Boekingssysteem voor hogescholen dat studiebegeleiding en opleidingsplanning vereenvoudigt
Met deze software boeken studenten zelf hun begeleidingsgesprekken, beheren docenten hun spreekuren zonder eindeloze e-mails en coördineren opleidingen lokalen en praktijkmomenten zonder roosterconflicten.
Vertrouwd door de beste opleidingen en afdelingen om de dagelijkse academische gang van duizenden studenten te regelen.
“We hebben onze opkomstpercentages en het aantal boekingen verdubbeld, de tijd die we aan plannen besteedden met zo'n 12 uur per persoon per week verminderd, en alles is volledig aangepast met de kleuren en het logo van onze school.”
Vroeger was het een heel handmatig heen-en-weer proces en nu geven we studenten de autonomie om zelf in te loggen en te boeken. Zodra iemand boekt, kan diegene kiezen voor Zoom of in persoon. Het is dus volledig naadloos. Het verschijnt automatisch in de Google-agenda. Alles is geweldig.
“We besparen 10 uur per docent per ouderavond, en de opkomst is met 50% gestegen!”
Het boekingsproces tussen docenten en ouders is veel duidelijker. Dit is echt belangrijk voor ons omdat we veel waarde hechten aan het bieden van een goede ervaring.
Omdat het voor ouders zoveel eenvoudiger is om met elke docent een afspraak te boeken, krijgen ouders nu een volledig beeld van hoe hun kind zich ontwikkelt, en dat is onbetaalbaar.
Gecentraliseerde planning voor opleidingen en afdelingen
Begeleidingsspreekuren, praktijklokalen en opleidingsafspraken in één digitale hub. Verminder dubbele boekingen en houd de onderwijsadministratie en gedeelde voorzieningen perfect op elkaar afgestemd.
- Voorkom roosterconflicten voor lokalen, praktijkruimtes en docenten
- Beheer terugkerende spreekuren en begeleidingsgesprekken
- Directe tweerichtingssynchronisatie met Google, Outlook en iCloud
- Centraal overzicht om eenvoudig meerdere opleidingen en locaties te coördineren
Verhoog de opkomst bij begeleiding, toetsen en evenementen
Voorkom dat studenten afspraken vergeten. Automatische herinneringen en tijdzone-aanpassing zorgen voor betere opkomst bij begeleidingsgesprekken, praktijkmomenten en internationale uitwisselingsprogramma's.
- Verstuur tijdige bevestigingen en herinneringen via e-mail en sms
- Ingebouwde tijdzoneondersteuning voor afstandsonderwijs en internationale studenten
- Communicatie in de eigen huisstijl van de hogeschool
- Snel omboeken voor studenten die buiten de campus wonen
Spreekuren en balies 24/7 online te boeken
Geen papieren briefjes meer op de kantoordeur. Deel een officiële link en laat studenten hun spreekuur, stagegesprek of baliegesprek volledig zelfstandig boeken, vanaf elk apparaat.
- 24/7 online boeken voor alle ingeschreven studenten
- Speciale pagina's voor individuele docenten, begeleidingsdiensten en evenementen
- Directe bevestigingen geven studenten zekerheid over hun inschrijving
- Een schaalbare oplossing, ideaal voor grote hogescholen met meerdere locaties
Verzamel scripties en formulieren vóór het academische gesprek
Bespaar docenten tijd. Met aanpasbare formulieren uploaden studenten vooraf hoofdstukken van hun scriptie, documenten of onderzoeksvoorstellen, zodat de docent goed voorbereid aan het spreekuur begint.
- Intakeformulieren om de behoefte van de student meteen helder te krijgen
- Veilige en versleutelde upload van verslagen, slides en PDF-documenten
- Automatisch delen van bronnenlijsten vóór de sessie
- Soepele communicatie voor een studieloopbaan zonder bureaucratische hobbels
Ervaringen
Hogescholen ❤️ Koalendar
Van begeleidingscentra tot grote opleidingen: ontdek hoe hogescholen de planning vereenvoudigen en studenten sneller bij de juiste persoon krijgen.
“Het is een eenvoudige manier voor mijn studenten om zich in te schrijven voor virtuele bijles. Nadat ik Koalendar met mijn collega's deelde, gebruiken zij het ook voor bijles, omdat het zo goed werkte. We hebben het zelfs ingezet om ouders zich te laten inschrijven voor virtuele gesprekken tijdens de ouderavond. Het werkte uitstekend.”
“Ik heb de gratis versie van Koalendar uitgeprobeerd zodat medewerkers een afspraak met de schoolleider konden boeken, en ik vond het echt eenvoudig en makkelijk te integreren in onze Google-suite. Als school wilden we meer flexibiliteit om kortere afspraken te boeken voor virtuele ouderavonden, dus heb ik de geüpgradede versie voor medewerkers aangeschaft. De klantenservice was tijdens dit hele proces uitzonderlijk. Ik kon vragen stellen via de chatfunctie op de website, die werden opgevolgd met e-mails die duidelijk, snel en behulpzaam waren. Zodra medewerkers hun Koalendar-accounts openden, werd het account automatisch geüpgraded door het klantenserviceteam en kon ik alle abonnementen op één factuur betalen. Goede prijs, goede service, goed product.”
“Ik gebruik Koalendar om bijlessessies met studenten te plannen. Ik kon het binnen ongeveer 5 minuten opzetten en naar studenten sturen. De support was bijzonder vriendelijk en is een echt persoon in plaats van een robot of een uitbesteed callcenter.”
“Koalendar geeft ons één plek voor spreekuren, bijlesmomenten en afspraken met ouders. Studenten en gezinnen kiezen zelf een passend tijdslot, terwijl mijn bestaande agenda automatisch wordt gerespecteerd.”
“Voor verschillende onderwijsafspraken kan ik aparte boekingspagina's maken. Dat maakt het voor studenten, ouders en collega's duidelijker waar ze moeten zijn en voorkomt veel losse afstemming.”
“Ik ben echt heel gecharmeerd van het gemak waarmee je de afspraken opzet, en ik heb geen enkele klacht gehad van studenten of ouders over hoe eenvoudig het voor hen is om de afsprakenpagina te openen en te gebruiken.”
“Het is een geweldige tool om te gebruiken en het elimineert het heen-en-weer om te zien wanneer ik beschikbaar ben voor vergaderingen. Wanneer iemand boekt, krijg ik een melding en het verschijnt automatisch in mijn agenda, en de gast krijgt ook een melding voor de afspraak. Deze add-on is zo gebruiksvriendelijk. Zelfs mijn ouders die niet gewend zijn aan technologie kunnen zelf afspraken met me maken. Ik heb het met veel collega's gedeeld en zij laten hun studenten afspraken maken voor persoonlijk contact tijdens de pandemie. Het is een redder in nood geweest. Letterlijk.”
De digitale toolkit voor hogescholen
Balies, praktijklokalen, docenten en voorzieningen beheerd in één slim systeem.
- Koppel Zoom, Microsoft Teams, Gmail, Stripe en interne hogeschoolsystemen via Zapier voor een ononderbroken stroom van institutionele gegevens.
- Maak landingspagina's voor docentenspreekuren, de begeleidingsdienst, labs en balies, met realtime weergave van de beschikbaarheid.
- Verstuur automatische herinneringen in je eigen huisstijl vanuit de e-mail van de hogeschool om punctuele aanwezigheid bij toetsen en commissies te waarborgen.
- Vraag de verplichte upload van verslagen, studieplannen of bewijsstukken voordat de student de afspraak met de balie kan bevestigen.
- Stel spreekuurvensters en boekingslimieten in die nauwkeurig de indeling in semesters en tentamenperiodes volgen.
- Waarborg de volledige vertrouwelijkheid van begeleidingsgesprekken en HR-balies voor personeel met wachtwoordbeveiligde pagina's.
- Docenten en ondersteunend personeel ontvangen directe meldingen bij elke nieuwe boeking of last-minute annulering.
- Wijs computerlokalen, mediatheken en gedeelde ruimtes toe met eerlijke toegang en voorkom conflicten tussen afdelingen.
- Het systeem zet tijdzones dynamisch om, wat het beheer van gesprekken voor uitwisselings- of internationale studenten enorm vereenvoudigt.
- Organiseer open dagen, toelatingstoetsen en afdelingsevenementen door eenvoudig de maximale capaciteit van lokalen op elkaar af te stemmen.
Geïntegreerd academisch ecosysteem
Speciale pagina's voor diensten en docenten
Institutionele herinneringen en meldingen
Upload van scripties en documenten
Planning van het lesrooster
Privacy voor vertrouwenspersonen
Pushmeldingen voor personeel
Beheer van studielokalen en labs
Mobiliteit en internationale programma's
Massaplanning en oriëntatie
Integraties
Koppel docentenspreekuren met de systemen die je al gebruikt
Synchroniseer de agenda met Google Workspace for Education, Microsoft Outlook, Zoom en ATS-systemen om de academische werking perfect op elkaar afgestemd te houden.
Veelgestelde vragen
Heb je een andere vraag en vind je het antwoord niet? Neem contact op met ons supportteam door ons een e-mail te sturen, dan reageren we zo snel mogelijk.
-
Het is een digitaal systeem dat docentenspreekuren, begeleidingsdiensten en de toewijzing van lokalen centraliseert. Het maakt speciale webpagina's waarop studenten zich kunnen inschrijven, synchroniseert automatisch agenda's en verstuurt herinneringen om lege lokalen te voorkomen.
-
Nee, het vervangt het niet, maar vult het aan. Het is de ideale tool om spreekuren, het gebruik van studielokalen en begeleidingsgesprekken te beheren, zodat het centrale systeem niet overbelast raakt en logistieke conflicten worden voorkomen.
-
Ja, volledig zelfstandig. Docenten, labs en balies kunnen hun actuele beschikbaarheid in realtime publiceren; de student kiest een tijdslot en ontvangt direct een bevestiging.
-
Absoluut. Je kunt de boekingsagenda (via een embed-widget) integreren in de website van de afdeling, het studentenportaal of het e-learningsysteem (LMS zoals Moodle of Blackboard).
-
Ja. Je kunt rotatie gebruiken voor balies, collectief boeken voor open dagen en de beschikbaarheid van meerdere docenten combineren voor afstudeer- of examencommissies.
-
Ja. We bieden een gratis-voor-altijd-plan met onbeperkte pagina's en de essentiële synchronisatiefuncties. Afdelingen kunnen upgraden naar Pro om de huisstijl van de instelling te gebruiken, grote bestanden te laten uploaden en gecentraliseerde administratieve controles te ontgrendelen.
Academische planning, eindelijk eenvoudig gemaakt
Van de individuele docent tot de hele afdeling: ondersteun je studenten bij elke stap en verminder het administratieve werk drastisch. Begin met Koalendar.
Begin vandaag gratis
Basisonderwijs
Vereenvoudig het plannen van gesprekken en de organisatie van je hele school met één digitale agenda.
Basisscholen
Vereenvoudig het plannen van oudergesprekken en optimaliseer de agenda van het personeel op je basisschool.
Bibliotheken
Organiseer bibliotheekruimtes, evenementen, personeel en diensten met gemak.
Bijlesleraren
Bespaar tijd en laat je bijlespraktijk groeien met moeiteloos plannen.
Online lessen
Een eenvoudig, krachtig boekingssysteem voor online lessen voor docenten, coaches en virtuele instructeurs.
Ouderavonden
Maak het plannen van ouderavonden eenvoudig, snel en zorgeloos.