Cómo Muhlenberg College duplicó las visitas de estudiantes con Koalendar

• 🕒 Resultados medibles: Se ahorran más de 12 horas por persona a la semana y se ha duplicado el número de reservas recibidas
• 👥 Departamentos que usan Koalendar: Departamento de Teatro y Danza
• 🏫 Personal gestionado: 20+
• 📅 Años usando Koalendar: 3
• ⭐ Principal beneficio: "Saber que estamos dando a los estudiantes la posibilidad de programar sus propias citas y que pueden confiar en la automatización realmente me hace sentir muy bien."

Muhlenberg College es una Universidad de artes liberales, altamente selectiva, ubicada en Allentown, Pensilvania. Con aproximadamente 2.000 estudiantes, la Universidad está dedicada a formar ciudadanos creativos, compasivos y colaborativos a través de las artes, las humanidades, las ciencias naturales y sociales, y programas profesionales.

“Hemos duplicado nuestras tasas de asistencia y el número de reservas, reducido el tiempo que dedicábamos a la programación en unas 12 horas por persona a la semana, y todo está completamente personalizado con los colores y el logotipo de nuestra escuela.“

Alessandra Fanelli

Gestor de programas en el Muhlenberg College

A continuación, presentamos una sesión de preguntas y respuestas que tuvimos con Alessandra, gestora de programas en Muhlenberg College, para conocer más sobre su experiencia con Koalendar.

¿Puedes decirme qué haces y dónde trabajas?

«Trabajo como gerente en el Departamento de Teatro y Danza de Muhlenberg College, donde tenemos un equipo de unas 20 personas.»

¿Qué desafíos enfrentabas antes de empezar a usar un software de programación de horarios?

“Reservamos una gran cantidad de citas para recorridos por el departamento y audiciones para admisiones. Teníamos problemas con el tiempo que nos llevaba programar manualmente estas reuniones, enviar recordatorios y lidiar con cuestiones como las reservas duplicadas.”

¿Por qué decidiste usar Koalendar y no otra opción?

“Estábamos familiarizados con Calendly y algunas otras herramientas, pero realmente queríamos algo con una opción de personalización de la marca y un diseño limpio. Con Koalendar, pudimos subir nuestro logo y cambiar la interfaz para que coincidiera con los colores de nuestra escuela. También resultó más fácil de usar que las otras opciones a la hora de coordinar a varios miembros del personal y sus calendarios. El precio también tenía más sentido para nosotros.”

¿Cómo era la configuración? ¿Y llegaste a integrar algún otro software con Koalendar?

“Muy fácil. En cuanto inicié sesión, ya tenía varios calendarios para los diferentes eventos del departamento, de producción y administrativos. Zoom también fue una integración sencilla. En cuanto alguien reservaba, tenía la opción de elegir Zoom o presencial. Así que fue bastante fluido. Aparecía automáticamente en el calendario de Google. Todo fue excelente.”

¿Qué función es la que más le gusta a tu departamento?

“El simple hecho de que aparezca automáticamente en Google Calendar es enorme. Así es como trabajamos y nos aseguramos de que todos asistan a sus citas. Además, poder exportar las reservas a Google Sheets ha sido una bendición, porque así es como registramos todos nuestros datos.”

¿Notaste algún resultado medible después de empezar a usar Koalendar?

"Prácticamente hemos duplicado el número de visitas. Antes era un proceso muy manual, con emails de una lado a otro, y ahora les damos a los estudiantes la autonomía para entrar y reservar por sí mismos. Llenamos por completo todos los turnos para el semestre de primavera, lo cual fue muy emocionante. Los recordatorios también han ayudado mucho. Hemos visto aproximadamente un aumento del 50 % en la asistencia como resultado de eso.”

¿Hubo otros resultados que notaras?

“Además, estamos ahorrando unas 12 horas por miembro del personal cada semana, lo que es increíble. Antes tardábamos días en programar una reunión, con todo el ir y venir y asegurarnos de que los estudiantes tuvieran organizados todos los materiales que debían presentar. Ahora todo está automatizado.”

¿Cuál ha sido el beneficio más significativo para tu escuela y tu departamento?

“Saber que estamos dando a los estudiantes la posibilidad de programar sus propias citas, y que puedan confiar en la automatización, realmente me hace sentir muy bien. La primera comunicación o impresión es crucial. Usar Koalendar es fácil, ágil y garantiza que los estudiantes van a ser bien atendidos. Es algo que realmente ha impulsado la eficiencia y la satisfacción de los estudiantes.”

¿Qué consejo le darías a una escuela o departamento que se encuentre en una situación similar a la tuya?

“Siempre intento optimizar los flujos de trabajo y mejorar las operaciones, y creo que la automatización es el camino a seguir. Es decir, trabajar de forma más inteligente, no más duro. Nuestro objetivo era reducir los errores manuales y el tiempo dedicado a la programación. Si buscas hacer algo similar — definitivamente recomendaría Koalendar.”

Alessandra Fanelli

Gerente de Programa en Muhlenberg College

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