Il software gestionale per eventi scolastici che semplifica le prenotazioni e le risorse
Aiuta il personale scolastico a prenotare gli spazi, organizzare le agende e avvisare le famiglie in automatico. Fiere, assemblee e recite teatrali si svolgeranno senza alcun intoppo organizzativo.
Scelto da istituti comprensivi, licei e accademie per un coordinamento degli eventi scolastici privo di stress
“Abbiamo raddoppiato le presenze ai colloqui e ridotto di circa 12 ore a settimana il tempo perso per l'organizzazione in segreteria, il tutto personalizzando l'agenda col nostro logo.”
Prima era un caos manuale, pieno di email avanti e indietro. Oggi gli studenti e i genitori prenotano in totale autonomia. Al momento della conferma, possono scegliere se fare il colloquio su Zoom o in presenza. Tutto si sincronizza perfettamente con Google Calendar: è un sistema davvero fluido.
“Risparmiamo fino a 10 ore per docente a ogni sessione di colloqui generali, e la partecipazione delle famiglie è aumentata del 50%.”
Il sistema di prenotazione tra professori e famiglie è diventato incredibilmente più trasparente e facile. Per noi era fondamentale offrire un'esperienza di alto livello.
Essendo così immediato prenotare un appuntamento con i singoli insegnanti, i genitori riescono ad avere un quadro completo dell'andamento scolastico dei figli. E questo per noi non ha prezzo.
Semplifica la pianificazione di ogni evento e attività didattica
Metti fine ai fogli di calcolo confusi e alle circolari perse. Con il gestionale per gli eventi scolastici puoi coordinare i consigli di istituto, le recite e i gruppi di studio da un unico pannello che si sincronizza in automatico con il tuo calendario.
- Previeni le doppie prenotazioni tra i vari plessi, i docenti e le aule.
- Gestisci facilmente le assemblee ricorrenti o gli eventi straordinari.
- Sincronizzazione istantanea con Google Calendar, Outlook e Apple iCloud.
- Visualizza tutti gli impegni dell'istituto in un calendario condiviso e trasparente.
Permetti a genitori e docenti di prenotare i posti in totale autonomia
Offri alle famiglie un'esperienza di prenotazione fluida da qualsiasi dispositivo. Dal riservare un posto per la recita di fine anno all'iscrizione a un laboratorio pomeridiano, il sistema rende tutto completamente automatico.
- Prenotazioni aperte 24/7 per le famiglie e gli studenti.
- Moduli di iscrizione su misura per open day, saggi scolastici o collette benefiche.
- Gestione della capienza massima per evitare assembramenti nelle aule magne.
- Invio istantaneo di conferme e integrazione diretta nell'agenda.
Raccogli adesioni, liberatorie e documenti in anticipo
Devi far firmare la liberatoria per un'uscita didattica o raccogliere le adesioni per i volontari? Utilizza i nostri moduli personalizzabili per ottenere file e documenti in totale sicurezza, eliminando il caos dell'ultimo minuto in segreteria.
- Questionari di registrazione personalizzati per diverse iniziative scolastiche.
- Acquisizione sicura di documenti d'identità, manleve o preferenze alimentari per le gite.
- Condivisione di brochure, mappe o materiale informativo prima della data.
- I promemoria automatici si assicurano che nessun genitore scordi le scadenze.
Massimizza la partecipazione e migliora le comunicazioni scuola-famiglia
Grazie alle notifiche automatiche e ai reminder, le famiglie non scorderanno mai più un incontro. Mantieni il personale ATA, i docenti e i genitori sempre allineati sulle variazioni di orario, trasmettendo grande professionalità.
- Alert e promemoria inviati comodamente via SMS ed email.
- Rilevamento del fuso orario per i progetti Erasmus o i gemellaggi internazionali.
- Messaggi di avviso e comunicazioni personalizzate con il logo dell'istituto.
- Sincronizzazione automatica con i calendari personali di ciascun iscritto.
Recensioni
Il Mondo della Scuola ❤️ Koalendar
Dai semplici laboratori didattici alle cerimonie di diploma: scopri come i dirigenti scolastici e le segreterie utilizzano Koalendar per coordinare le attività, tagliare il lavoro manuale e garantire un successo impeccabile.
“È uno strumento fantastico per permettere ai miei alunni di prenotare le ore di sportello. Dopo averlo mostrato ai colleghi, lo usano anche loro per via della sua semplicità. L'abbiamo adottato con grandissimo successo anche per far prenotare ai genitori i colloqui generali in videoconferenza.”
“Siamo partiti con il piano gratuito per organizzare gli incontri tra i docenti e la presidenza, ed è stato facilissimo integrarlo con l'ecosistema Google della scuola. Poi ci serviva più flessibilità per gestire i colloqui online con le famiglie, così abbiamo fatto l'upgrade. L'assistenza è ottima e la fatturazione centralizzata è comodissima. Un rapporto qualità-prezzo eccellente.”
“Uso Koalendar per gestire l'agenda delle ripetizioni pomeridiane. Ci ho messo letteralmente 5 minuti a configurarlo. E il team di supporto è formato da persone vere e molto disponibili.”
“Lo utilizzo esclusivamente per le mie ore di ricevimento studenti a distanza. È mille volte meglio che restare loggata su Zoom ad aspettare che qualcuno si connetta. I ragazzi scelgono lo slot e mi indicano già il corso e l'argomento su cui hanno dubbi. Inoltre, rispetta i blocchi che ho già sul mio Google Calendar accademico.”
“Ho personalizzato i miei slot liberi per ricevere gli studenti e i genitori, dando loro l'opzione di vedersi in classe o online. L'interfaccia è così pulita che chiunque riesce a prenotarsi in autonomia nei miei orari disponibili.”
“Configurazione a prova di bomba. Da quando l'abbiamo introdotto, non ho mai ricevuto mezza lamentela da parte di genitori o studenti sull'utilizzo del link di prenotazione.”
“Addio messaggi incrociati su WhatsApp per capire quando sono libero per un confronto. Fa tutto da solo: notifica, aggiorna il calendario e manda la conferma dell'incontro. Anche i genitori meno tecnologici riescono a prendere appuntamento senza l'aiuto della segreteria.”
Il gestionale completo per gli spazi e gli eventi della tua scuola
Pianifica, modera le iscrizioni e coordina gli spazi da un unico hub centrale.
- Utilizza il sistema per prenotare l'auditorium, la palestra o i laboratori multimediali. Azzera le sovrapposizioni e definisci chi ha il permesso di accedere alle sale.
- Richiedi l'approvazione del Dirigente o della segreteria prima di confermare la prenotazione di aule speciali o l'utilizzo di specifiche attrezzature didattiche.
- Raccogli informazioni preziose come le esigenze di allestimento o i consensi informati sfruttando i questionari personalizzati, adattabili a qualsiasi progetto o gruppo sportivo.
- Mostra l'offerta formativa e gli eventi extrascolastici attraverso un calendario trasparente e navigabile da tutte le famiglie e dal personale docente.
- Previeni le assenze agli incontri e ai colloqui con i genitori grazie ai reminder inviati dal sistema. Comunica in un clic le eventuali variazioni di orario.
- Affidati all'integrazione con Stripe per incassare la vendita dei biglietti teatrali, il contributo per le gite o le quote dei comitati genitori, in totale sicurezza.
- Esporta i registri delle presenze per il check-in all'ingresso, analizza il tasso di partecipazione delle famiglie e raccogli preziosi feedback dopo gli open day.
- Incorpora la bacheca degli eventi sul portale web dell'istituto o nelle circolari digitali. Si integra nativamente con piattaforme come Google Meet e Zoom per la DAD.
- Configura livelli di accesso differenti per segreteria amministrativa, professori, personale ATA o rappresentanti dei genitori per una gestione delegata e sicura.
- La dirigenza e gli organizzatori riceveranno allerte istantanee ogni volta che verrà richiesta una sala o se un genitore annullerà la propria partecipazione a un'attività.
Gestione delle aule e degli spazi comuni
Flusso di approvazione per l'uso degli spazi
Moduli differenziati per attività o torneo
Calendario dell'istituto pubblico e condiviso
Notifiche e SMS di promemoria in automatico
Gestione delle quote e delle donazioni scolastiche
Reportistica presenze e statistiche d'aula
Integrazione nel registro elettronico o sito della scuola
Ruoli e autorizzazioni per il personale scolastico
Notifiche push in tempo reale
Integrazioni
Integra il calendario scolastico con i software che utilizzi in segreteria
Collega in un lampo Google Workspace for Education, Microsoft Teams, Stripe e le mailing list tramite Zapier: didattica, burocrazia ed eventi saranno finalmente integrati.
Domande frequenti (FAQ)
Hai ancora qualche dubbio o non hai trovato la risposta che cercavi? Scrivici e ti risponderemo il prima possibile.
-
È uno strumento digitale che aiuta i dirigenti, i docenti e la segreteria a calendarizzare e coordinare open day, saggi, collegi docenti o attività pomeridiane. Riunisce la prenotazione delle aule, le iscrizioni e i promemoria in un solo portale, azzerando le scartoffie e migliorando le relazioni con i genitori.
-
Assolutamente sì. La piattaforma si presta benissimo come registro virtuale per la prenotazione degli spazi (laboratori, auditorium, campi sportivi). Previene le doppie prenotazioni e permette alla segreteria di tenere sotto controllo le strutture anche in presenza di più plessi distaccati.
-
Sì. Quando un professore o un comitato richiede l'uso di uno spazio per una determinata data, puoi impostare un blocco manuale: l'amministratore dovrà validare e approvare la richiesta tramite la piattaforma prima che l'aula risulti occupata e l'evento diventi pubblico.
-
Certamente. Grazie al calendario pubblico dell'istituto, chiunque potrà consultare le date degli eventi, iscriversi agli open day, riservare i posti per una riunione e ricevere i promemoria senza dover disturbare il personale scolastico per richiedere informazioni.
-
Sì, senza alcun problema. Da un unico account master potrai supervisionare tutte le attività dislocate nei vari plessi, associando aule e docenti specifici, evitando accavallamenti logistici che coinvolgono il personale in servizio su più sedi.
-
Sì. Il nostro piano base, gratuito per sempre, include pagine di prenotazione illimitate, la sincronizzazione delle agende e i reminder. Se il tuo istituto avrà bisogno di incassare quote, aggiungere loghi personalizzati o usare l'approvazione manuale delle aule, si potrà effettuare l'upgrade alla versione Pro.
Il Gestionale Online per gli Eventi Scolastici
Dall'asilo all'università: inizia oggi gratuitamente con Koalendar e togli tutto il carico burocratico dalla prenotazione di aule, sportelli ed eventi extrascolastici.
Inizia gratis oggi
Biblioteche
Organizza sale, eventi, personale e servizi della tua biblioteca con estrema facilità.
Scuole
Semplifica la gestione dei colloqui con i genitori, dei ricevimenti e degli appuntamenti per la tua scuola o università.
Corsi online
Un sistema di prenotazione semplice e potente per docenti, coach e formatori digitali.
Istituti comprensivi
Semplifica la gestione dei colloqui e l'organizzazione dell'intero istituto comprensivo con un'unica agenda digitale.
Università e Atenei
Ottimizza gli orari di ricevimento dei docenti, le aule studio e l'intera pianificazione accademica sul campus.
Università e Atenei
Semplifica la gestione del ricevimento docenti, l'assegnazione delle aule studio e l'intero coordinamento accademico sul campus.