Wie Lubbock ISD die Personalplanung optimiert und jede Woche Stunden einspart

• 🕒 Wöchentlich eingesparte Stunden: Personal- und Schulungsteams sparen jede Woche mehrere Stunden bei der Terminplanung
• 👥 Abteilungen, die Koalendar verwenden: Personalwesen, Vertretungsschulungen, Digitales Lernen
• 🏫 Verwaltete Standorte: über 50 in Lubbock, Texas
• 📅 Nutzungsdauer von Koalendar: +5 Jahre
• ⭐ Größter Vorteil: „Es nimmt der Personalabteilung eine Menge Arbeit ab.“

Lubbock Independent School District (Lubbock ISD) betreut mehr als 24.000 Schüler an über 50 Standorten in Lubbock, Texas. Mit Hunderten von Mitarbeitern, Vertretungskräften und Neueinstellungen im Laufe des Jahres ist Koordination der Schlüssel, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Da kommt Cary Fulgham ins Spiel, die Koordinatorin für digitales Lernen des Bezirks. Sie schult das Personal in Software und Hardware, unterstützt das Sportprogramm und hilft den Abteilungen, neue Technologiewerkzeuge zu integrieren. „Im Grunde besteht meine Hauptaufgabe darin, anderen beizubringen, wie man Dinge benutzt“, sagt Cary.

Jede Woche muss die Personalabteilung Ausweistermine und Onboarding-Sitzungen für neue Mitarbeiter sowie Schulungstermine für Vertretungen koordinieren.

Ohne ein zentrales Planungstool führte der Prozess zu unzähligen E-Mail-Ketten, verpassten Nachrichten und verschwendeter Zeit.

Es war nicht nur zeitaufwendig, sondern belastete auch die Personalabteilung stark, die ohnehin schon dutzende Verwaltungsaufgaben zu bewältigen hatte. Der Bezirk brauchte eine Lösung, die einfach, erschwinglich und für alle leicht zu nutzen war.

Cary führte Koalendar ein, um die Terminplanung in allen Schulbezirken zu vereinfachen.

"Koalendar zu nutzen ist einfacher, als ständig E-Mails hin und her zu schicken – ‚Hast du Zeit?‘ ‚Klar, welcher Tag passt dir am besten?‘ – und dann wieder Zeiten hin und her zu senden."

Cary Fulgham

Manager für digitales Lernen bei Lubbock ISD

„Unsere Personalabteilung nutzt es für alle unsere neuen Mitarbeiter, um Termine für die Ausweiserstellung zu vereinbaren. Wir verwenden es außerdem für Vertretungskräfte, um ihre Schulungen zu planen.", erklärt Cary.

Da die Budgets öffentlicher Schulen knapp sind, verwaltet Cary das Koalendar-Konto und erstellt mehrere Buchungsseiten – für Ausweistermine, Vertretungsschulungen und persönliche Treffen. „Das Budget ist im Grunde null“, sagt sie lachend. „Mit Koalendar können wir alles machen, was wir brauchen, selbst ohne zusätzliche Ausgaben.“

Cary hebt die folgenden Funktionen von Koalendar hervor:

• Automatische Google-Kalender-Synchronisierung, um Verfügbarkeit zu prüfen und Überschneidungen zu vermeiden
• Individuelle Bestätigungen und Erinnerungen, damit niemand einen Termin verpasst
• Mehrere Benachrichtigungsoptionen, damit HR sofort im Bilde ist
• Kartenlinks zum Treffpunkt

Mit Koalendar ist die Terminplanung zwischen den Abteilungen jetzt schneller, einfacher und zuverlässiger. Die wichtigsten Vorteile für Lubbock ISD sind klar:

✅ Das HR-Team spart jede Woche stundenlange manuelle Abstimmung

✅ Neue Mitarbeiter vereinbaren Termine ohne lästiges E-Mail-Pingong

✅ Vertretungskräfte erhalten automatische Erinnerungen an Schulungen

✅ Kartenlinks führen das Personal direkt zum richtigen Campus

„Es nimmt der Personalabteilung eine Menge Arbeit ab. Es gibt unseren neuen Mitarbeitenden und Vertretungskräften die Möglichkeit, ihre Verfügbarkeit selbst zu planen – und es macht sie verantwortungsbewusster, weil sie Erinnerungen erhalten.“

Cary Fulgham

Manager für digitales Lernen im Schulbezirk Lubbock (Lubbock ISD)

Nach mehr als fünf Jahren Nutzung von Koalendar sagt Cary, dass die Plattform sich ständig verbessert.

Während Koalendar zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Alltags im Lubbock ISD geworden ist, ist Cary überzeugt, dass seine Funktionen nicht nur für Schulen nützlich sind.

„Auf jeden Fall für den Bildungsbereich – aber ich kann es mir auch sehr gut in Büros oder Krankenhäusern vorstellen. Meine Mutter ist Sekretärin in einem Krankenhaus, und sie könnte es super nutzen, um Lizenzprüfungen mit den Pflegekräften zu planen“, sagt Cary.

Koalendar hat dem Schulbezirk Lubbock ISD geholfen, das Terminplanungs‑Chaos zu beseitigen, den Stress in der Personalabteilung zu reduzieren und jedem Mitarbeiter ein reibungsloseres Erlebnis zu bieten – und das alles mit nur einem einfachen Buchungslink.