Resultados resumidos
- 🕒 Resultados mensuráveis: 12+ horas por pessoa por semana economizadas, número de reservas recebidas dobrado
- 👥 Departamentos que usam Koalendar: Departamento de Teatro e Dança
- 🏫 Equipe gerenciada: 20+
- 📅 Anos usando Koalendar: 3
- ⭐ Maior benefício: "Saber que estamos dando aos alunos autonomia para agendar por conta própria, e que eles podem confiar na automação. Isso realmente me faz sentir muito bem."
O Muhlenberg College é uma faculdade de artes liberais altamente seletiva, com cursos de quatro anos, localizada em Allentown, Pensilvânia. Com uma graduação de aproximadamente 2.000 estudantes, a instituição é dedicada a formar cidadãos criativos, compassivos e colaborativos por meio das artes, humanidades, ciências naturais e sociais e programas profissionais.
“Nós dobramos nossas taxas de presença e o número de agendamentos, reduzimos o tempo que gastávamos com programação em cerca de 12 horas por pessoa, por semana, e tudo é totalmente personalizado com as cores e o logo da nossa escola.“
Alessandra Fanelli
Gerente de Programas no Muhlenberg College
A seguir, veja uma sessão de perguntas e respostas que tivemos com Alessandra, gerente de programas no Muhlenberg College, sabendo mais sobre a experiência dela com o Koalendar.
Você pode me dizer o que você faz e onde trabalha?
“Trabalho como gerente no Departamento de Teatro e Dança do Muhlenberg College, onde temos uma equipe de cerca de 20 pessoas.”
Quais desafios você enfrentava antes de começar a usar um software de agendamento para instituições de ensino?
“Nós agendamos um grande volume de visitas guiadas ao departamento e audições para admissões. Estávamos tendo problemas com o tempo que levava para marcar essas reuniões manualmente, enviar lembretes e lidar com questões como agendamentos duplos.”
Por que você decidiu usar o Koalendar para o agendamento de visitas estudantis, e não outra opção?
“Nós conhecíamos o Calendly e algumas outras ferramentas, mas queríamos mesmo algo com uma opção de branding personalizado e um visual limpo. Com o Koalendar, pudemos enviar nosso logo e alterar a interface para combinar com as cores da nossa escola. Ele também funcionou de forma mais simples do que as outras opções na hora de coordenar vários membros da equipe e calendários. O preço também fez mais sentido para nós."
Como foi a configuração do sistema de agendamento para universidades? E você integrou algum outro software ao Koalendar?
“Muito fácil. Assim que fiz login, já tinha vários calendários para os diferentes eventos do departamento, de produção e administrativos. O Zoom também foi uma integração simples. Assim que alguém fazia uma reserva, tinha a opção de escolher entre Zoom ou presencial." “Então foi tudo bem tranquilo.”“Aparecia automaticamente no Google Agenda. Foi tudo ótimo.”
Qual recurso do software para visitas ao campus o seu departamento mais gosta?
“Só o fato de ele aparecer automaticamente no Google Calendar já é incrível. É assim que a gente trabalha e garante que todo mundo compareça aos compromissos. Além disso, poder exportar as reservas para o Google Sheets tem sido uma bênção, porque é assim que acompanhamos todos os nossos dados.”
Você percebeu algum resultado mensurável depois que começou a usar o Koalendar como agenda online para instituições de ensino?
“Então, nós praticamente dobramos o número de visitas. Antes era um processo muito manual, de vai e vem, e agora estamos dando mais autonomia aos estudantes, permitindo que eles mesmos entrem no sistema e façam suas reservas. Preenchemos completamente todos os horários do semestre da primavera, o que foi muito empolgante. Os lembretes também ajudaram bastante. Observamos cerca de 50% de aumento na presença como resultado.”
Houve algum outro resultado que você percebeu?
“Também estamos economizando cerca de 12 horas por membro da equipe por semana, o que é incrível. Antes levava dias para marcar uma reunião, com todo o vai e vem e garantindo que os alunos estivessem organizados com todos os materiais que precisavam enviar. Agora, com o agendamento de tours universitários online, tudo é automatizado.”
Qual foi o benefício mais significativo para a sua escola e o seu departamento?
“Saber que estamos dando aos alunos autonomia para agendar por conta própria, e que eles podem confiar na automação, realmente é essencial. A primeira comunicação ou impressão é crucial. Usar o Koalendar é fácil, simples e garante que os alunos serão bem atendidos. É algo que realmente aumentou a eficiência e a satisfação dos alunos.”
Que conselho você daria a uma escola ou departamento em uma situação semelhante à sua?
“Estou sempre tentando otimizar fluxos de trabalho e melhorar as operações, e acho que a automação é o caminho. Quero dizer, é trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. Nosso objetivo era reduzir erros manuais e o tempo gasto com agendamentos. Se você está querendo fazer algo parecido — eu com certeza recomendaria o Koalendar.”
Alessandra Fanelli
Gerente de Programas na Muhlenberg College
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