Planningssoftware voor scholen ontworpen voor het basisonderwijs
Vereenvoudig het organiseren van oudergesprekken, teamvergaderingen en open dagen. Geef docenten, ouders en ondersteunend personeel een heldere, gedeelde en stressvrije online planning.
Gekozen door schoolleidingen, basisscholen en middelbare scholen om gesprekken, open dagen en personeelsplanning te vereenvoudigen.
“We hebben onze opkomstpercentages en het aantal boekingen verdubbeld, de tijd die we aan plannen besteedden met zo'n 12 uur per persoon per week verminderd, en alles is volledig aangepast met de kleuren en het logo van onze school.”
Vroeger was het een heel handmatig heen-en-weer proces en nu geven we studenten de autonomie om zelf in te loggen en te boeken. Zodra iemand boekt, kan diegene kiezen voor Zoom of in persoon. Het is dus volledig naadloos. Het verschijnt automatisch in de Google-agenda. Alles is geweldig.
“We besparen 10 uur per docent per ouderavond, en de opkomst is met 50% gestegen!”
Het boekingsproces tussen docenten en ouders is veel duidelijker. Dit is echt belangrijk voor ons omdat we veel waarde hechten aan het bieden van een goede ervaring.
Omdat het voor ouders zoveel eenvoudiger is om met elke docent een afspraak te boeken, krijgen ouders nu een volledig beeld van hoe hun kind zich ontwikkelt, en dat is onbetaalbaar.
Laat ouders en personeel zelf gesprekken inplannen
Vergeet zoekgeraakte briefjes en eindeloze telefoontjes naar de administratie. Met online boeken kiezen ouders een vrij tijdslot voor het oudergesprek, en de agenda van de docent werkt automatisch bij door te synchroniseren met het Google- of Outlook-ecosysteem van de school.
- 24/7 oudergesprekken online boeken vanaf pc, tablet en smartphone.
- Realtime synchronisatie met de agenda's van Google Workspace en Outlook.
- Ideaal voor tien-minutengesprekken, wekelijkse spreekuren en inloopmomenten.
- Werkt als efficiënte digitale agenda om teamvergaderingen in te plannen.
Kom goed voorbereid bij elk gesprek dankzij vooraf ingevulde formulieren
Verzamel belangrijke informatie vóór de ontmoeting. Ouders kunnen vooraf aangeven welke onderwerpen ze willen bespreken, of bestanden zoals een verklaring of medisch rapport toevoegen, zodat docenten en coördinatoren volledig voorbereid aan tafel zitten.
- Vragenlijsten op maat om de wensen van ouders en leerlingen direct in beeld te brengen.
- Veilig uploaden van medische verklaringen, machtigingen of huiswerk.
- Automatische herinneringen en ontvangstbevestigingen van documenten.
- Uitstekend om gesprekken en zorgoverleg goed te structureren.
Een transparante digitale agenda voor docenten, directie en administratie
Houd alle schoolafspraken op één plek bij. Van teamvergaderingen tot overleg: verminder de verwarring tussen locaties en zorg dat schoolleiders en ondersteunend personeel altijd perfect op één lijn zitten.
- Centraal beheer van de agenda's voor gesprekken, gymzalen en lokalen.
- Terugkerende afspraken instellen voor bijles of begeleiding.
- Automatische updates en pushmeldingen bij afwezigheid of roosterwijzigingen.
- Soepele coördinatie voor scholen met meerdere locaties en dependances.
Verhoog de opkomst bij gesprekken met automatische herinneringen
Verminder no-shows drastisch tijdens de ouderavonden. Het systeem stuurt automatisch e-mail- en sms-herinneringen, wat de punctualiteit verhoogt en de werkdruk van de administratie flink verlaagt.
- Herinneringen via e-mail en sms voor gezinnen, docenten en schoolpersoneel.
- Automatische agenda-uitnodigingen voor alle deelnemers.
- Mogelijkheid om gezamenlijke gesprekken te houden met meerdere docenten of gescheiden ouders.
- Minder misverstanden en betere communicatie tussen school en gezin.
Ervaringen
Scholen en docenten ❤️ Koalendar
Ontdek hoe schoolleiders en docenten tientallen uren per week besparen op het organiseren van gesprekken en gezinnen een moderne, inclusieve ervaring bieden.
“Het is een eenvoudige manier voor mijn studenten om zich in te schrijven voor virtuele bijles. Nadat ik Koalendar met mijn collega's deelde, gebruiken zij het ook voor bijles, omdat het zo goed werkte. We hebben het zelfs ingezet om ouders zich te laten inschrijven voor virtuele gesprekken tijdens de ouderavond. Het werkte uitstekend.”
“Ik heb de gratis versie van Koalendar uitgeprobeerd zodat medewerkers een afspraak met de schoolleider konden boeken, en ik vond het echt eenvoudig en makkelijk te integreren in onze Google-suite. Als school wilden we meer flexibiliteit om kortere afspraken te boeken voor virtuele ouderavonden, dus heb ik de geüpgradede versie voor medewerkers aangeschaft. De klantenservice was tijdens dit hele proces uitzonderlijk. Ik kon vragen stellen via de chatfunctie op de website, die werden opgevolgd met e-mails die duidelijk, snel en behulpzaam waren. Zodra medewerkers hun Koalendar-accounts openden, werd het account automatisch geüpgraded door het klantenserviceteam en kon ik alle abonnementen op één factuur betalen. Goede prijs, goede service, goed product.”
“Ik gebruik Koalendar om bijlessessies met studenten te plannen. Ik kon het binnen ongeveer 5 minuten opzetten en naar studenten sturen. De support was bijzonder vriendelijk en is een echt persoon in plaats van een robot of een uitbesteed callcenter.”
“Koalendar geeft ons één plek voor spreekuren, bijlesmomenten en afspraken met ouders. Studenten en gezinnen kiezen zelf een passend tijdslot, terwijl mijn bestaande agenda automatisch wordt gerespecteerd.”
“Voor verschillende onderwijsafspraken kan ik aparte boekingspagina's maken. Dat maakt het voor studenten, ouders en collega's duidelijker waar ze moeten zijn en voorkomt veel losse afstemming.”
“Ik ben echt heel gecharmeerd van het gemak waarmee je de afspraken opzet, en ik heb geen enkele klacht gehad van studenten of ouders over hoe eenvoudig het voor hen is om de afsprakenpagina te openen en te gebruiken.”
“Het is een geweldige tool om te gebruiken en het elimineert het heen-en-weer om te zien wanneer ik beschikbaar ben voor vergaderingen. Wanneer iemand boekt, krijg ik een melding en het verschijnt automatisch in mijn agenda, en de gast krijgt ook een melding voor de afspraak. Deze add-on is zo gebruiksvriendelijk. Zelfs mijn ouders die niet gewend zijn aan technologie kunnen zelf afspraken met me maken. Ik heb het met veel collega's gedeeld en zij laten hun studenten afspraken maken voor persoonlijk contact tijdens de pandemie. Het is een redder in nood geweest. Letterlijk.”
De digitale tools voor het basis- en voortgezet onderwijs
Alles wat je nodig hebt om gesprekken en ruimtes binnen een school te organiseren.
Onbeperkte pagina's voor locaties en functies
Maak boekingspagina's voor elke docent, coördinator of administratief medewerker. Elke pagina communiceert met de persoonlijke agenda om overlappingen in het rooster te blokkeren.
Individuele gesprekken en groepsvergaderingen
Ingebouwde ondersteuning voor één-op-één gesprekken, vergaderingen die openstaan voor de ouderraad, oriëntatiedagen en informatieavonden voor open dagen.
Flexibele tijdsduren voor elk type afspraak
Stel de duur in: van strakke tien minuten voor algemene gesprekken tot langere sessies voor zorgoverleg of begeleidingsgesprekken.
Beschikbaarheid realtime bijgewerkt
Het systeem leest de beschikbaarheid uit de Google Workspace-agenda's van de school: geen risico meer om twee gesprekken op exact hetzelfde moment in te plannen.
Rollen en rechten voor de administratie
Ken beheerrollen toe: de administratie kan de pagina's van collega's beheren en bepalen wie de openbare roosters mag aanpassen.
Verdeling via rotatie (round robin)
Verdeel afspraakaanvragen bij de administratie eerlijk, of wijs oriëntatiegesprekken evenwichtig toe aan de verschillende contactpersonen van de school.
Eigen formulieren en documentuploads
Voeg eigen vragen toe en sta uploads toe zoals medische verklaringen, briefjes of aanvragen voor extra ondersteuning.
Meldingen en sms met de naam van de school
Verstuur bevestigingen en herinneringen met de naam van je school. Informeer de directie of locatieleider direct door ze in bcc mee te nemen wanneer dat nodig is.
Spreekuren en terugkerende afspraken
Stel vaste wekelijkse afspraken in en geef leerlingen en gezinnen de mogelijkheid om specifieke tijdslots te kiezen voor spreekuren bij de vertrouwenspersoon.
Rapportages voor de schoolleider
Exporteer alle gegevens naar CSV om rapporten te maken over de opkomst bij gesprekken, de betrokkenheid van gezinnen te volgen en de werkdruk van het personeel te beoordelen.
Videogesprekken voor afstandsonderwijs en fysieke afspraken
Laat ouders kiezen of ze op school of online afspreken: Koalendar maakt automatisch veilige links aan voor Zoom, Google Meet of Microsoft Teams.
Integratie in het schoolportaal
Sluit de gespreksagenda's direct in op de schoolwebsite of plaats de links in het ouderportaal om de toegang voor ouders te vergemakkelijken.
Integraties
Koppel Koalendar aan de applicaties die je school al gebruikt
Synchroniseer de agenda met Google Workspace for Education, Outlook, Zoom, Google Meet en andere systemen om alle locaties voortdurend op één lijn te houden.
Veelgestelde vragen
Heb je een andere vraag en vind je het antwoord niet? Neem contact op met ons supportteam door ons een e-mail te sturen, dan reageren we zo snel mogelijk.
Het is een digitaal systeem dat het organiseren van gesprekken, evenementen en de beschikbaarheid van lokalen centraliseert en digitaliseert. Ouders of personeel kiezen online een vrij tijdslot, het systeem werkt de agenda realtime bij en stuurt automatische herinneringen, waardoor papieren briefjes en oude inschrijflijsten definitief verdwijnen.
Absoluut. Veel scholen hebben de statische Excel-tabellen al vervangen door de tot op de seconde bijgewerkte beschikbaarheid van Koalendar: gezinnen zien altijd alleen de tijdslots die echt vrij zijn, zonder handmatig werk van de docent.
Ja, het is ook ontworpen voor momenten met veel drukte. Ouders boeken hun tien minuten gesprek gemakkelijk online via hun smartphone, ontvangen een herinnering, en de administratie ziet het aantal telefoontjes en onverwachte afwezigheden sterk dalen.
Zeker. Ondersteunende docenten, contactpersonen voor inclusie, schoolpsychologen en ondersteunend personeel kunnen elk een eigen pagina hebben, met maximale privacy voor vertrouwelijke gesprekken.
Ja. Koalendar biedt een gratis-voor-altijd-plan met onbeperkte boekingspagina's, agendasynchronisatie en basismeldingen. Scholen die hun eigen logo willen tonen, het Koalendar-logo willen verbergen of handmatige goedkeuring willen gebruiken, kunnen upgraden naar de Pro-versie.
De digitale agenda voor het basisonderwijs
Maak gesprekken en vergaderingen eenvoudig, snel en inclusief voor de ouders, docenten en administratie van je school. Begin vandaag nog gratis.
Begin vandaag gratis
Bibliotheken
Organiseer bibliotheekruimtes, evenementen, personeel en diensten met gemak.
Bijlesleraren
Bespaar tijd en laat je bijlespraktijk groeien met moeiteloos plannen.
Hogescholen
Stroomlijn de academische planning op je hele hogeschool.
Onderwijs
Vereenvoudig en stroomlijn het boekingssysteem van je school.
Online lessen
Een eenvoudig, krachtig boekingssysteem voor online lessen voor docenten, coaches en virtuele instructeurs.
Schoolevenementen
Plan, beheer en vereenvoudig elk schoolevenement met één intuïtief systeem.