Sistema de Gestión Eventos en Escuelas
Organiza, aprueba y gestiona cada evento—desde asambleas hasta actividades extraescolares—con una herramienta simple que reúne a personal, padres y estudiantes en un calendario compartido.
El software elegido por equipos de Eventos en Colegios
“Hemos duplicado nuestras tasas de asistencia y número de reservas, reducido el tiempo que pasamos en programación en aproximadamente 12 horas por persona, por semana, y todo está completamente personalizado con los colores y logo de nuestra escuela.”
Solía ser un proceso muy manual de ida y vuelta y ahora estamos empoderando a los estudiantes dándoles la autonomía de entrar y reservarse ellos mismos. Tan pronto como alguien reserva, tienen la opción de seleccionar Zoom o en persona. Así que es totalmente fluido. Aparece automáticamente en el calendario de Google. Todo es genial.
“¡Estamos ahorrando 10 horas, por profesor, por Conferencia de Padres y Profesores — y la asistencia ha aumentado un 50%!”
El proceso de reserva entre profesores y padres es mucho más claro. Esto es realmente importante para nosotros porque realmente valoramos proporcionar una gran experiencia.
Debido a que es mucho más fácil para los padres reservar reuniones con cada profesor, los padres ahora pueden obtener una imagen completa de cómo se está desarrollando su hijo y eso no tiene precio.
Simplifica la programación en todos los eventos escolares
Di adiós a hojas de cálculo confusas e inscripciones dispersas. Con el software de gestión de eventos escolares de Koalendar, puedes coordinar asambleas, actuaciones y reuniones de clubes desde un panel organizado que se sincroniza automáticamente con tus calendarios existentes.
- Evita dobles reservas en lugares, personal y recursos
- Gestiona eventos recurrentes o únicos sin esfuerzo
- Sincroniza con calendarios de Google, Outlook o iCloud
- Ve todos los eventos del campus en un calendario compartido transparente
Permite que familias y personal reserven asientos o espacios instantáneamente
Dale a padres y estudiantes una experiencia de reserva de eventos autoservicio que funciona desde cualquier dispositivo. Ya sea reservar asientos para un concierto o ser voluntario en la feria de ciencias, el software de calendario de eventos escolares de Koalendar hace que las inscripciones sean fluidas y automáticas.
- Reserva de eventos autoservicio 24/7 para padres y estudiantes
- Formularios de solicitud personalizados por tipo de evento (actuaciones, recaudaciones de fondos, etc.)
- Límites de asientos y límites de asistencia para gestionar el tamaño de la multitud
- Confirmaciones instantáneas y recordatorios de calendario
Recopila detalles y archivos antes del gran día
¿Necesitas permisos, listas de voluntarios o listas de equipos? Usa formularios de ingesta personalizables y cargas de archivos para recopilar todo antes del evento. No más perseguir papeles o confusiones de último minuto—solo preparación fluida para cada ocasión.
- Formularios de ingesta personalizados para diferentes tipos de eventos
- Recopila firmas, cargas y preferencias
- Comparte materiales del evento o instrucciones de configuración con anticipación
- Los recordatorios automatizados mantienen a todos informados
Aumenta la asistencia y comunicación
Las confirmaciones, recordatorios y notificaciones automatizadas significan no más eventos perdidos. Mantén a personal, padres y estudiantes actualizados instantáneamente—y nunca te preocupes por fechas olvidadas de nuevo.
- Recordatorios por email y SMS para asistentes
- Detección de zona horaria para campus multi-ubicación
- Confirmaciones y seguimientos con marca
- Sincroniza con el calendario de cada participante
Testimonios
Colegios ❤️ Koalendar para Eventos
Desde obras escolares hasta ceremonias de graduación, los administradores usan Koalendar para simplificar la coordinación de eventos, reducir el trabajo manual y asegurar que cada ocasión salga sin problemas.
“Es una forma fácil para que mis estudiantes se inscriban en tutorías virtuales. Después de compartir Koalendar con mis compañeros de equipo, también lo usan para tutorías porque funcionó muy bien. Incluso lo implementamos para que los padres se inscriban en conferencias virtuales en la Noche de Conferencias de Padres y Profesores. Funcionó extremadamente bien.”
“Probé la versión gratuita de Koalendar para que el personal reservara reuniones con el Director y encontré que era realmente simple y fácil de integrar en nuestra suite de aplicaciones de Google. Como escuela, queríamos más flexibilidad para reservar citas más cortas para las noches virtuales de padres, así que compré y actualicé la versión para el personal. El servicio al cliente durante todo este proceso fue excepcional. Pude hacer consultas en el chat del sitio web que fueron seguidas con comunicación por correo electrónico que fue clara, rápida y útil. Una vez que el personal abrió sus cuentas de Koalendar, el equipo de servicio al cliente actualizó la cuenta automáticamente y pude pagar todas las suscripciones en una sola factura. Gran valor, gran servicio, gran producto.”
“Uso Koalendar para programar sesiones de tutoría con estudiantes. Pude configurarlo y enviarlo a los estudiantes en aproximadamente 5 minutos. El soporte fue extremadamente amigable y es una persona real en lugar de un robot o subcontratado.”
“Uso esta aplicación para programar mis horarios de oficina para el aprendizaje a distancia. Es mucho más fácil tener un sistema optimizado para citas que simplemente sentarse en Zoom y esperar que alguien aparezca. Tengo múltiples clases a mi cargo, así que en esta aplicación, puedo hacer que los estudiantes indiquen en qué clase y proyectos necesitan hablar. Me encanta cómo puedo establecer mi disponibilidad al comienzo de la semana, pero luego, a medida que hago varias citas en el calendario de Google, la aplicación las reconoce y no me dobla las reservas.”
“Me gusta cómo puedo personalizar mis horarios de inscripción para citas de estudiantes y padres tanto para aprendizaje a distancia como para conferencias. Es fácil para estudiantes y padres navegar y crear una cita durante los horarios disponibles. Es agradable permitir que otros se inscriban en la cita que sienten que es mejor para ellos en lugar de ir y venir tratando de encontrar un horario disponible.”
“Estoy absolutamente muy apegada a la facilidad de configurar las citas, y no he tenido quejas de estudiantes o padres sobre lo fácil que es para ellos acceder y usar la página de citas.”
“Ha sido una gran herramienta para usar y elimina el ir y venir de ver cuándo estoy disponible para reuniones. Cuando alguien reserva, recibo un aviso y se completa automáticamente en mi calendario y el invitado también recibe un aviso para la reunión. Este complemento es tan fácil de usar. Incluso mis padres que no están acostumbrados a la tecnología pueden programar sus propias citas conmigo. Lo he compartido con muchos en mi personal y permiten que sus estudiantes programen citas para tiempo cara a cara durante la Pandemia. Ha sido un salvavidas. Literalmente.”
Todo lo que necesitas para eventos escolares impecables
Planifica, aprueba y gestiona cada evento desde un centro central
- Usa nuestro sistema de reserva de instalaciones escolares para reservar gimnasios, auditorios o aulas para cualquier evento. Previene superposiciones y establece permisos por rol de usuario o departamento.
- Añade un paso de aprobación antes de publicar eventos. Perfecto para administradores que necesitan revisar solicitudes de espacio, equipos o cobertura de personal.
- Recopila detalles clave—como necesidades de configuración, contactos o permisos—con formularios completamente personalizables. Usa diferentes plantillas para deportes, asambleas o clubes.
- Mantén a todos informados con un calendario de campus transparente y multi-ubicación. Estudiantes, personal y padres pueden ver eventos próximos y disponibilidad de un vistazo.
- Reduce ausencias con recordatorios con marca por email o SMS. Envía actualizaciones automáticas cuando cambien los horarios.
- Usa la integración de Stripe para manejar ventas de entradas o pagos de recaudación de fondos directamente desde la página de reserva—no se necesitan herramientas adicionales.
- Exporta listas de asistentes, recopila comentarios y analiza la participación para hacer cada evento futuro aún mejor.
- Añade tu página de reserva de eventos al sitio web de tu colegio, portal de padres o boletín. Se integra perfectamente con Google, Outlook y Zoom.
- Asigna diferentes niveles de acceso a administradores, profesores o voluntarios para gestionar eventos de forma segura en todo el colegio.
- Recibe notificaciones instantáneas por nuevas reservas, cambios o cancelaciones para que ningún detalle del evento se escape.
Gestiona instalaciones y lugares sin esfuerzo
Flujos de trabajo de aprobación para solicitudes de eventos
Formularios personalizados para cada tipo de evento
Calendario compartido para visibilidad completa
Recordatorios y notificaciones automatizados
Recopila pagos o donaciones
Rastrea asistencia y compromiso
Incrusta en cualquier lugar y mantente conectado
Roles y permisos flexibles
Actualizaciones instantáneas en tiempo real
Integraciones
Conecta el sistema de gestión eventos en escuelas con las herramientas que ya usas
Funciona con Google Calendar, Zoom, Stripe, Gmail, Zapier y decenas de herramientas más.
Preguntas frecuentes
¿Tienes una pregunta diferente y no encuentras la respuesta que buscas? Ponte en contacto con nuestro equipo de soporte enviándonos un correo electrónico y te responderemos lo antes posible.
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El software de gestión de eventos escolares ayuda a los colegios a planificar, organizar y rastrear todos los tipos de eventos — desde conciertos y asambleas hasta clubes extraescolares. Combina programación, recordatorios y reserva de instalaciones en una plataforma, haciendo que la planificación de eventos sea rápida y sin estrés tanto para el personal como para las familias.
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¡Sí! Koalendar funciona como un poderoso sistema de reserva de instalaciones escolares, permitiendo a los administradores reservar gimnasios, aulas o auditorios. También puedes gestionar disponibilidad, prevenir superposiciones y rastrear uso en múltiples edificios o campus.
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Cuando alguien solicita una fecha o espacio, puedes requerir aprobación antes de que se publique. Los administradores reciben notificaciones para revisar y aprobar solicitudes instantáneamente, manteniendo control total sobre tu calendario de eventos.
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Absolutamente. Con un calendario compartido transparente, todos se mantienen informados. Padres y estudiantes pueden ver fácilmente eventos, reservar asientos y recibir recordatorios automatizados — todo sincronizado con sus calendarios personales.
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Sí. Puedes gestionar múltiples campus o instalaciones desde una cuenta, asegurando sin dobles reservas y visibilidad clara para cada miembro del personal y coordinador de eventos.
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Sí. Koalendar ofrece un plan gratuito para siempre que incluye páginas de reserva ilimitadas, sincronización de calendario y recordatorios. Si necesitas funciones más avanzadas como flujos de trabajo de aprobación, branding o recaudación de pagos, puedes actualizar en cualquier momento.
La forma más simple de gestionar cada evento escolar
Empieza gratis hoy con el software de gestión de eventos escolares de Koalendar y elimina el estrés de la planificación, aprobaciones y reserva de instalaciones.
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