Software voor schoolevenementen om te plannen en te boeken
Dit boekingssysteem helpt medewerkers faciliteiten te reserveren, roosters te organiseren en ouders automatisch op de hoogte te brengen. Zo verloopt elke wedstrijd, bijeenkomst en ceremonie soepel en volgens plan.
Vertrouwd door scholen van elke omvang voor stressvrije coördinatie van evenementen.
“We hebben onze opkomstpercentages en het aantal boekingen verdubbeld, de tijd die we aan plannen besteedden met zo'n 12 uur per persoon per week verminderd, en alles is volledig aangepast met de kleuren en het logo van onze school.”
Vroeger was het een heel handmatig heen-en-weer proces en nu geven we studenten de autonomie om zelf in te loggen en te boeken. Zodra iemand boekt, kan diegene kiezen voor Zoom of in persoon. Het is dus volledig naadloos. Het verschijnt automatisch in de Google-agenda. Alles is geweldig.
“We besparen 10 uur per docent per ouderavond, en de opkomst is met 50% gestegen!”
Het boekingsproces tussen docenten en ouders is veel duidelijker. Dit is echt belangrijk voor ons omdat we veel waarde hechten aan het bieden van een goede ervaring.
Omdat het voor ouders zoveel eenvoudiger is om met elke docent een afspraak te boeken, krijgen ouders nu een volledig beeld van hoe hun kind zich ontwikkelt, en dat is onbetaalbaar.
Vereenvoudig de planning van elk schoolevenement
Zeg vaarwel tegen verwarrende spreadsheets en versnipperde aanmeldingen. Met de software voor schoolevenementen van Koalendar coördineer je bijeenkomsten, optredens en clubvergaderingen vanuit één georganiseerd dashboard dat automatisch met je bestaande agenda's synchroniseert.
- Voorkom dubbele boekingen van locaties, personeel en middelen
- Beheer terugkerende of eenmalige evenementen moeiteloos
- Synchroniseer met Google, Outlook of iCloud-agenda's
- Zie alle schoolevenementen in één transparante gedeelde agenda
Laat gezinnen en medewerkers direct plekken of tijdslots boeken
Geef ouders en leerlingen een zelfboekervaring die op elk apparaat werkt. Of het nu gaat om het reserveren van plaatsen voor een concert of vrijwilligerswerk op de wetenschapsbeurs: met de agendasoftware voor schoolevenementen van Koalendar verlopen aanmeldingen naadloos en automatisch.
- 24/7 zelf evenementen boeken voor ouders en leerlingen
- Eigen aanvraagformulieren per type evenement (optredens, fondsenwerving, enzovoort)
- Plaatslimieten en maximale aantallen om de drukte te beheren
- Directe bevestigingen en agendaherinneringen
Verzamel gegevens en bestanden voor de grote dag
Heb je toestemmingsformulieren, vrijwilligerslijsten of materiaaloverzichten nodig? Gebruik aanpasbare intakeformulieren en bestandsuploads om alles voor het evenement te verzamelen. Geen papierwerk achternazitten of verwarring op het laatste moment, alleen soepele voorbereiding voor elke gelegenheid.
- Eigen intakeformulieren voor verschillende soorten evenementen
- Verzamel handtekeningen, uploads en voorkeuren
- Deel evenementmateriaal of opbouwinstructies vooraf
- Automatische herinneringen houden iedereen op de hoogte
Verhoog opkomst en communicatie
Automatische bevestigingen, herinneringen en meldingen betekenen geen gemiste evenementen meer. Houd medewerkers, ouders en leerlingen direct op de hoogte en maak je nooit meer zorgen over vergeten data.
- E-mail- en sms-herinneringen voor deelnemers
- Tijdzonedetectie voor campussen op meerdere locaties
- Bevestigingen en opvolgberichten in je eigen huisstijl
- Synchroniseer met de agenda van elke deelnemer
Ervaringen
Scholen ❤️ Koalendar voor evenementen
Van schooltoneel tot diploma-uitreikingen: beheerders gebruiken Koalendar om de coördinatie van evenementen te vereenvoudigen, handmatig werk te verminderen en elke gelegenheid vlekkeloos te laten verlopen.
“Het is een eenvoudige manier voor mijn studenten om zich in te schrijven voor virtuele bijles. Nadat ik Koalendar met mijn collega's deelde, gebruiken zij het ook voor bijles, omdat het zo goed werkte. We hebben het zelfs ingezet om ouders zich te laten inschrijven voor virtuele gesprekken tijdens de ouderavond. Het werkte uitstekend.”
“Ik heb de gratis versie van Koalendar uitgeprobeerd zodat medewerkers een afspraak met de schoolleider konden boeken, en ik vond het echt eenvoudig en makkelijk te integreren in onze Google-suite. Als school wilden we meer flexibiliteit om kortere afspraken te boeken voor virtuele ouderavonden, dus heb ik de geüpgradede versie voor medewerkers aangeschaft. De klantenservice was tijdens dit hele proces uitzonderlijk. Ik kon vragen stellen via de chatfunctie op de website, die werden opgevolgd met e-mails die duidelijk, snel en behulpzaam waren. Zodra medewerkers hun Koalendar-accounts openden, werd het account automatisch geüpgraded door het klantenserviceteam en kon ik alle abonnementen op één factuur betalen. Goede prijs, goede service, goed product.”
“Ik gebruik Koalendar om bijlessessies met studenten te plannen. Ik kon het binnen ongeveer 5 minuten opzetten en naar studenten sturen. De support was bijzonder vriendelijk en is een echt persoon in plaats van een robot of een uitbesteed callcenter.”
“Koalendar geeft ons één plek voor spreekuren, bijlesmomenten en afspraken met ouders. Studenten en gezinnen kiezen zelf een passend tijdslot, terwijl mijn bestaande agenda automatisch wordt gerespecteerd.”
“Voor verschillende onderwijsafspraken kan ik aparte boekingspagina's maken. Dat maakt het voor studenten, ouders en collega's duidelijker waar ze moeten zijn en voorkomt veel losse afstemming.”
“Ik ben echt heel gecharmeerd van het gemak waarmee je de afspraken opzet, en ik heb geen enkele klacht gehad van studenten of ouders over hoe eenvoudig het voor hen is om de afsprakenpagina te openen en te gebruiken.”
“Het is een geweldige tool om te gebruiken en het elimineert het heen-en-weer om te zien wanneer ik beschikbaar ben voor vergaderingen. Wanneer iemand boekt, krijg ik een melding en het verschijnt automatisch in mijn agenda, en de gast krijgt ook een melding voor de afspraak. Deze add-on is zo gebruiksvriendelijk. Zelfs mijn ouders die niet gewend zijn aan technologie kunnen zelf afspraken met me maken. Ik heb het met veel collega's gedeeld en zij laten hun studenten afspraken maken voor persoonlijk contact tijdens de pandemie. Het is een redder in nood geweest. Letterlijk.”
Alles wat je nodig hebt voor vlekkeloze schoolevenementen
Plan, keur goed en beheer elk evenement vanuit één centrale plek.
- Gebruik ons boekingssysteem voor schoolfaciliteiten om gymzalen, aula's of klaslokalen voor elk evenement te reserveren. Voorkom overlap en stel rechten in per gebruikersrol of afdeling.
- Voeg een goedkeuringsstap toe voordat evenementen worden gepubliceerd. Perfect voor beheerders die aanvragen voor ruimte, materiaal of personeel moeten beoordelen.
- Verzamel belangrijke gegevens, zoals opbouwbehoeften, contactpersonen of toestemmingen, met volledig aanpasbare formulieren. Gebruik verschillende sjablonen voor sport, bijeenkomsten of clubs.
- Houd iedereen op de hoogte met een transparante campusagenda voor meerdere locaties. Leerlingen, medewerkers en ouders zien aankomende evenementen en beschikbaarheid in één oogopslag.
- Verminder no-shows met e-mail- of sms-herinneringen met je eigen huisstijl. Verstuur automatische updates wanneer roosters wijzigen.
- Gebruik de Stripe-integratie om ticketverkoop of fondsenwerving direct vanaf de boekingspagina af te handelen, zonder extra tools.
- Exporteer deelnemerslijsten, verzamel feedback en analyseer deelname om elk toekomstig evenement nog beter te maken.
- Voeg je boekingspagina voor evenementen toe aan je schoolwebsite, ouderportaal of nieuwsbrief. Integreert naadloos met Google, Outlook en Zoom.
- Geef beheerders, docenten of vrijwilligers verschillende toegangsniveaus om evenementen veilig op school te beheren.
- Ontvang directe meldingen bij nieuwe boekingen, wijzigingen of annuleringen, zodat geen enkel evenementdetail tussen wal en schip valt.
Beheer faciliteiten en locaties moeiteloos
Goedkeuringsprocessen voor evenementaanvragen
Eigen formulieren voor elk type evenement
Gedeelde agenda voor volledig overzicht
Automatische herinneringen en meldingen
Betalingen of donaties innen
Volg opkomst en betrokkenheid
Sluit overal in en blijf verbonden
Flexibele rollen en rechten
Directe updates in realtime
Integraties
Synchroniseer je planningssoftware voor schoolevenementen met je favoriete tools
Koppel naadloos met Google Calendar, Zoom, Gmail, Stripe en honderden andere via Zapier, zodat je evenementen, communicatie en betalingen perfect gesynchroniseerd blijven.
Veelgestelde vragen
Heb je een andere vraag en vind je het antwoord niet? Neem contact op met ons supportteam door ons een e-mail te sturen, dan reageren we zo snel mogelijk.
-
Software voor schoolevenementen helpt scholen om allerlei evenementen te plannen, organiseren en volgen, van concerten en bijeenkomsten tot naschoolse clubs. Het combineert planning, herinneringen en het boeken van faciliteiten in één systeem, waardoor het organiseren van evenementen snel en stressvrij wordt voor zowel medewerkers als gezinnen.
-
Ja! Koalendar werkt ook als krachtig boekingssysteem voor schoolfaciliteiten, waarmee beheerders gymzalen, klaslokalen of aula's kunnen reserveren. Je kunt ook de beschikbaarheid beheren, overlap voorkomen en het gebruik volgen over meerdere gebouwen of campussen.
-
Wanneer iemand een datum of ruimte aanvraagt, kun je goedkeuring vereisen voordat deze live gaat. Beheerders ontvangen meldingen om aanvragen direct te beoordelen en goed te keuren, zodat je volledige controle houdt over je evenementenagenda.
-
Absoluut. Met een transparante gedeelde agenda blijft iedereen op de hoogte. Ouders en leerlingen kunnen eenvoudig evenementen bekijken, plaatsen boeken en automatische herinneringen ontvangen, allemaal gesynchroniseerd met hun persoonlijke agenda.
-
Ja. Je kunt meerdere campussen of faciliteiten vanuit één account beheren, zodat er geen dubbele boekingen zijn en elke medewerker en evenementcoördinator helder overzicht heeft.
-
Ja. Koalendar biedt een gratis-voor-altijd-plan met onbeperkte boekingspagina's, agendakoppeling en herinneringen. Heb je geavanceerdere functies nodig zoals goedkeuringsprocessen, huisstijl of het innen van betalingen, dan kun je altijd upgraden.
De eenvoudigste manier om elk schoolevenement te runnen
Begin vandaag gratis met de software voor schoolevenementen van Koalendar en haal de stress uit plannen, goedkeuringen en het boeken van faciliteiten.
Begin vandaag gratis
Basisonderwijs
Vereenvoudig het plannen van gesprekken en de organisatie van je hele school met één digitale agenda.
Bijlesleraren
Bespaar tijd en laat je bijlespraktijk groeien met moeiteloos plannen.
Hogescholen
Stroomlijn de academische planning op je hele hogeschool.
Onderwijs
Vereenvoudig en stroomlijn het boekingssysteem van je school.
Online lessen
Een eenvoudig, krachtig boekingssysteem voor online lessen voor docenten, coaches en virtuele instructeurs.
Scholen
Vereenvoudig schoolbrede planning voor lokalen, personeel, activiteiten en afspraken.