Boekingssysteem voor universiteiten dat faculteiten, studenten en campusdiensten op één lijn houdt
Met deze software boeken studenten online afspraken met studieadviseurs, beheren docenten hun spreekuren en coördineren faculteiten onderzoeksgesprekken, lokalen en campusvoorzieningen.
Vertrouwd door universiteiten en teams in het hoger onderwijs die elke dag betrouwbaar willen plannen.
“We hebben onze opkomstpercentages en het aantal boekingen verdubbeld, de tijd die we aan plannen besteedden met zo'n 12 uur per persoon per week verminderd, en alles is volledig aangepast met de kleuren en het logo van onze school.”
Vroeger was het een heel handmatig heen-en-weer proces en nu geven we studenten de autonomie om zelf in te loggen en te boeken. Zodra iemand boekt, kan diegene kiezen voor Zoom of in persoon. Het is dus volledig naadloos. Het verschijnt automatisch in de Google-agenda. Alles is geweldig.
“We besparen 10 uur per docent per ouderavond, en de opkomst is met 50% gestegen!”
Het boekingsproces tussen docenten en ouders is veel duidelijker. Dit is echt belangrijk voor ons omdat we veel waarde hechten aan het bieden van een goede ervaring.
Omdat het voor ouders zoveel eenvoudiger is om met elke docent een afspraak te boeken, krijgen ouders nu een volledig beeld van hoe hun kind zich ontwikkelt, en dat is onbetaalbaar.
Gecentraliseerde planning voor alle academische afdelingen
Of je nu spreekuren coördineert, onderzoeksoverleggen beheert of collegezalen toewijst: Koalendar brengt alles op één plek samen. Met ons boekingssysteem voor universiteiten elimineer je dubbele boekingen, vereenvoudig je planning over afdelingen heen en houd je iedereen op één lijn over gedeelde campusvoorzieningen.
- Voorkom conflicten voor lokalen, labs en docenten
- Beheer terugkerende colleges en spreekuren
- Synchroniseer beschikbaarheid met Google, Outlook of iCloud
- Verenig de planning over faculteiten en afdelingen
Verhoog de opkomst bij advisering, colleges en evenementen
Automatische herinneringen en bevestigingen helpen no-shows te verminderen bij adviesgesprekken, bijlesafspraken, commissievergaderingen en campusevenementen. Studenten zien alles in hun lokale tijd, zodat hybride en internationale programma's soepel verlopen.
- Geautomatiseerde e-mail- en sms-herinneringen
- Slimme tijdzone-ondersteuning voor wereldwijde programma's
- Bevestigingen en opvolgberichten in je eigen huisstijl
- Eenvoudig omboeken voor drukke studenten en docenten
Laat studenten 24/7 boeken vanaf elk apparaat
Sla het heen-en-weer mailen over. Deel een link en laat studenten direct adviesgesprekken, bijlessen of spreekuren boeken. Met ons boekingssysteem voor het hoger onderwijs zijn campusdiensten altijd toegankelijk, ongeacht tijdzone of apparaat.
- 24/7 afspraken boeken door studenten
- Speciale pagina's voor adviseurs, diensten en evenementen
- Directe bevestigingen nemen onzekerheid weg
- Perfect voor grote campussen en universiteiten met meerdere faculteiten
Verzamel formulieren, documenten en voorbereidingsmateriaal vooraf
Adviseurs, docenten en administratief personeel krijgen alles wat ze nodig hebben vóór elke afspraak. Studenten uploaden bestanden vooraf en jij vraagt belangrijke details op via aanpasbare intakeformulieren, wat de voorbereiding van studieadvies, onderzoeksgesprekken of administratieve afspraken stroomlijnt.
- Aanpasbare intakeformulieren voor studentbehoeften
- Upload cijferlijsten, onderzoeksmateriaal of documenten
- Deel automatisch materialen vóór de afspraken
- Geautomatiseerde opvolging houdt de studievoortgang op koers
Ervaringen
Universiteiten ❤️ Koalendar
Ontdek hoe ho-teams, van adviescentra tot faculteiten, Koalendar gebruiken om academische planning te vereenvoudigen en duizenden studenten efficiënt te ondersteunen.
“Het is een eenvoudige manier voor mijn studenten om zich in te schrijven voor virtuele bijles. Nadat ik Koalendar met mijn collega's deelde, gebruiken zij het ook voor bijles, omdat het zo goed werkte. We hebben het zelfs ingezet om ouders zich te laten inschrijven voor virtuele gesprekken tijdens de ouderavond. Het werkte uitstekend.”
“Ik heb de gratis versie van Koalendar uitgeprobeerd zodat medewerkers een afspraak met de schoolleider konden boeken, en ik vond het echt eenvoudig en makkelijk te integreren in onze Google-suite. Als school wilden we meer flexibiliteit om kortere afspraken te boeken voor virtuele ouderavonden, dus heb ik de geüpgradede versie voor medewerkers aangeschaft. De klantenservice was tijdens dit hele proces uitzonderlijk. Ik kon vragen stellen via de chatfunctie op de website, die werden opgevolgd met e-mails die duidelijk, snel en behulpzaam waren. Zodra medewerkers hun Koalendar-accounts openden, werd het account automatisch geüpgraded door het klantenserviceteam en kon ik alle abonnementen op één factuur betalen. Goede prijs, goede service, goed product.”
“Ik gebruik Koalendar om bijlessessies met studenten te plannen. Ik kon het binnen ongeveer 5 minuten opzetten en naar studenten sturen. De support was bijzonder vriendelijk en is een echt persoon in plaats van een robot of een uitbesteed callcenter.”
“Koalendar geeft ons één plek voor spreekuren, bijlesmomenten en afspraken met ouders. Studenten en gezinnen kiezen zelf een passend tijdslot, terwijl mijn bestaande agenda automatisch wordt gerespecteerd.”
“Voor verschillende onderwijsafspraken kan ik aparte boekingspagina's maken. Dat maakt het voor studenten, ouders en collega's duidelijker waar ze moeten zijn en voorkomt veel losse afstemming.”
“Ik ben echt heel gecharmeerd van het gemak waarmee je de afspraken opzet, en ik heb geen enkele klacht gehad van studenten of ouders over hoe eenvoudig het voor hen is om de afsprakenpagina te openen en te gebruiken.”
“Het is een geweldige tool om te gebruiken en het elimineert het heen-en-weer om te zien wanneer ik beschikbaar ben voor vergaderingen. Wanneer iemand boekt, krijg ik een melding en het verschijnt automatisch in mijn agenda, en de gast krijgt ook een melding voor de afspraak. Deze add-on is zo gebruiksvriendelijk. Zelfs mijn ouders die niet gewend zijn aan technologie kunnen zelf afspraken met me maken. Ik heb het met veel collega's gedeeld en zij laten hun studenten afspraken maken voor persoonlijk contact tijdens de pandemie. Het is een redder in nood geweest. Letterlijk.”
De complete planningstoolkit voor universiteiten
Gebouwd voor het hoger onderwijs: advisering, colleges, faculteitsvergaderingen en campusvoorzieningen, allemaal op één plek.
- Integreer naadloos met Zoom, Google Meet, Gmail, Stripe, automatiseringsapps en campussystemen, zodat planning, communicatie en processen verbonden blijven.
- Stel boekingslinks in voor adviseurs, docenten, onderzoeksgroepen, bijlescentra, studentendiensten en labs. Realtime beschikbaarheid zorgt voor soepele coördinatie van academisch personeel.
- Stuur herinneringen en opvolgberichten in je eigen huisstijl rechtstreeks vanuit je universitaire e-mailaccount. Houd studenten op de hoogte zodat adviesgesprekken, spreekuren en commissievergaderingen op tijd verlopen.
- Verzamel essays, onderzoeksvoorstellen, adviesvragen of toestemmingsformulieren vóór elke afspraak met aanpasbare intakeformulieren.
- Gebruik datumbereiken, terugkerende beschikbaarheid en boekingsregels om je cursusplanning voor universiteiten aan te sturen of afdelingsroosters te beheren.
- Bescherm counseling, academische bezwaarprocedures of HR-sessies met wachtwoordbeveiligde pagina's en gecontroleerde boekingstoegang.
- Studieadviseurs, docenten en beheerders ontvangen realtime meldingen bij nieuwe boekingen, wijzigingen of annuleringen.
- Gebruik je boekingssysteem voor het hoger onderwijs om ruimtes toe te wijzen, conflicten te voorkomen en de beschikbaarheid van collegezalen over afdelingen te coördineren.
- Automatische tijdzonedetectie zorgt dat studenten wereldwijd nooit een adviesgesprek of virtueel spreekuur missen.
- Plan tentamenruimtes, semesterroosters, introductiesessies en afdelingsbrede evenementen met tools die conflicten tussen afdelingen direct zichtbaar maken.
Koppel met de tools die je campus al gebruikt
Maak boekingspagina's voor elke dienst of afdeling
Automatiseer bevestigingen en herinneringen
Verzamel documenten en formulierinzendingen
Flexibel systeem voor cursus- en collegeroosters
Privacy-first plannen voor gevoelige afspraken
Directe updates voor docenten en personeel
Beheer lokalen, labs en campusvoorzieningen
Ondersteun internationale en hybride programma's
Bulkplanning voor grote academische operaties
Integraties
Koppel je boekingssysteem voor universiteiten met tools die je al gebruikt
Synchroniseer met Google Calendar, Zoom, Gmail, Stripe en honderden andere via Zapier, zodat academische operaties, communicatie en boekingen perfect op elkaar zijn afgestemd.
Veelgestelde vragen
Heb je een andere vraag en vind je het antwoord niet? Neem contact op met ons supportteam door ons een e-mail te sturen, dan reageren we zo snel mogelijk.
-
Een boekingssysteem voor universiteiten helpt bij het organiseren van adviesgesprekken, faculteitsvergaderingen, colleges, campusvoorzieningen en studentendiensten. Het centraliseert boekingspagina's, synchroniseert met academische agenda's, automatiseert herinneringen en voorkomt dubbele boekingen over afdelingen heen, zodat campussen efficiënter draaien.
-
Ja. Koalendar ondersteunt processen voor cursusplanning, spreekuren en afdelingsroosters. Het is geen volledig studievolgsysteem, maar maakt het eenvoudig om terugkerende beschikbaarheid te beheren, boekingsregels in te stellen en zonder conflicten over afdelingen te coördineren.
-
Absoluut. Adviseurs, bijlescentra en studentondersteuningsteams kunnen speciale boekingspagina's maken met realtime beschikbaarheid. Studenten boeken in een paar klikken en ontvangen automatische bevestigingen en herinneringen.
-
Ja. Je kunt Koalendar rechtstreeks insluiten in je universitaire website, studentenportaal of LMS, zodat studenten advies, bijles of spreekuren kunnen boeken zonder je website te verlaten.
-
Ja. Het dient als boekingssysteem voor het hoger onderwijs voor spreekuren van docenten, commissievergaderingen, coördinatie van onderzoeksgroepen en samenwerking tussen afdelingen. Teams kunnen round-robin of collectief boeken gebruiken voor gedeelde verantwoordelijkheden.
-
Ja. Koalendar biedt een gratis plan met onbeperkte boekingspagina's, agendakoppeling en essentiële planningsfuncties. Universiteiten kunnen upgraden voor geavanceerde huisstijlopties, betalingen innen en robuustere administratieve controles wanneer dat nodig is.
Plannen voor universiteiten, eenvoudig gemaakt
Van adviescentra tot academische afdelingen: Koalendar helpt je campus georganiseerd te blijven en ondersteunt studenten bij elke stap.
Begin vandaag gratis
Basisonderwijs
Vereenvoudig het plannen van gesprekken en de organisatie van je hele school met één digitale agenda.
Basisscholen
Vereenvoudig het plannen van oudergesprekken en optimaliseer de agenda van het personeel op je basisschool.
Bibliotheken
Organiseer bibliotheekruimtes, evenementen, personeel en diensten met gemak.
Bijlesleraren
Bespaar tijd en laat je bijlespraktijk groeien met moeiteloos plannen.
Onderwijs
Vereenvoudig en stroomlijn het boekingssysteem van je school.
Schoolevenementen
Plan, beheer en vereenvoudig elk schoolevenement met één intuïtief systeem.