuevo
• Más correos electrónicos, más idas y venidas, más tiempo perdido

Uno de los mayores desafíos fue gestionar múltiples calendarios.

“Tengo calendarios para cada uno de mis empleados,” explicó Shaina. “Con otras herramientas, no podía configurarlo de la manera que necesitaba.”

Y en una práctica terapéutica,las sesiones perdidas no solo crean vacíos, sino que pueden significar ingresos perdidos. Como dijo Shaina, las cancelaciones son inevitables, así que facilitar la reserva de una sesión de recuperación es importante:

“Alguien preguntaba ¿cuándo estás disponible? Y yo tenía que mirar mi agenda y enumerar todos los horarios... y luego si algo ya no estaba libre, tenía que decirles, oh, esto ya no está disponible.”

Koalendar se convirtió en la mejor opción porque ofrecía la flexibilidad que la clínica necesitaba, sin la interfaz complicada o el mayor costo de otras herramientas.

“Probé un par de otros programas y plataformas. Algunos de ellos eran gratuitos y funcionaban bien, pero no me ofrecían la misma flexibilidad.” dijo Shaina.

• Reserva integrada en el sitio web

Los padres pueden reservar directamente sin necesidad de correos electrónicos de ida y vuelta, directamente desde el sitio web

• Varios enlaces de reserva
  • Un enlace para consultas iniciales gratuitas: “Tengo [un] enlace en el sitio web para una consulta gratuita y eso consiste en una llamada telefónica de 15 minutos solo conmigo.”
  • Uno para las sesiones de terapia si los padres necesitan reprogramar: Después de la admisión inicial, las familias reciben un horario semanal recurrente (ejemplo: martes y jueves a las 3:00). Viene con un enlace para reprogramar, en caso de que necesiten modificar las fechas y horas.
  • Uno para proyecto comunitarios: También crearon un tercer enlace de reserva para sesiones gratuitas, facilitando que las familias reserven un lugar sin necesidad de coordinación del personal.
• Sincronización de calendario
  • Cada terapeuta tiene su propio calendario bajo la cuenta del propietario
  • La disponibilidad se sincroniza automáticamente con Google Calendar
  • Si algo está reservado en otro lugar, se bloquea automáticamente

“Koalendar simplemente se sincroniza con Google y es muy fácil. Me encanta cómo es en tiempo real, si programo algo en mi calendario, lo bloquea para Koalendar.”

Shaina Rotstein

Propietario y Patólogo del Habla y Lenguaje

• Autogestión de horarios para familias
  • Los padres pueden solicitar nuevos horarios cuando los itinerarios cambien directamente desde el enlace de reserva que se les proporciona
  • Reciben confirmaciones y recordatorios automáticamente

El equipo también utiliza:

• Tiempos de descanso entre sesiones
• Reglas de disponibilidad personalizadas
• Límites de reserva para tipos específicos de citas
• Visibilidad de las reservas pasadas

Con Koalendar para terapeutas en funcionamiento, la programación de citas ya no depende de que alguien coordine manualmente cada cambio. Las familias pueden ver qué está disponible y solicitar un nuevo horario, luego hacer un seguimiento para confirmar lo que cancelaron y lo que reservaron.

“A todos les encanta usarlo... tanto las familias como los empleados dicen que hace todo más fácil. Es simple y funciona.”

Shaina Rotstein

Propietario y Patólogo del Habla y Lenguaje

Y aunque el ahorro de tiempo no es el mismo cada semana, la dueña estima que Koalendar ahorra alrededor de ~5 horas al mes de trabajo de programación de citas que de otro modo haría manualmente.

Para el Talk of the Town Speech Therapy, Koalendar se convirtió en una parte central de las operaciones diarias:

✅ Menos correos electrónicos y menos coordinación manual

✅ Replanificación fácil para familias

✅ Visibilidad clara en los calendarios de los terapeutas

✅ Una experiencia más fluida tanto para el personal como para los padres

Con Koalendar, esta clínica de terapia del habla reemplazó los correos electrónicos de programación que consumían mucho tiempo con un sistema simple y confiable que las familias realmente disfrutan usar.

Desde consultas gratuitas hasta maquillajes terapéuticos, un enlace de reserva (sincronizado en tiempo real con Google Calendar) facilita que los padres encuentren el momento adecuado sin que el personal tenga que estar constantemente comprobando la disponibilidad, enviando opciones y ajustando cuando los calendarios cambian.

Como resultado, el equipo puede mantenerse enfocado en lo que más importa: apoyar a los niños y sus familias.