Cómo Clarity Health Solutions gestiona cientos de citas telefónicas con Koalendar

🕒 Resultados medibles:

• Citas programadas cada 30 minutos de 9:00 a. m. a 5:00 p. m. durante la temporada alta
• Alrededor de 60 mensajes de voz gestionados al día y convertidos en citas
• Se exige un aviso mínimo de 48 horas para todas las citas de Medicare
• Se han añadido intervalos de 10 minutos entre reuniones para apoyar la carga de trabajo de los agentes

👥 Equipo que usa Koalendar: Asistentes administrativos y agentes de seguros

📅 Años usando Koalendar: 2+

⭐ Beneficio principal: Programación centralizada entre agentes, ubicaciones y tipos de citas, cumpliendo al mismo tiempo con los requisitos legales

Clarity Health Solutions es una agencia de seguros con sede en Misuri que ayuda a personas, familias y adultos mayores a tomar decisiones sobre seguros de salud y de vida. El equipo apoya a los clientes ofreciendo orientación en múltiples tipos de planes de seguro, como seguros de salud individuales y familiares, Medicare Advantage, Suplemento de Medicare, Planes de Medicamentos Recetados (Parte D), productos complementarios y seguros de vida o cobertura de gastos finales. Atienden a sus clientes a través de sus oficinas en Warrenton y Troy, Misuri.

Los clientes de Clarity HS normalmente llaman o envían un formulario de contacto para programar una cita, y la oficina se encarga de la programación por ellos. Eso funciona bien para sus clientes, pero pone mucha responsabilidad sobre el equipo.

Y durante la temporada alta, el volumen se dispara rápidamente:

• La temporada alta va aproximadamente desde mediados de octubre hasta finales de diciembre
• Se puede reservar a los agentes cada 30 minutos de 9:00 a. m. a 5:00 p. m.
• El equipo puede tener docenas de mensajes de voz por devolver, y cada uno necesita una cita en el calendario.

Además de eso, el equipo necesita suficiente tiempo de antelación para el papeleo relacionado con Medicare:

«Hay una norma del gobierno que exige que firmen un formulario 48 horas antes de su cita», explicó Kristie, asistente en Clarity Health Solutions.

Así que el verdadero desafío estaba claro: Programar muchas citas por teléfono, con varios agentes y en distintas ubicaciones, manteniendo el cumplimiento de las normas y evitando solapamientos.

Koalendar se convirtió en la “fuente única de verdad” de Clarity HS para la programación, utilizada internamente por los asistentes mientras hablan con los clientes por teléfono o revisan los mensajes de voz.

Kristie gestiona:

• Nuevos agentes añadidos a la cuenta
• Docenas de tipos de citas (versiones telefónicas y presenciales)
• Reglas de disponibilidad (algunos agentes solo atienden en persona ciertos días)
• Tiempos de margen entre citas
• Formularios de admisión y recordatorios

Un solo lugar para programar las citas de todosCuando la oficina está a tope, los asistentes (y los propietarios) pueden programar citas para cualquier agente según sea necesario.

En lugar de cuellos de botella:

• Los asistentes pueden reservar en nombre de cualquier agente
• los admins pueden programar usando el calendario de otro agente
• Ninguna cita se retrasa

Tres ubicaciones presenciales, integradas en el flujo: Dado que las reuniones presenciales pueden realizarse en tres oficinas diferentes, Koalendar facilita elegir la ubicación correcta al hacer la reserva.

Reglas que protegen el cumplimiento y el tiempo de preparación: La empresa utiliza una regla de reserva con 48 horas de antelación para que las citas de Medicare no se programen demasiado cerca de la reunión, dando al equipo tiempo para gestionar los formularios requeridos. Kristie también señala que ayuda a los agentes a preparar cotizaciones y materiales con anticipación.

«Es bastante bueno tenerlo… así los agentes tienen tiempo para prepararse y estar listos».

Formularios que capturan lo que el cliente necesita: Durante la llamada telefónica, los asistentes completan datos como el nombre, el correo electrónico y el motivo de la cita, para que el agente sepa qué debe preparar.

“Ofrecemos muchos tipos de seguros… de esa manera el agente sabe para qué se está preparando”.

Recordatorios que mantienen a los clientes en el buen camino: Koalendar envía automáticamente recordatorios por correo electrónico (por ejemplo, tres días antes y dos horas antes) e incluye notas importantes antes de las visitas presenciales.

Para Clarity Health Solutions, Koalendar se convirtió en el sistema que mantiene en orden las citas de alto volumen reservadas por teléfono, especialmente durante la temporada alta:

✅ Un único centro organizado para la programación de llamadas telefónicas entre cinco agentes, gestionado en tiempo real por asistentes

✅ Recordatorios integrados (tres días antes y dos horas antes) que ayudan a los clientes a llegar preparados

✅ Transferencias más claras a los agentes con formularios de reserva que recogen lo que el cliente necesita (para que los agentes puedan preparar presupuestos y documentos)

✅ Mejor estructura para citas con altos requisitos de cumplimiento con una regla de 48 horas que respalda los requisitos de documentación de Medicare

✅ Menos fricción al programar durante las semanas ocupadas, ya que el equipo puede reservar en el calendario de cualquier agente cuando se disparan las llamadas

Clarity Health Solutions no depende de que los clientes reserven por su cuenta; las citas comienzan con una llamada telefónica, un correo electrónico o un formulario de reserva. Pero detrás de escena, Koalendar le da al equipo la estructura y la consistencia que necesitan para manejar un alto volumen sin caos.

Con un único centro de programación centralizado, recordatorios integrados y reglas de reserva que cumplen con los requisitos de documentación de Medicare, Kristie y su equipo pueden agendar más rápido, mantenerse en cumplimiento y hacer que el día de cada agente transcurra sin contratiempos, incluso cuando las líneas telefónicas se saturan durante la temporada alta.

Koalendar no es solo para reservas autónomas. Si tu equipo programa citas en nombre de los clientes, aún puedes usar Koalendar para mantener todo ordenado, coherente y fácil de gestionar.