Cómo Lubbock ISD agiliza la programación de citas de RR.HH. y ahorra horas cada semana

• 🕒 Horas ahorradas semanalmente: Los equipos de RR.HH. y formación ahorran varias horas por semana en tareas de programación de horarios
• 👥 Departamentos que utilizan Koalendar: Recursos Humanos, Formación de Sustitutos, Aprendizaje Digital
• 🏫 Campus gestionados: más de 50 en Lubbock, Texas
• 📅 Años utilizando Koalendar: 5+
• ⭐ Principal beneficio: “Reduce gran parte de la carga de trabajo de RR. HH.”

El Distrito Escolar Independiente de Lubbock (Lubbock ISD) atiende a más de 24.000 estudiantes en más de 50 campus en Lubbock, Texas. Con cientos de miembros del personal, sustitutos y nuevas contrataciones uniéndose a lo largo del año, la coordinación es esencial para un funcionamiento eficiente.

Ahí es donde entra en juego Cary Fulgham, coordinadora de aprendizaje digital del distrito. Ella forma al personal en materia de software y hardware, presta apoyo al programa deportivo y ayuda a los departamentos a integrar nuevas herramientas tecnológicas. "Básicamente, mi función principal es enseñar a otras personas a utilizar las cosas", afirma Cary.

Cada semana, el departamento de Recursos Humanos necesita coordinar citas para la entrega de credenciales y sesiones de incorporación para los nuevos empleados así como horarios de formación para los sustitutos.

Sin una herramienta centralizada de programación, el proceso significaba cadenas interminables de correos electrónicos, mensajes perdidos y tiempo desperdiciado.

No solo consumía mucho tiempo; también suponía una carga pesada para el personal de RR.HH. que ya estaba manejando docenas de tareas administrativas. El distrito necesitaba una solución que fuera sencilla, económica y fácil de usar para todos.

Cary presentó Koalendar para facilitar la programación de horarios en los distritos escolares.

"Koalendar es simplemente mucho más fácil que estar enviando correos electrónicos de un lado a otro—'¿Puedes reunirte?' 'Claro, ¿qué día?'—y luego volver a enviar horarios de un lado a otro."

Cary Fulgham

Gerente de Aprendizaje Digital en Lubbock ISD

"Nuestro departamento de RR.HH. lo utiliza para todos nuestros nuevos empleados para programar las citas de recogida de credenciales cuando se unen. También lo estamos usando para que los sustitutos programen sus formaciones." explica Cary.

Debido a que los presupuestos de las escuelas públicas son limitados, Cary administra la cuenta de Koalendar y crea múltiples páginas de reserva, para las citas de credenciales, formación de sustitutos y reuniones personales. "El presupuesto es básicamente cero," dijo entre risas. "Koalendar nos permite hacer todo lo que necesitamos, incluso sin gastos adicionales."

Cary destaca las siguientes características de Koalendar como las principales:

• Sincronización automática con Google Calendar para verificar la disponibilidad y evitar solapamientos
• Confirmaciones y recordatorios personalizados para que nadie pierda una cita
• Múltiples opciones de notificación para mantener al departamento de RR.HH. informado al instante
• Enlaces con mapa a la ubicación de la reunión

Con Koalendar, la programación entre departamentos es ahora más rápida, sencilla y de fiar. Los beneficios clave para Lubbock ISD son claros:

✅ RR. HH. se ahorra horas cada semana en la coordinación manual

✅ Los nuevos empleados programan citas sin necesidad de intercambiar correos electrónicos

✅ Los sustitutos reciben recordatorios automáticos para su formación

✅ Los enlaces con mapas guían al personal directamente al campus correcto

"Esto alivia en gran medida la carga de trabajo de RR. HH. Ofrece a nuestros nuevos empleados y sustitutos una manera de programar citas cuándo están disponibles, y los hace más responsables porque reciben recordatorios."

Cary Fulgham

Gerente de Aprendizaje Digital en Lubbock ISD

Después de más de cinco años usando Koalendar, Cary dice que la plataforma sigue mejorando.

Mientras que Koalendar se ha convertido en una parte esencial de la vida cotidiana en Lubbock ISD, Cary cree que sus beneficios van mucho más allá de las escuelas.

“Definitivamente para la educación, pero también puede ser excelente para oficinas u hospitales. Mi mamá es secretaria en un hospital y podría usarlo perfectamente para programar verificaciones de licencias con las enfermeras.” concluye Cary.

Koalendar ha ayudado al Lubbock ISD a eliminar el desorden en la programación de citas, reducir el estrés del departamento de RR.HH. y brindar a cada miembro del personal una experiencia más fluida—todo con un simple enlace de reserva.