Il software di prenotazione per il ricevimento docenti e l'orientamento universitario
Dimentica gli avvisi cartacei fuori dalla porta dell'ufficio. Permetti agli studenti di prenotare l'orario di ricevimento online, offri ai docenti un'agenda ordinata e aiuta i dipartimenti a coordinare aule e laboratori senza alcun conflitto d'orario.
Scelto dai migliori atenei e centri di tutorato per semplificare il ricevimento docenti, l'orientamento e la prenotazione delle aule
“Abbiamo raddoppiato le presenze ai colloqui e ridotto di circa 12 ore a settimana il tempo perso per l'organizzazione in segreteria, il tutto personalizzando l'agenda col nostro logo.”
Prima era un caos manuale, pieno di email avanti e indietro. Oggi gli studenti e i genitori prenotano in totale autonomia. Al momento della conferma, possono scegliere se fare il colloquio su Zoom o in presenza. Tutto si sincronizza perfettamente con Google Calendar: è un sistema davvero fluido.
“Risparmiamo fino a 10 ore per docente a ogni sessione di colloqui generali, e la partecipazione delle famiglie è aumentata del 50%.”
Il sistema di prenotazione tra professori e famiglie è diventato incredibilmente più trasparente e facile. Per noi era fondamentale offrire un'esperienza di alto livello.
Essendo così immediato prenotare un appuntamento con i singoli insegnanti, i genitori riescono ad avere un quadro completo dell'andamento scolastico dei figli. E questo per noi non ha prezzo.
Pianificazione centralizzata per dipartimenti e facoltà
Orari di ricevimento, assegnazione dei laboratori di ricerca e prenotazione delle aule studio in un solo posto. Riduci drasticamente le doppie prenotazioni e mantieni un perfetto allineamento tra i corsi di laurea e le risorse fisiche del campus.
- Azzera i conflitti d'orario su aule, laboratori e disponibilità dei docenti.
- Gestione ottimizzata degli orari di ricevimento e dei colloqui ricorrenti.
- Sincronizzazione bidirezionale con le agende di Google, Outlook e iCloud.
- Bacheca centralizzata per coordinare diversi dipartimenti e facoltà.
Migliora l'affluenza agli sportelli e ai colloqui di orientamento
Azzera le dimenticanze da parte degli studenti. L'invio di promemoria e l'adattamento intelligente dei fusi orari garantiscono la massima puntualità per i colloqui di tutorato, le revisioni della tesi e i programmi internazionali (es. Erasmus).
- Invio automatico di promemoria e alert via email e SMS.
- Conversione dei fusi orari per gestire gli studenti internazionali e fuori sede.
- Messaggi di conferma eleganti e personalizzati con il marchio dell'Ateneo.
- Sistema di riprogrammazione rapida in caso di accavallamento con le lezioni.
Gli studenti prenotano il ricevimento online, 24 ore su 24
Basta con le infinite catene di email per concordare l'orario di un colloquio. Condividi il link istituzionale e permetti agli studenti di prenotare lo sportello di segreteria o il ricevimento del docente da qualsiasi dispositivo, ricevendo conferma immediata.
- Prenotazione online autonoma (self-service) sempre attiva h24.
- Pagine web dedicate per singoli docenti, segreterie didattiche ed eventi del campus.
- Conferme istantanee che rassicurano lo studente sull'effettiva registrazione.
- Una soluzione scalabile, ideale per i grandi atenei e i poli multicampus.
Acquisisci bozze di tesi e documenti prima del colloquio
Ottimizza il tempo durante il ricevimento. Grazie ai moduli personalizzabili, gli studenti possono caricare in anticipo i capitoli della tesi di laurea, domande specifiche per l'esame o moduli amministrativi, permettendo ai docenti di arrivare preparati all'incontro.
- Questionari pre-colloquio per inquadrare subito le esigenze accademiche dello studente.
- Upload sicuro e crittografato di elaborati, slide o documenti per la segreteria.
- Condivisione automatica di risorse bibliografiche o link utili in fase di conferma.
- Comunicazioni chiare e strutturate per accompagnare l'intero percorso accademico.
Recensioni
Le Università ❤️ Koalendar
Scopri come i centri di orientamento, le segreterie e i dipartimenti universitari stanno semplificando la vita accademica a migliaia di studenti in tutto il mondo.
“È uno strumento fantastico per permettere ai miei alunni di prenotare le ore di sportello. Dopo averlo mostrato ai colleghi, lo usano anche loro per via della sua semplicità. L'abbiamo adottato con grandissimo successo anche per far prenotare ai genitori i colloqui generali in videoconferenza.”
“Siamo partiti con il piano gratuito per organizzare gli incontri tra i docenti e la presidenza, ed è stato facilissimo integrarlo con l'ecosistema Google della scuola. Poi ci serviva più flessibilità per gestire i colloqui online con le famiglie, così abbiamo fatto l'upgrade. L'assistenza è ottima e la fatturazione centralizzata è comodissima. Un rapporto qualità-prezzo eccellente.”
“Uso Koalendar per gestire l'agenda delle ripetizioni pomeridiane. Ci ho messo letteralmente 5 minuti a configurarlo. E il team di supporto è formato da persone vere e molto disponibili.”
“Lo utilizzo esclusivamente per le mie ore di ricevimento studenti a distanza. È mille volte meglio che restare loggata su Zoom ad aspettare che qualcuno si connetta. I ragazzi scelgono lo slot e mi indicano già il corso e l'argomento su cui hanno dubbi. Inoltre, rispetta i blocchi che ho già sul mio Google Calendar accademico.”
“Ho personalizzato i miei slot liberi per ricevere gli studenti e i genitori, dando loro l'opzione di vedersi in classe o online. L'interfaccia è così pulita che chiunque riesce a prenotarsi in autonomia nei miei orari disponibili.”
“Configurazione a prova di bomba. Da quando l'abbiamo introdotto, non ho mai ricevuto mezza lamentela da parte di genitori o studenti sull'utilizzo del link di prenotazione.”
“Addio messaggi incrociati su WhatsApp per capire quando sono libero per un confronto. Fa tutto da solo: notifica, aggiorna il calendario e manda la conferma dell'incontro. Anche i genitori meno tecnologici riescono a prendere appuntamento senza l'aiuto della segreteria.”
Gli strumenti digitali per l'innovazione in ateneo
Ricevimento docenti, risorse del campus e aule studio gestite in una singola piattaforma.
- Crea landing page specifiche per singoli docenti, uffici di tutorato, laboratori di ricerca e sportelli di segreteria, mostrando le disponibilità in tempo reale.
- Rendi obbligatorio l'upload di elaborati, proposte di ricerca o certificati ISEE prima di poter prenotare il colloquio con la segreteria o il professore.
- Invia messaggi di promemoria brandizzati e rassicuranti per i colloqui di orientamento, le convocazioni delle commissioni o gli appuntamenti accademici.
- Imposta finestre di ricevimento ricorrenti e limiti di prenotazione che seguano fedelmente la scansione del calendario didattico (semestri e sessioni d'esame).
- Assegna l'utilizzo di aule informatiche, laboratori e risorse condivise del campus prevenendo qualsiasi sovrapposizione tra diverse facoltà o sedi distaccate.
- Proteggi la riservatezza dei colloqui di counseling psicologico universitario, degli sportelli HR e delle commissioni disciplinari con pagine di prenotazione protette.
- Il sistema adatta automaticamente gli orari di prenotazione al fuso locale, abbattendo ogni barriera per gli studenti internazionali, in Erasmus o in teledidattica.
- Il personale amministrativo (PTA) e il corpo docente riceveranno alert istantanei su nuove prenotazioni, disdette o modifiche urgenti di orario.
- Organizza gli open day, le sessioni di esame e le giornate di orientamento sfruttando strumenti visivi chiari per prevenire conflitti logistici tra le sedi.
- Collega Koalendar a Google Meet, Microsoft Teams, Gmail e ai sistemi interni universitari (tramite Zapier) per un flusso di dati accademici ininterrotto.
Pagine dedicate per dipartimenti o servizi
Acquisizione di documenti e tesi
Promemoria e comunicazioni istituzionali
Regole di disponibilità per l'anno accademico
Prenotazione di aule studio e laboratori
Privacy per gli sportelli di ascolto
Gestione avanzata dei fusi orari (Erasmus)
Notifiche push per docenti e personale
Pianificazione di eventi e orientamento
Integrazioni con le piattaforme di Ateneo
Integrazioni
Collega l'agenda accademica ai software già in uso nel campus
Sincronizza Google Workspace for Education, Microsoft Teams, Zoom e Zapier per mantenere didattica, segreterie e corpo docente in perfetta armonia.
Domande frequenti (FAQ)
Hai ancora qualche dubbio o non hai trovato la risposta che cercavi? Scrivici e ti risponderemo il prima possibile.
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È un'agenda digitale che permette agli studenti di prenotare autonomamente un colloquio con un professore, un tutor o uno sportello di segreteria. Elimina i cartelli appesi alle porte e lo scambio disordinato di email, sincronizzando in automatico i calendari, inviando promemoria e ottimizzando gli spazi all'interno del campus.
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No, il gestionale non sostituisce i registri elettronici complessi (come Esse3), ma è perfetto per gestire tutto ciò che ruota attorno alla didattica: gli orari di ricevimento, le revisioni tesi, le consulenze di orientamento e la prenotazione delle aule studio (evitando i conflitti logistici).
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Assolutamente sì. Tramite un semplice widget (embed), è possibile integrare il calendario di prenotazione all'interno del sito web istituzionale dell'Ateneo, del portale dello studente o all'interno delle piattaforme di e-learning (LMS come Moodle).
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Sì. Grazie alla funzione di assegnazione a rotazione (Round Robin), è possibile smistare equamente il flusso di studenti in coda tra i vari operatori di segreteria disponibili, oppure organizzare prenotazioni collettive per le commissioni di esame.
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Sì. Offriamo un piano base gratuito a vita che include pagine di prenotazione illimitate e la sincronizzazione con il calendario (essenziale per non perdere appuntamenti). I dipartimenti che necessitano del marchio istituzionale dell'università, del caricamento tesi o di controlli amministrativi centralizzati, possono passare alla versione Pro aziendale.
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