Planningssoftware voor basisscholen die oudergesprekken vereenvoudigt
Zeg vaarwel tegen papieren briefjes en eindeloos heen-en-weer mailen om een afspraak te maken. Docenten, ouders en administratie boeken zelf oudergesprekken, open dagen en afspraken, met heldere beschikbaarheid en automatische herinneringen voor iedereen.
Vertrouwd door de beste basisscholen om het contact tussen school en ouders te vereenvoudigen.
“We hebben onze opkomstpercentages en het aantal boekingen verdubbeld, de tijd die we aan plannen besteedden met zo'n 12 uur per persoon per week verminderd, en alles is volledig aangepast met de kleuren en het logo van onze school.”
Vroeger was het een heel handmatig heen-en-weer proces en nu geven we studenten de autonomie om zelf in te loggen en te boeken. Zodra iemand boekt, kan diegene kiezen voor Zoom of in persoon. Het is dus volledig naadloos. Het verschijnt automatisch in de Google-agenda. Alles is geweldig.
“We besparen 10 uur per docent per ouderavond, en de opkomst is met 50% gestegen!”
Het boekingsproces tussen docenten en ouders is veel duidelijker. Dit is echt belangrijk voor ons omdat we veel waarde hechten aan het bieden van een goede ervaring.
Omdat het voor ouders zoveel eenvoudiger is om met elke docent een afspraak te boeken, krijgen ouders nu een volledig beeld van hoe hun kind zich ontwikkelt, en dat is onbetaalbaar.
Laat ouders gesprekken boeken wanneer het hun uitkomt
Geen gejaag meer achter de beschikbaarheid van gezinnen via e-mail of een verstopte schooltelefoon. Ouders boeken via een eenvoudige link 24/7 een gesprek met de leerkracht, de directie of het schoolpersoneel.
- Intuïtief online boeken voor alle ouders
- Automatische synchronisatie met de persoonlijke agenda van leerkrachten
- Heldere en transparante beschikbaarheid voor het hele schoolteam
- Drastische vermindering van telefoontjes en e-mails naar de administratie
Verzamel waardevolle informatie vóór elk gesprek
Kom voorbereid aan tafel. Gebruik aanpasbare formulieren om vooraf notities over het kind te laten invullen, documenten te laten uploaden of specifieke vragen van ouders te verzamelen, nog voordat het gesprek begint.
- Aanpasbare vragenlijsten om de specifieke behoeften van het gezin te kennen
- Veilige upload van ingevulde formulieren, machtigingen of documenten van de leerling
- Automatische e-mailherinneringen voor maximale punctualiteit
- Heldere bevestigingen en gedetailleerde instructies voor ouders
Een opgeruimde, beschermde agenda voor leerkrachten en directie
Structureer de spreekuren professioneel en strak. Leerkrachten ontvangen herinneringen voor hun afspraken, wat zorgt voor een goede balans tussen tijd in de klas en het onmisbare contact met ouders.
- Stel tijdsblokken in die uitsluitend voor gesprekken zijn bedoeld
- Automatische herinneringen en realtime meldingen voor het docententeam
- Flexibele duur per gesprek (bijvoorbeeld 10 of 15 minuten)
- Beter beheer van schooltijd en minder werkdruk
Verhoog de opkomst bij gesprekken, vergaderingen en open dagen
Voorkom lege lokalen tijdens informatieavonden. Dankzij automatische herinneringen en agenda-uitnodigingen beheer je eenvoudig zowel individuele gesprekken (1-op-1) als groepsevenementen zoals open dagen voor nieuwe inschrijvingen.
- Verstuur automatische bevestigingen en herinneringen via e-mail aan gezinnen
- Soepel beheer van meerdere boekingen voor groepsbijeenkomsten
- Automatische integratie van uitnodigingen in de agenda's van ouders en personeel
- Drastische daling van het aantal gemiste schoolafspraken
Ervaringen
Basisscholen ❤️ Koalendar
Ontdek hoe leerkrachten en administraties het contact met ouders vereenvoudigen en het aantal e-mails en telefoontjes voor het plannen van gesprekken drastisch verminderen.
“Het is een eenvoudige manier voor mijn studenten om zich in te schrijven voor virtuele bijles. Nadat ik Koalendar met mijn collega's deelde, gebruiken zij het ook voor bijles, omdat het zo goed werkte. We hebben het zelfs ingezet om ouders zich te laten inschrijven voor virtuele gesprekken tijdens de ouderavond. Het werkte uitstekend.”
“Ik heb de gratis versie van Koalendar uitgeprobeerd zodat medewerkers een afspraak met de schoolleider konden boeken, en ik vond het echt eenvoudig en makkelijk te integreren in onze Google-suite. Als school wilden we meer flexibiliteit om kortere afspraken te boeken voor virtuele ouderavonden, dus heb ik de geüpgradede versie voor medewerkers aangeschaft. De klantenservice was tijdens dit hele proces uitzonderlijk. Ik kon vragen stellen via de chatfunctie op de website, die werden opgevolgd met e-mails die duidelijk, snel en behulpzaam waren. Zodra medewerkers hun Koalendar-accounts openden, werd het account automatisch geüpgraded door het klantenserviceteam en kon ik alle abonnementen op één factuur betalen. Goede prijs, goede service, goed product.”
“Ik gebruik Koalendar om bijlessessies met studenten te plannen. Ik kon het binnen ongeveer 5 minuten opzetten en naar studenten sturen. De support was bijzonder vriendelijk en is een echt persoon in plaats van een robot of een uitbesteed callcenter.”
“Koalendar geeft ons één plek voor spreekuren, bijlesmomenten en afspraken met ouders. Studenten en gezinnen kiezen zelf een passend tijdslot, terwijl mijn bestaande agenda automatisch wordt gerespecteerd.”
“Voor verschillende onderwijsafspraken kan ik aparte boekingspagina's maken. Dat maakt het voor studenten, ouders en collega's duidelijker waar ze moeten zijn en voorkomt veel losse afstemming.”
“Ik ben echt heel gecharmeerd van het gemak waarmee je de afspraken opzet, en ik heb geen enkele klacht gehad van studenten of ouders over hoe eenvoudig het voor hen is om de afsprakenpagina te openen en te gebruiken.”
“Het is een geweldige tool om te gebruiken en het elimineert het heen-en-weer om te zien wanneer ik beschikbaar ben voor vergaderingen. Wanneer iemand boekt, krijg ik een melding en het verschijnt automatisch in mijn agenda, en de gast krijgt ook een melding voor de afspraak. Deze add-on is zo gebruiksvriendelijk. Zelfs mijn ouders die niet gewend zijn aan technologie kunnen zelf afspraken met me maken. Ik heb het met veel collega's gedeeld en zij laten hun studenten afspraken maken voor persoonlijk contact tijdens de pandemie. Het is een redder in nood geweest. Letterlijk.”
De essentiële digitale functies voor basisscholen
Flexibel plannen, gemaakt voor het altijd drukke schoolpersoneel.
- Maak speciale agenda's voor individuele leerkrachten, de schoolleiding of de intern begeleider, en koppel ze eenvoudig.
- Beheer individuele spreekuren of laat meerdere gezinnen zich tegelijk inschrijven voor de open dag en oriëntatie.
- Stel de exacte duur van elk gesprek in minuten of uren in en laat ouders het passende tijdslot kiezen, zonder extra pagina's te maken.
- Verdeel gesprekken of administratieve aanvragen eerlijk over de beschikbare leerkrachten of het ondersteunend personeel.
- Het systeem verstuurt zelfstandig bevestigingen, herinneringen vóór het gesprek en BCC-meldingen aan betrokken collega's.
- Verzamel toestemmingen, bijzondere notities over het kind of officiële documenten door ze direct bij het boeken op te vragen.
- Exporteer alle gegevens eenvoudig naar een CSV-bestand om verslaglegging, statistieken en de werkplanning op de administratie te vereenvoudigen.
- Integreer rechtstreeks met Google Calendar en Outlook en koppel Zoom of Meet voor oudergesprekken op afstand.
Onbeperkte pagina's voor elke rol op school
1-op-1-gesprekken en groepsevenementen
Flexibele gespreksduur
Team en personeelsrotatie
Automatische herinneringen en meldingen
Formulieren en bestandsuploads
Rapporten exporteren naar CSV
Agenda- en videosynchronisatie
Integraties
Werkt perfect samen met de tools die de school al gebruikt
Koppel Google Workspace for Education, Microsoft Outlook, Zoom en Meet om het hele onderwijs perfect synchroon te houden.
Veelgestelde vragen
Heb je een andere vraag en vind je het antwoord niet? Neem contact op met ons supportteam door ons een e-mail te sturen, dan reageren we zo snel mogelijk.
-
Het laat ouders online gesprekken boeken op basis van de werkelijke beschikbaarheid van de leerkrachten. Dit elimineert de chaos van papieren briefjes en eindeloos heen-en-weer mailen, met directe bevestigingen en automatische herinneringen voor iedereen.
-
Nee, het vervangt het lesrooster of het leerlingvolgsysteem niet. Het vult deze tools aan om specifiek de gesprekken, counseling en administratieve afspraken met het schoolpersoneel te beheren.
-
Absoluut. Gezinnen kiezen zelf een tijdslot uit de beschikbaarheid van de leerkracht, ontvangen een herinnering en kunnen het gesprek annuleren of omboeken zonder de schooltelefoon te belasten.
-
Ja. Je kunt pagina's maken voor het hele docententeam, beheerdersrechten instellen voor de administratie en agenda's gescheiden houden, terwijl de directie een volledig en gecentraliseerd overzicht behoudt.
-
Ja. We bieden een gratis-voor-altijd-plan met onbeperkte boekingspagina's en essentiële agendakoppeling, perfect voor basisscholen van elke omvang.
Vereenvoudig direct de afspraken op je basisschool
Minder e-mails te beheren, gesprekken altijd op tijd en gezinnen die veel meer betrokken zijn bij het schoolleven. Begin gratis met Koalendar.
Begin vandaag gratis
Bibliotheken
Organiseer bibliotheekruimtes, evenementen, personeel en diensten met gemak.
Hogescholen
Stroomlijn de academische planning op je hele hogeschool.
Onderwijs
Vereenvoudig en stroomlijn het boekingssysteem van je school.
Ouderavonden
Maak het plannen van ouderavonden eenvoudig, snel en zorgeloos.
Scholen
Vereenvoudig schoolbrede planning voor lokalen, personeel, activiteiten en afspraken.
Schoolevenementen
Plan, beheer en vereenvoudig elk schoolevenement met één intuïtief systeem.