Resultados
🕒 Resultados medibles:
- 20-30 visitas programadas por semana
- Redujo el proceso de programación de visitas y consultas en aproximadamente un 85 %
- Menos ausencias gracias a los recordatorios automáticos
- Menos molestias para los inquilinos actuales durante las visitas
👥 Equipos que usan Koalendar: 5 administradores de propiedades, propietario, asistente del propietario
🧑💻 Tamaño de la empresa: ~10 personas
📅 Años usando Koalendar: 4 años
⭐ Beneficio principal:Programación rápida y autoservicio con recordatorios, además de notificaciones integradas para los inquilinos.
Descripción general
UofCSRentals es una pequeña empresa de administración de propiedades en Carolina del Sur que opera en una ciudad universitaria, donde alrededor del 95% de los inquilinos son estudiantes. Con un equipo reducido de seis empleados a tiempo completo más Laura Malloy, la propietaria, administran viviendas para estudiantes y llevan una temporada de alquiler muy dinámica, especialmente de septiembre a noviembre, cuando el volumen de visitas se dispara.
El desafío: la programación por correo electrónico no funcionaba para los estudiantes que alquilaban vivienda
Antes de Koalendar, el equipo dependía de correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas telefónicas para coordinar las visitas a las propiedades y las conversaciones previas a la mudanza. Eso se convirtió rápidamente en un problema con una audiencia compuesta en gran parte por estudiantes.
Como dijo el equipo:
“Cuanto más jóvenes son las personas, menos probable es que se mantengan al día con los correos electrónicos.”
El flujo de trabajo anterior también generaba fricción internamente. Una persona a menudo tenía que atender las consultas y luego asignar manualmente las visitas al miembro del personal adecuado, lo que provocaba retrasos, reprogramaciones y oportunidades perdidas.
Y luego estaban las ausencias sin aviso, un drenaje constante de tiempo (y de la buena voluntad de los inquilinos):
“Antes teníamos muchas ausencias… este año, gracias a Koalendar y sus recordatorios, hemos tenido solo unas pocas.”
Laura Malloy
Administrador en una agencia de gestión de propiedades
La solución: un enlace sencillo en cada anuncio (y reglas de programación más inteligentes)
Koalendar entró en escena gracias a un antiguo responsable de operaciones que impulsó al equipo a modernizar sus procesos.
La reacción fue inmediata: “Mi primera reacción fue como, gracias a Dios”. recuerda Laura.
Configuran enlaces de reserva de Koalendar y los incrustan directamente en la página de cada anuncio de propiedad, para que los interesados puedan elegir al instante una hora, sin necesidad de idas y venidas.
A partir de ahí, adaptaron la programación de citas para que coincidiera con el funcionamiento real de las residencias estudiantiles:
- Programación de visitas a gran escala: En los días de mayor actividad, pueden organizar de 5 a 10 visitas—y a veces hasta 25. Koalendar les ayudó a maximizar cuántas visitas podían encajar en un día sin generar caos.
- Asignar al anfitrión adecuado: Se volvió sencillo cambiar quién es responsable de un tour (especialmente útil cuando los miembros del equipo prefieren ciertas propiedades).
- Integración de calendario: Para las largas reuniones de Zoom para mudanzas, los calendarios integrados facilitaron mucho la programación sin solapamientos.
- Limitaciones integradas: Establecen parámetros de tiempo (como no hacer visitas demasiado tarde) y reglas de disponibilidad específicas de la casa.
- Reprogramar sin perder clientes potenciales: Cuando fue necesario reprogramar, todo siguió siendo sencillo y no les costó perder la visita. Esto ahorra tiempo no solo al equipo de arrendamiento, sino también a los inquilinos actuales, que ya no tienen que salir de sus apartamentos innecesariamente.
El resultado: alquileres más rápidos y menos ausencias
Una vez que Koalendar se convirtió en la forma predeterminada de programar reuniones, los resultados no tardaron en aparecer:
✅Menos ausencias (y menos visitas desperdiciadas)
Los recordatorios automáticos ayudaron a que los estudiantes realmente asistieran: “Se les recuerda… Koalendar les envía su recordatorio”, dice Laura.
✅ Tours reservados más rápido, con menos esfuerzo del personal
Al eliminar el paso “intermedio” de asignar manualmente los recorridos, el equipo pudo gestionar una mayor demanda sin trabajo administrativo adicional:
“Prácticamente ya no tenemos que dedicar tiempo a presentar [solicitudes]… simplemente recibes un correo electrónico que dice que se te ha asignado esta visita.”
✅ Un sistema integrado para notificaciones a los inquilinos (y tranquilidad)
Una de sus partes favoritas fue usar las notificaciones de Koalendar para ayudar a cumplir un requisito clave: Notificar a los inquilinos al menos 24 horas antes de la entrada.
Añaden las direcciones de correo electrónico de los inquilinos actuales (usando CCO) para que los inquilinos reciban automáticamente una notificación cuando se reserva una visita:
“Poner en copia oculta a los inquilinos actuales en el correo de confirmación de la reserva evita que podamos cometer el error de no avisar a alguien, algo que nos ha pasado muchas veces en el pasado.”
✅ Un impacto medible en el proceso de arrendamiento
El equipo resumió claramente el impacto general:
“Ha reducido el proceso de conseguir que las casas se alquilen en alrededor de un 85%.”
Laura Malloy
Administrador en una agencia de gestión de propiedades
Un solo enlace. Mucho menos caos.
En un mercado de alquiler con muchos estudiantes, la rapidez y la sencillez son fundamentales. Con Koalendar, este equipo de administración de propiedades de Carolina del Sur ofreció a los posibles inquilinos una forma más rápida de programar citas, redujo las ausencias y liberó a la oficina del constante ir y venir.
¿Quieres simplificar las visitas, las reuniones de mudanza o cualquier programación de alto volumen? Configura un enlace de reserva y deja que Koalendar se encargue de hacer el seguimiento por ti.
