Como a Clarity Health Solutions gerencia centenas de consultas telefônicas com o Koalendar

🕒 Resultados mensuráveis:

• Agendamentos marcados a cada 30 minutos, das 9h às 17h, durante a alta temporada
• Cerca de 60 mensagens de voz atendidas por dia e convertidas em agendamentos
• Aviso mínimo de 48 horas obrigatório para todas as consultas do Medicare
• Intervalos de 10 minutos adicionados entre as reuniões para apoiar a carga de trabalho dos agentes

👥 Equipe usando o Koalendar: assistentes administrativos e agentes de seguros

📅 Anos usando Koalendar: +2

⭐ Principal benefício: agendamento centralizado entre agentes, locais e tipos de compromisso, atendendo aos requisitos legais

A Clarity Health Solutions é uma corretora de seguros sediada no Missouri que ajuda indivíduos, famílias e idosos a tomar decisões sobre seguros de saúde e de vida. A equipe apoia os clientes oferecendo orientação em vários tipos de planos de seguro, como seguro de saúde individual e familiar, Medicare Advantage, Medicare Supplement, Planos de Medicamentos Prescritos (Parte D), produtos auxiliares e seguro de vida ou cobertura de despesas finais. Eles atendem clientes por meio de unidades em Warrenton e Troy, no Missouri.

Os clientes da Clarity HS normalmente ligam ou preenchem um formulário de contato para agendar uma consulta, e o escritório cuida do agendamento para eles. Isso funciona bem para os clientes, mas coloca muita responsabilidade sobre a equipe.

E durante a alta temporada, o volume dispara rapidamente:

• A alta temporada vai aproximadamente de meados de outubro até o final de dezembro
• Os agentes podem ser agendados a cada 30 minutos, das 9h às 17h
• A equipe pode ter dezenas de mensagens de voz para retornar, cada uma precisando de um horário marcado na agenda

Além disso, a equipe precisa de tempo suficiente de antecedência para a papelada relacionada ao Medicare:

“Existe uma regra do governo de que eles precisam assinar um formulário 48 horas antes da consulta.” explicou Kristie, assistente na Clarity Health Solutions.

Então o verdadeiro desafio ficou claro:agendar muitas consultas por telefone, com vários atendentes e em diferentes locais, mantendo a conformidade e evitando conflitos de horário.

O Koalendar é o software de agendamento para clínicas que se tornou a “fonte única de verdade” da Clarity HS para agendamentos. Ele é usado internamente pelos assistentes enquanto falam com clientes ao telefone ou escutam recados de voz.

Kristie gerencia:

• Novos agentes adicionados à conta
• Dezenas de tipos de consulta (versões por telefone e presenciais)
• Regras de disponibilidade (alguns agentes fazem atendimentos presenciais apenas em dias específicos)
• Tempos de intervalo entre compromissos
• Formulários de admissão e lembretes

Um único lugar para agendar para todos. Quando o escritório está lotado, assistentes (e proprietários) podem fazer agendamento de consultas telefônicas para qualquer agente, conforme necessário.

Em vez de gargalos:

• Assistentes podem fazer reservas em nome de qualquer agente
• Os proprietários podem agendar usando o calendário de outro agente
• Nenhuma consulta é atrasada

Três locais presenciais, integrados ao fluxo: como as reuniões presenciais podem acontecer em três escritórios diferentes, o sistema de agendamento para consultas do Koalendar facilita a escolha do local certo durante a reserva.

Regras que protegem a conformidade e o tempo de preparação: a empresa utiliza uma regra de agendamento com 48 horas de antecedência na agenda online para clínicas. Isso garante que as consultas não sejam marcadas muito próximas da reunião, dando à equipe tempo para lidar com os formulários exigidos. Kristie também observa que isso ajuda os agentes a preparar cotações e materiais com antecedência.

“É até bom ter isso… assim os agentes têm tempo para se preparar e ficar prontos”.

Formulários que capturam o que o cliente precisa: durante a ligação, os assistentes preenchem detalhes como nome, e-mail e o motivo do agendamento, para que o agente saiba como se preparar.

“Oferecemos muitos tipos de seguro… assim o corretor sabe para o que está se preparando”.

Lembretes que mantêm os clientes no caminho certo: o Koalendar envia automaticamente lembretes por e-mail (por exemplo, três dias antes e duas horas antes) e inclui observações importantes antes das visitas presenciais direto no software para consultas telefônicas.

Para a Clarity Health Solutions, o Koalendar se tornou o sistema que mantém o grande volume de consultas agendadas por telefone funcionando sem problemas, especialmente durante a alta temporada:

✅ Um hub organizado para agendamento de ligações entre cinco agentes, gerenciado em tempo real por assistentes

✅ Lembretes integrados (três dias antes e duas horas antes) que ajudam os clientes a chegar preparados

✅ Transferências mais claras para os agentes com formulários de reserva que capturam o que o cliente precisa (para que os agentes possam preparar cotações e documentos)

✅ Melhor estrutura para consultas com alta exigência de conformidade com uma regra de 48 horas que atende aos requisitos de documentação do Medicare

✅ Menos atrito no agendamento durante semanas corridas, já que a equipe pode marcar em qualquer agenda de agente quando o volume de ligações aumentar

A Clarity Health Solutions não depende de que os clientes agendem sozinhos; as consultas começam com um telefonema, e-mail ou formulário de agendamento. Mas, nos bastidores, o Koalendar oferece à equipe a estrutura e a consistência de que precisam para lidar com um alto volume sem caos, sendo perfeito para o agendamento para profissionais de saúde.

Comum hub centralizado de agendamento, lembretes integrados e regras de reserva que atendem aos requisitos de documentação do Medicare, Kristie e a equipe podem agendar mais rápido, manter a conformidade e garantir que o dia de cada agente funcione sem problemas, mesmo quando os telefones não param de tocar durante a alta temporada.

O Koalendar não serve apenas para agendamentos feitos pelo próprio cliente. Se a sua equipe marca compromissos em nome dos clientes, você ainda pode usar o Koalendar para manter tudo organizado, padronizado e fácil de gerenciar.