Bibliotheeksoftware die elke afspraak beheert
Met deze software boeken bezoekers studieruimtes en apparatuur online, op elk moment. Medewerkers plannen automatisch onderzoeksconsultaties en inschrijvingen voor evenementen. Het werkt voor publieke en academische bibliotheken.
Vertrouwd door publieke, academische en buurtbibliotheken om afspraken te vereenvoudigen en de administratieve last te verminderen.
“We hebben onze opkomstpercentages en het aantal boekingen verdubbeld, de tijd die we aan plannen besteedden met zo'n 12 uur per persoon per week verminderd, en alles is volledig aangepast met de kleuren en het logo van onze school.”
Vroeger was het een heel handmatig heen-en-weer proces en nu geven we studenten de autonomie om zelf in te loggen en te boeken. Zodra iemand boekt, kan diegene kiezen voor Zoom of in persoon. Het is dus volledig naadloos. Het verschijnt automatisch in de Google-agenda. Alles is geweldig.
“We besparen 10 uur per docent per ouderavond, en de opkomst is met 50% gestegen!”
Het boekingsproces tussen docenten en ouders is veel duidelijker. Dit is echt belangrijk voor ons omdat we veel waarde hechten aan het bieden van een goede ervaring.
Omdat het voor ouders zoveel eenvoudiger is om met elke docent een afspraak te boeken, krijgen ouders nu een volledig beeld van hoe hun kind zich ontwikkelt, en dat is onbetaalbaar.
Realtime ruimtebeschikbaarheid voor elke bibliotheekruimte
Geen spreadsheets of jongleren met meerdere agenda's meer. Met een heldere beschikbaarheidschecker voor ruimtes zien medewerkers en bezoekers direct wat vrij is, of het nu een studieruimte, makerspace of computerplek is. Onze bibliotheeksoftware voorkomt dubbele boekingen en houdt elke ruimte soepel draaiend.
- Voorkom overlappingen met realtime planning
- Beheer studieruimtes, evenementenruimtes en apparatuur
- Synchroniseer met Google-, Outlook- of iCloud-agenda's
- Ideaal voor ruimteplanning in publieke en academische bibliotheken
Hogere opkomst voor cursussen en bibliotheekevenementen
Workshops, auteurslezingen en bijlessen krijgen meer opkomst wanneer herinneringen zichzelf regelen. Automatische bevestigingen besparen tijd die anders aan het mailen van bevestigingen en herinneringen opgaat, zodat je bibliotheek moeiteloos de opkomst verhoogt.
- Automatische herinneringen via e-mail en sms
- Slimme tijdzoneondersteuning voor online programma's
- Bevestigingen en opvolgberichten in je eigen huisstijl
- Eenvoudig verzetten vermindert annuleringen
Laat bezoekers diensten en ruimtes op elk moment boeken
Van onderzoekshulp tot het lenen van apparatuur: je bezoekers boeken zelf via een eenvoudige online boekingspagina voor bibliotheekdiensten, zonder telefoontjes of rijen aan de balie. Perfect voor agendasystemen van publieke bibliotheken, ruimteboekingssystemen van universiteitsbibliotheken en alles daartussenin.
- Online boeken 24/7 vanaf elk apparaat
- Aangepaste pagina's voor ruimtes, diensten en evenementen
- Directe bevestigingen houden iedereen op de hoogte
- Ondersteunt planningssystemen voor bibliotheken met meerdere vestigingen
Verzamel formulieren, bestanden en details vooraf
Of je je nu voorbereidt op onderzoeksconsultaties, het lenen van apparatuur of buurtprogramma's: aangepaste intakeformulieren helpen je alles vooraf te verzamelen. Ideaal voor planningssystemen van academische bibliotheken die context nodig hebben vóór afspraken.
- Aangepaste formulieren voor dienstspecifieke wensen
- Bestandsuploads voor onderzoeksvoorbereiding of documenten
- Deel automatisch materialen na het boeken
- Opvolgherinneringen houden diensten op koers
Ervaringen
Bibliotheken ❤️ Koalendar
Publieke, universitaire en buurtbibliotheken gebruiken Koalendar om afspraken te vereenvoudigen, de opkomst bij evenementen te verhogen en de planning van personeel en diensten te stroomlijnen.
“Het is een eenvoudige manier voor mijn studenten om zich in te schrijven voor virtuele bijles. Nadat ik Koalendar met mijn collega's deelde, gebruiken zij het ook voor bijles, omdat het zo goed werkte. We hebben het zelfs ingezet om ouders zich te laten inschrijven voor virtuele gesprekken tijdens de ouderavond. Het werkte uitstekend.”
“Ik heb de gratis versie van Koalendar uitgeprobeerd zodat medewerkers een afspraak met de schoolleider konden boeken, en ik vond het echt eenvoudig en makkelijk te integreren in onze Google-suite. Als school wilden we meer flexibiliteit om kortere afspraken te boeken voor virtuele ouderavonden, dus heb ik de geüpgradede versie voor medewerkers aangeschaft. De klantenservice was tijdens dit hele proces uitzonderlijk. Ik kon vragen stellen via de chatfunctie op de website, die werden opgevolgd met e-mails die duidelijk, snel en behulpzaam waren. Zodra medewerkers hun Koalendar-accounts openden, werd het account automatisch geüpgraded door het klantenserviceteam en kon ik alle abonnementen op één factuur betalen. Goede prijs, goede service, goed product.”
“Ik gebruik Koalendar om bijlessessies met studenten te plannen. Ik kon het binnen ongeveer 5 minuten opzetten en naar studenten sturen. De support was bijzonder vriendelijk en is een echt persoon in plaats van een robot of een uitbesteed callcenter.”
“Koalendar geeft ons één plek voor spreekuren, bijlesmomenten en afspraken met ouders. Studenten en gezinnen kiezen zelf een passend tijdslot, terwijl mijn bestaande agenda automatisch wordt gerespecteerd.”
“Voor verschillende onderwijsafspraken kan ik aparte boekingspagina's maken. Dat maakt het voor studenten, ouders en collega's duidelijker waar ze moeten zijn en voorkomt veel losse afstemming.”
“Ik ben echt heel gecharmeerd van het gemak waarmee je de afspraken opzet, en ik heb geen enkele klacht gehad van studenten of ouders over hoe eenvoudig het voor hen is om de afsprakenpagina te openen en te gebruiken.”
“Het is een geweldige tool om te gebruiken en het elimineert het heen-en-weer om te zien wanneer ik beschikbaar ben voor vergaderingen. Wanneer iemand boekt, krijg ik een melding en het verschijnt automatisch in mijn agenda, en de gast krijgt ook een melding voor de afspraak. Deze add-on is zo gebruiksvriendelijk. Zelfs mijn ouders die niet gewend zijn aan technologie kunnen zelf afspraken met me maken. Ik heb het met veel collega's gedeeld en zij laten hun studenten afspraken maken voor persoonlijk contact tijdens de pandemie. Het is een redder in nood geweest. Letterlijk.”
Alles wat bibliotheken nodig hebben in één eenvoudig systeem
Gebouwd voor bibliotheekruimtes, diensten, programma's en personeel, allemaal op één plek.
- Maak intuïtieve boekingspagina's voor studieruimtes, makerspaces, het lenen van apparatuur, onderzoeksconsultaties of buurtevenementen. Realtime beschikbaarheid helpt het gebruik van ruimtes en faciliteiten in je bibliotheek te verhogen.
- Verminder no-shows met automatische meldingen en herinneringen voor ruimteafspraken, evenementen en afspraken. Perfect voor drukke vestigingen die tientallen boekingen per dag beheren.
- Verzamel identiteitsdocumenten, onderzoeksonderwerpen, projectbestanden of dienstwensen vóór afspraken. Ideaal voor academische consultaties, regels voor studieruimtes en eisen van buurtprogramma's.
- Beheer meerdere bibliotheeklocaties vanuit één dashboard. Elke vestiging krijgt eigen boekingsregels, personeelsrechten en boekingspagina's, terwijl beheerders volledig de controle houden.
- Gebruik Koalendar als lichte planningssoftware voor bibliotheekpersoneel. Maak het ruilen van diensten en verlofaanvragen mogelijk, wijs medewerkers toe aan afspraken en coördineer de baliebezetting met gemak.
- Voeg je online boekingspagina voor bibliotheekdiensten direct toe aan je website, catalogus of intranet, zodat bezoekers kunnen boeken zonder weg te navigeren.
- Bescherm gevoelige boekingen zoals personeelsvergaderingen of onderzoeksconsultaties met wachtwoordbeveiliging of pagina's met beperkte toegang.
- Koppel Google Calendar, Outlook, Zoom, Teams, Stripe, Zapier en meer om de werkzaamheden van je bibliotheek op elkaar af te stemmen en te automatiseren.
- Begrijp welke ruimtes, diensten en evenementen het meest gevraagd zijn, zodat je programmering, personeel en middelen effectiever kunt plannen.
- Pas buffers, limieten, boekingsperiodes of tijdgebonden regels aan op het beleid van je bibliotheek, inclusief piek- en daluren en regels voor apparatuurgebruik.
Boekingspagina's voor elke ruimte, dienst of programma
Automatische bevestigingen en herinneringen
Aangepaste intakeformulieren en bestandsuploads
Beheer van meerdere vestigingen
Personeelsplanning en dienstbeheer
Sluit overal in
Privacy- en toegangsinstellingen
Synchroniseer met je bestaande tools
Analytics voor slimmer plannen
Stel flexibele boekingsregels in
Integraties
Synchroniseer je boekingssysteem voor bibliotheken met tools die je al gebruikt
Koppel naadloos aan Google Calendar, Zoom, Gmail, Stripe en honderden andere tools om boekingen, herinneringen en communicatie perfect synchroon te houden.
Veelgestelde vragen
Heb je een andere vraag en vind je het antwoord niet? Neem contact op met ons supportteam door ons een e-mail te sturen, dan reageren we zo snel mogelijk.
-
Bibliotheeksoftware helpt bibliotheken om ruimteafspraken, afspraken en evenementen in één gebruiksvriendelijk systeem te organiseren. Bezoekers en medewerkers reserveren ruimtes of diensten online, terwijl automatische herinneringen, agendakoppeling en tools voor ruimtebeschikbaarheid dubbele boekingen voorkomen en administratie verminderen.
-
Ja. Koalendar werkt perfect als planningssoftware voor bibliotheken bij evenementen, studieruimtes, bijlessen, onderzoeksconsultaties, buurtprogramma's en het lenen van apparatuur. Elke boekingspagina toont realtime beschikbaarheid en automatische herinneringen helpen de opkomst te verhogen.
-
Absoluut. Je sluit Koalendar direct in op de website of catalogus van je bibliotheek, zodat bezoekers ruimtes of diensten kunnen reserveren zonder de pagina te verlaten. Het werkt op alle apparaten en ondersteunt zowel agendasystemen van publieke bibliotheken als planningssystemen van academische bibliotheken.
-
Ja. Je beheert studieruimtes, vergaderruimtes, multimediaruimtes en speciale ruimtes met realtime beschikbaarheid, automatische herinneringen en aanpasbare boekingsregels. Dat maakt Koalendar een krachtig alternatief voor software voor ruimteplanning in bibliotheken.
-
Ja. Medewerkers beheren dienstruilingen, verlofaanvragen, interne vergaderingen en serviceafspraken. Beheerders wijzen rechten toe, beheren teams en coördineren over vestigingen heen met onze mogelijkheden voor personeelsplanning.
-
Ja. Koalendar biedt een gratis plan met onbeperkte boekingspagina's, automatische herinneringen en agendakoppeling. Bibliotheken kunnen er kosteloos ruimtes, diensten en programma's mee beheren. Upgraden ontgrendelt geavanceerde functies zoals huisstijl, betalingen en aangepaste boekingsregels.
Bibliotheeksoftware, eenvoudig gemaakt
Van publieke bibliotheken tot universiteitscampussen: stroomlijn ruimteafspraken, personeelsplanning en bezoekersdiensten met het gebruiksvriendelijke systeem van Koalendar.
Begin vandaag gratis
Basisscholen
Vereenvoudig het plannen van oudergesprekken en optimaliseer de agenda van het personeel op je basisschool.
Bijlesleraren
Bespaar tijd en laat je bijlespraktijk groeien met moeiteloos plannen.
Hogescholen
Stroomlijn de academische planning op je hele hogeschool.
Scholen
Vereenvoudig schoolbrede planning voor lokalen, personeel, activiteiten en afspraken.
Schoolevenementen
Plan, beheer en vereenvoudig elk schoolevenement met één intuïtief systeem.
Universiteiten
Stroomlijn de academische planning op je hele campus.