Comment Clarity Health Solutions gère des centaines de rendez-vous téléphoniques avec Koalendar

🕒 Résultats mesurables :

• Rendez-vous programmés toutes les 30 minutes de 9h00 à 17h00 pendant la haute saison
• Environ 60 messages vocaux traités chaque jour et convertis en rendez-vous
• Préavis minimum de 48 heures obligatoire pour tous les rendez-vous Medicare
• Des marges de 10 minutes ont été ajoutées entre les réunions pour tenir compte de la charge de travail des agents

👥 Équipe utilisant Koalendar : Assistants administratifs et agents d’assurance

📅 Années d’utilisation de Koalendar : + de 2

⭐ Avantage principal : Planification centralisée pour tous les agents, sites et types de rendez-vous, tout en respectant les exigences légales

Clarity Health Solutions est une agence d’assurance basée dans le Missouri qui aide les particuliers, les familles et les seniors à s’orienter dans leurs choix en matière d’assurance santé et d’assurance vie. L’équipe accompagne ses clients en leur offrant des conseils sur de nombreux types de contrats d’assurance, tels que l’assurance santé individuelle et familiale, les plans Medicare Advantage, les complémentaires Medicare, les régimes d’assurance médicaments sur ordonnance (Partie D), les produits complémentaires, ainsi que l’assurance vie ou la couverture des frais finaux. Ils servent leurs clients depuis leurs bureaux de Warrenton et de Troy, dans le Missouri.

Les clients de Clarity HS ont généralement tendance à appeler ou à remplir un formulaire de contact pour prendre rendez-vous, et le cabinet se charge de la planification pour eux. Cela fonctionne bien pour leurs clients, mais cela fait peser beaucoup de responsabilités sur l’équipe.

Et pendant la haute saison, le volume augmente très rapidement :

• La haute saison s’étend approximativement de la mi-octobre jusqu’à la fin décembre
• Les agents peuvent être réservés toutes les 30 minutes de 9h00 à 17h00.
• L’équipe peut avoir des dizaines de messages vocaux à rappeler, chacun nécessitant un rendez-vous à inscrire au calendrier.

En plus de cela, l’équipe a besoin de suffisamment de temps en amont pour s’occuper de la paperasse liée à Medicare :

« Il existe une règle gouvernementale selon laquelle ils doivent signer un formulaire 48 heures avant leur rendez-vous », a expliqué Kristie, assistante chez Clarity Health Solutions.

Le véritable défi était donc clair : Planifier de nombreux rendez-vous par téléphone, pour plusieurs agents et sites, tout en restant conforme aux règles et en évitant les chevauchements.

Koalendar est devenu la « source unique de vérité » de Clarity HS pour la planification, utilisée en interne par les assistants lorsqu’ils parlent aux clients au téléphone ou qu’ils écoutent les messages vocaux.

Kristie gère :

• Nouveaux agents ajoutés au compte
• Des dizaines de types de rendez-vous (versions par téléphone et en personne)
• Règles de disponibilité (certains agents ne font des rendez-vous en personne que certains jours)
• Temps de battement entre les rendez-vous
• Formulaires d’admission et rappels

Un seul endroit pour planifier pour tout le mondeQuand le bureau est débordé, les assistants (et les propriétaires) peuvent planifier des rendez-vous pour n’importe quel agent selon les besoins.

Au lieu des goulots d’étranglement :

• Les assistants peuvent effectuer des réservations au nom de n’importe quel agent
• les propriétaires peuvent planifier en utilisant le calendrier d’un autre agent
• Aucun rendez-vous n’est retardé

Trois lieux de rendez-vous en personne, intégrés dans le parcours : Comme les réunions en personne peuvent avoir lieu dans trois bureaux différents, Koalendar facilite le choix du bon lieu au moment de la réservation.

Règles qui protègent la conformité et le temps de préparation : L’entreprise applique une règle de réservation 48 heures afin que les rendez-vous Medicare ne soient pas planifiés trop près de la réunion, ce qui laisse à l’équipe le temps de gérer les formulaires requis. Kristie souligne également que cela aide les agents à préparer à l’avance les devis et les supports.

« C’est plutôt agréable d’avoir ça… comme ça les agents ont le temps de se préparer et de se mettre en condition. »

Des formulaires qui recueillent les besoins du client : Pendant l’appel téléphonique, les assistants remplissent des informations comme le nom, l’e-mail et l’objet du rendez-vous, afin que l’agent sache quoi préparer.

« Nous proposons de nombreux types d’assurances… ainsi, l’agent sait exactement à quoi il doit se préparer. »

Des rappels qui aident vos clients à rester organisés : Koalendar envoie automatiquement des rappels par e‑mail (par exemple, trois jours avant et deux heures avant) et inclut des notes importantes avant les rendez-vous en personne.

Pour Clarity Health Solutions, Koalendar est devenu le système qui permet de gérer sans accroc un grand volume de rendez-vous pris par téléphone, en particulier pendant la haute saison :

✅ Un hub unique et organisé pour la prise de rendez-vous par téléphone pour cinq agents, géré en temps réel par des assistants

✅ Rappels intégrés (trois jours avant et deux heures avant) qui aident les clients à arriver bien préparés

✅ Des transmissions plus fluides vers les agents grâce à des formulaires de réservation qui recueillent les besoins du client (pour que les agents puissent préparer devis et documents)

✅ Une meilleure organisation pour les rendez-vous fortement réglementés avec une règle des 48 heures qui facilite le respect des exigences de documentation de Medicare

✅ Moins de frictions de planification pendant les semaines chargées, puisque l’équipe peut réserver sur le calendrier de n’importe quel agent lorsque les appels explosent

Clarity Health Solutions ne compte pas sur les clients pour prendre eux‑mêmes leurs rendez‑vous : tout commence par un appel téléphonique, un e‑mail ou un formulaire de réservation. Mais en coulisses, Koalendar offre à l’équipe la structure et la régularité dont elle a besoin pour gérer un volume élevé sans chaos.

Avec un hub centralisé de planification,des rappels intégrés et des règles de réservation qui respectent les exigences de documentation de Medicare, Kristie et son équipe peuvent réserver plus vite, rester en conformité et faire en sorte que chaque journée de travail des agents se déroule sans accroc, même lorsque les téléphones s’illuminent pendant la haute saison.

Koalendar ne sert pas seulement à la prise de rendez-vous en libre-service. Si votre équipe planifie des rendez-vous au nom de vos clients, vous pouvez tout de même utiliser Koalendar pour garder une organisation claire, cohérente et facile à gérer.