Risultati del Caso di Studio in Breve
- 🕒 Risultati misurabili: 12+ ore a persona a settimana risparmiate, numero di prenotazioni ricevute raddoppiato
- 👥 Dipartimenti che utilizzano Koalendar: Dipartimento di Teatro e Danza
- 🏫 Personale gestito: 20+
- 📅 Anni di utilizzo di Koalendar: 3
"Sapere che stiamo dando agli studenti la possibilità di prenotarsi da soli e che possono fidarsi dell'automazione mi fa davvero sentire benissimo. Ha aumentato l'efficienza dello staff e la soddisfazione dei ragazzi."
Panoramica: Muhlenberg College e la gestione degli ammessi
Muhlenberg College è uno storico ed accreditato college di arti liberali con sede ad Allentown, in Pennsylvania. Con una comunità universitaria composta da circa 2.000 studenti, l'istituto è rinomato per la sua eccellenza didattica nelle arti dello spettacolo, nelle discipline umanistiche e nelle scienze.
All'interno del campus, il Dipartimento di Teatro e Danza gestisce uno staff di oltre 20 persone ed accoglie ogni anno centinaia di candidati. Per chi lavora nell'orientamento universitario, la prima impressione è decisiva: organizzare visite al dipartimento, provini di recitazione, colloqui d'ammissione e sessioni di orientamento in modo rapido e senza intoppi è il biglietto da visita dell'ateneo.
“Abbiamo raddoppiato i tassi di partecipazione e il numero di prenotazioni, ridotto il tempo che dedicavamo alla pianificazione di circa 12 ore a persona alla settimana, e tutto è completamente personalizzato con i colori e il logo della nostra scuola.“
Alessandra Fanelli
Responsabile di programma al Muhlenberg College
Di seguito trovi una sessione di domande e risposte che abbiamo avuto con Alessandra, Program Manager al Muhlenberg College, per conoscere meglio la sua esperienza con Koalendar.
Puoi dirmi che cosa fai e dove lavori?
«Lavoro come responsabile nel Dipartimento di Teatro e Danza al Muhlenberg College, dove abbiamo uno staff di circa 20 persone.»
Quali difficoltà affrontavi prima di iniziare a usare un software di pianificazione?
«Prenotiamo un alto volume di appuntamenti per visite al dipartimento e audizioni per le ammissioni. Avevamo problemi con il tempo che richiedeva fissare manualmente questi incontri, inviare promemoria e gestire problemi come le doppie prenotazioni.»
Perché hai deciso di usare Koalendar e non un’altra soluzione?
“Conoscevamo già Calendly e altri strumenti simili, ma volevamo davvero qualcosa che offrisse un’opzione di branding personalizzato e un aspetto pulito. Con Koalendar abbiamo potuto caricare il nostro logo e modificare l’interfaccia per abbinarla ai colori della nostra scuola. Inoltre funzionava in modo più semplice rispetto alle altre soluzioni quando si trattava di coordinare più membri dello staff e calendari. Il prezzo aveva anche più senso per noi.”
Com’era la configurazione? E hai integrato qualche altro software con Koalendar?
«È stato molto semplice. Non appena mi sono collegato, avevo già più calendari per i vari reparti, per la produzione e per gli eventi amministrativi. Anche l’integrazione con Zoom è stata facile. Appena qualcuno prenotava, aveva la possibilità di scegliere tra un incontro su Zoom o di persona.»«Quindi è stato tutto piuttosto fluido.»«L’evento appariva automaticamente su Google Calendar. Era tutto perfetto.»
Quale funzionalità piace di più al tuo reparto?
“Solo il fatto che appaia automaticamente in Google Calendar è enorme. È così che lavoriamo e ci assicuriamo che tutti si presentino ai loro appuntamenti. Inoltre, poter esportare le prenotazioni su Google Sheets è stata una salvezza, perché è così che teniamo traccia di tutti i nostri dati.”
Hai notato risultati misurabili dopo aver iniziato a usare Koalendar?
“Quindi, abbiamo praticamente raddoppiato il numero di visite. Prima era un processo molto manuale, con continui scambi di email, e ora stiamo dando più autonomia agli studenti permettendo loro di entrare nel sistema e prenotarsi da soli. Abbiamo riempito completamente tutte le fasce orarie per il semestre primaverile, il che è stato molto entusiasmante. Anche i promemoria hanno aiutato moltissimo. Abbiamo registrato circa un aumento del 50% nella partecipazione come risultato di tutto questo.”
Hai notato qualche altro risultato?
«Stiamo anche risparmiando circa 12 ore a settimana per ogni membro del personale — il che è incredibile. Prima ci volevano giorni per fissare un incontro, con tutto il via vai di messaggi e il doverci assicurare che gli studenti avessero pronti tutti i materiali da inviare. Ora è tutto automatizzato.»
Qual è stato il beneficio più significativo per la tua scuola e il tuo dipartimento?
“Sapere che stiamo dando agli studenti la possibilità di programmare in autonomia, e che possono fidarsi dell’automazione, mi fa davvero sentire benissimo. La prima comunicazione o impressione è fondamentale. Usare Koalendar è semplice, lineare e garantisce che gli studenti verranno seguiti al meglio. È qualcosa che ha davvero aumentato l’efficienza e la soddisfazione degli studenti.”
Che consiglio daresti a una scuola o a un dipartimento che si trova in una situazione simile alla tua?
“Cerco sempre di ottimizzare i flussi di lavoro e migliorare le operazioni, e penso che l’automazione sia la strada giusta. In fondo, bisogna lavorare in modo più intelligente, non più duro. Il nostro obiettivo era ridurre gli errori manuali e il tempo dedicato alla pianificazione. Se vuoi fare qualcosa di simile — ti consiglierei decisamente Koalendar.”
Alessandra Fanelli
Responsabile di programma al Muhlenberg College
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