Wie das Muhlenberg College mit Koalendar doppelt so viele Studenten erreichte

• 🕒 Messbare Ergebnisse: Über 12 Stunden pro Person und Woche eingespart, doppelte Anzahl an eingegangenen Buchungen
• 👥 Fachbereiche, die Koalendar verwenden: Fachbereich Theater und Tanz
• 🏫 Verwaltetes Personal: Über 20
• 📅 Nutzungsdauer von Koalendar: 3 Jahre
• ⭐ Größter Vorteil: „Zu wissen, dass wir Studenten dazu befähigen, ihre Termine selbst zu planen und dass sie der Automatisierung vertrauen können – das fühlt sich für mich wirklich großartig an.“

Muhlenberg College ist eine sehr selektive, vierjährige Hochschule für freie Künste in Allentown, Pennsylvania. Mit einer Zahl von rund 2.000 Studenten im Grundstudium widmet sich das College der Ausbildung kreativer, mitfühlender und kooperationsfähiger Bürger durch Studiengänge in den Künsten, Geistes-, Natur- und Sozialwissenschaften sowie in berufspraktischen Programmen.

„Wir haben unsere Teilnahmequoten und die Anzahl der Buchungen verdoppelt, die Zeit, die wir für die Planung aufwenden, um etwa 12 Stunden pro Person und Woche reduziert, und alles ist vollständig mit den Farben und dem Logo unserer Schule individualisiert.“

Alessandra Fanelli

Programmmanager an der Muhlenberg College

Im Folgenden finden Sie ein Frage-und-Antwort-Gespräch, das wir mit Alessandra, Programmmanagerin am Muhlenberg College, geführt haben, um mehr über ihre Erfahrungen mit Koalendar.

Was machen und wo arbeiten Sie?

„Ich arbeite als Manager in der Theater- und Tanzabteilung am Muhlenberg College, wo wir etwa 20 Mitarbeiter haben.“

Mit welchen Herausforderungen waren Sie konfrontiert, bevor Sie begonnen haben, eine Planungssoftware zu verwenden?

„Wir buchen eine große Anzahl von Terminen für Fachbereichsführungen und Aufnahmeprüfungen. Wir hatten Probleme mit dem Zeitaufwand, den das manuelle Buchen dieser Termine, das Versenden von Erinnerungen und der Umgang mit Problemen wie Doppelbuchungen verursachten.“

Warum haben Sie sich für Koalendar und nicht für ein anderes Tool entschieden?

„Wir kannten Calendly und einige andere Tools, aber wir wollten wirklich etwas mit einer Option für personalisiertes Branding und einem klaren, aufgeräumten Design. Mit Koalendar konnten wir unser Logo hochladen und die Oberfläche so anpassen, dass sie zu den Farben unserer Schule passt. Außerdem funktionierte es einfacher als die anderen Optionen, wenn es darum ging, mehrere Mitarbeiter und Kalender zu koordinieren. Der Preis ergab für uns ebenfalls mehr Sinn.“

Wie war die Einrichtung? Und haben Sie Koalendar mit anderer Software integriert?

„Sehr einfach. Sobald ich mich eingeloggt hatte, standen mir mehrere Kalender für die verschiedenen Abteilungs‑, Produktions‑ und Verwaltungstermine zur Verfügung. Zoom ließ sich ebenfalls leicht integrieren. Sobald jemand gebucht hatte, konnte er zwischen einem Zoom‑Termin oder einem persönlichen Treffen wählen.Es war also ziemlich nahtlos.Es erschien automatisch im Google Kalender. Einfach großartig.“

Welche ist die Lieblingsfunktion Ihrer Abteilung?

„Allein die Tatsache, dass es automatisch in Google Kalender erscheint, ist enorm wichtig. So arbeiten wir und stellen sicher, dass alle zu ihren Terminen erscheinen. Außerdem ist die Möglichkeit, die Buchungen nach Google Sheets zu exportieren ein wahrer Segen, weil wir auf diese Weise all unsere Daten nachverfolgen.“

Haben Sie nach Beginn der Nutzung von Koalendar messbare Ergebnisse verzeichnen können?

„Wir haben die Anzahl der Besuche praktisch verdoppelt. Früher war es ein sehr manueller Hin-und-her-Prozess, und jetzt stärken wir die Studenten, indem wir ihnen die Autonomie geben, sich selbst einzuloggen und Termine zu buchen. Wir haben alle Slots für das Frühjahrssemester komplett ausgebucht, was sehr spannend war. Die Erinnerungen haben ebenfalls sehr geholfen. Wir haben etwa einen Anstieg der Anwesenheit um etwa 50 % gesehen.“

Sind Ihnen noch andere Ergebnisse aufgefallen?

„Wir sparen außerdem pro Mitarbeiter etwa 12 Stunden pro Woche – was großartig ist. Früher hat es Tage gedauert, ein Meeting zu buchen, mit all dem Hin und Her und der Sicherstellung, dass die Studenten alle Unterlagen organisiert hatten, die sie einreichen mussten. Jetzt ist alles automatisiert.“

Was war der bedeutendste Vorteil für Ihre Schule und Ihre Abteilung?

„Zu wissen, dass wir Studenten dazu befähigen, ihre Termine selbst zu planen und dass sie der Automatisierung vertrauen können – das gibt mir wirklich ein großartiges Gefühl. Das erste Gespräch oder der erste Eindruck ist entscheidend. Koalendar zu nutzen ist einfach, effizient und stellt sicher, dass sich um die Studierenden gekümmert wird. Es ist etwas, das die Effizienz und die Zufriedenheit der Studierenden wirklich gesteigert hat.“

Welchen Rat würden Sie einer Schule oder einem Fachbereich geben, der sich in einer ähnlichen Situation befindet wie Sie?

„Ich versuche ständig, Arbeitsabläufe zu optimieren und Prozesse zu verbessern, und ich denke, Automatisierung ist der richtige Weg. Man sollte eben smarter arbeiten, nicht härter. Unser Ziel war es, manuelle Fehler und den Zeitaufwand für die Terminplanung zu reduzieren. Wenn Sie etwas Ähnliches vorhaben – würde ich Koalendar auf jeden Fall empfehlen.”

Alessandra Fanelli

Programmmanager an der Muhlenberg College

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