Comment le Muhlenberg College a doublé les visites d’étudiants grâce à Koalendar

• 🕒 Résultats mesurables : Plus de 12 heures par personne et par semaine économisées, nombre de réservations reçues doublé
• 👥 Départements utilisant Koalendar : Département de théâtre et de danse
• 🏫 Personnel encadré : 20+
• 📅 Années d’utilisation de Koalendar : 3
• ⭐ Principal avantage : « Savoir que nous donnons aux étudiants les moyens de planifier eux-mêmes leurs rendez-vous, et qu’ils peuvent faire confiance à l’automatisation — ça me fait vraiment plaisir. »

Muhlenberg College est un établissement d’arts libéraux très sélectif, proposant un cursus de quatre ans à Allentown, en Pennsylvanie. Avec environ 2 000 étudiants de premier cycle, le collège s’emploie à former des citoyens créatifs, bienveillants et capables de collaborer, à travers les arts, les sciences humaines, les sciences naturelles et sociales, ainsi que des programmes professionnels.

“Nous avons doublé nos taux de présence et le nombre de réservations, réduit le temps passé à planifier d’environ 12 heures par personne et par semaine, et tout est entièrement personnalisé avec les couleurs et le logo de notre école.”

Alessandra Fanelli

Responsable de programme au Muhlenberg College

Voici une séance de questions-réponses que nous avons eue avec Alessandra, responsable de programme au Muhlenberg College, pour en savoir plus sur son expérience avec Koalendar.

Peux-tu me dire ce que tu fais et où tu travailles ?

« Je travaille comme responsable au département de théâtre et de danse du Muhlenberg College, où nous avons une équipe d’environ 20 personnes. »

Quels défis rencontriez-vous avant de commencer à utiliser un logiciel de planification ?

« Nous enregistrons un grand nombre de rendez-vous pour des visites de département et des auditions dans le cadre des admissions. Nous avions des problèmes avec le temps que cela prenait de planifier manuellement ces rendez-vous, d’envoyer des rappels et de gérer des problèmes comme les doubles réservations. »

Pourquoi avez-vous décidé d’utiliser Koalendar et pas une autre solution ?

« Nous connaissions Calendly et quelques autres outils, mais nous voulions vraiment quelque chose avec une option de personnalisation de la marque et un design épuré. Avec Koalendar, nous avons pu téléverser notre logo et modifier l’interface pour l’adapter aux couleurs de notre établissement. C’était aussi plus simple à utiliser que les autres options lorsqu’il s’agissait de coordonner plusieurs membres du personnel et plusieurs calendriers. Le tarif nous paraissait également plus logique. »

Comment s’est passé le paramétrage ? Et avez-vous intégré d’autres logiciels avec Koalendar ?

« Très simple. Dès que je me suis connecté, j’avais plusieurs calendriers pour les différents événements du service, de la production et de l’administration. Zoom s’est aussi intégré très facilement. Dès que quelqu’un réservait, il avait la possibilité de choisir entre Zoom ou une rencontre en personne. Donc c’était vraiment fluide. Ça apparaissait automatiquement dans le calendrier Google. Tout était parfait. »

Quelle fonctionnalité votre service apprécie-t-il le plus ?

« Rien que le fait que cela apparaisse automatiquement dans Google Calendar, c’est énorme. C’est comme ça que nous fonctionnons et que nous nous assurons que tout le monde se présente à ses rendez-vous. De plus, le fait de pouvoir exporter les réservations vers Google Sheets a été une véritable bénédiction, car c’est comme ça que nous suivons toutes nos données. »

Avez-vous constaté des résultats mesurables après avoir commencé à utiliser Koalendar ?

« Donc, nous avons à peu près doublé le nombre de visites. Avant, c’était un processus très manuel, avec beaucoup d’allers-retours, et maintenant nous donnons plus de pouvoir aux étudiants en leur offrant l’autonomie de se connecter et de réserver eux‑mêmes. Nous avons complètement rempli tous les créneaux pour le semestre de printemps, ce qui était très enthousiasmant. Les rappels ont aussi beaucoup aidé. Nous avons constaté environ 50 % d’augmentation de la participation grâce à cela. »

Avez-vous remarqué d’autres résultats ?

« Nous économisons aussi environ 12 heures par membre du personnel et par semaine — ce qui est incroyable. Avant, il fallait des jours pour programmer une réunion, avec tous les échanges et le temps passé à s’assurer que les étudiants avaient bien rassemblé tous les documents à soumettre. Maintenant, tout est automatisé. »

Quel a été l’avantage le plus important pour votre établissement et votre département ?

« Savoir que nous donnons aux étudiants les moyens de planifier eux‑mêmes leurs rendez-vous, et qu’ils peuvent faire confiance à l’automatisation — ça me fait vraiment plaisir. La première communication ou la première impression est cruciale. Utiliser Koalendar est simple, fluide, et cela garantit que les étudiants seront bien pris en charge. C’est quelque chose qui a vraiment amélioré l’efficacité et la satisfaction des étudiants.»

Quels conseils donneriez-vous à une école ou à un département dans une situation similaire à la vôtre ?

“Je cherche toujours à optimiser les flux de travail et à améliorer les opérations, et je pense que l’automatisation est la voie à suivre. En gros, il faut travailler plus intelligemment, pas plus dur. Notre objectif était de réduire les erreurs manuelles et le temps passé à planifier. Si vous cherchez à faire quelque chose de similaire — je recommanderais vraiment Koalendar.”

Alessandra Fanelli

Responsable de programme au Muhlenberg College

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