Il software di prenotazione aule e appuntamenti che semplifica la vita in ateneo
Gli studenti prenotano i colloqui di tutorato in autonomia, i docenti gestiscono le ore di ricevimento senza email infinite e i dipartimenti coordinano i laboratori prevenendo ogni conflitto d'orario sul campus.
Scelto dalle migliori facoltà e dipartimenti per gestire la quotidianità accademica di migliaia di studenti
“Abbiamo raddoppiato le presenze ai colloqui e ridotto di circa 12 ore a settimana il tempo perso per l'organizzazione in segreteria, il tutto personalizzando l'agenda col nostro logo.”
Prima era un caos manuale, pieno di email avanti e indietro. Oggi gli studenti e i genitori prenotano in totale autonomia. Al momento della conferma, possono scegliere se fare il colloquio su Zoom o in presenza. Tutto si sincronizza perfettamente con Google Calendar: è un sistema davvero fluido.
“Risparmiamo fino a 10 ore per docente a ogni sessione di colloqui generali, e la partecipazione delle famiglie è aumentata del 50%.”
Il sistema di prenotazione tra professori e famiglie è diventato incredibilmente più trasparente e facile. Per noi era fondamentale offrire un'esperienza di alto livello.
Essendo così immediato prenotare un appuntamento con i singoli insegnanti, i genitori riescono ad avere un quadro completo dell'andamento scolastico dei figli. E questo per noi non ha prezzo.
Pianificazione centralizzata per facoltà e dipartimenti
Sportelli di orientamento, ricerca e aule magna in un unico hub digitale. Abbatti le doppie prenotazioni e mantieni un perfetto allineamento tra la segreteria didattica e le risorse fisiche del campus.
- Azzera i conflitti d'orario su aule, laboratori informatici e docenti.
- Gestione ottimizzata degli orari di ricevimento e dei colloqui ricorrenti.
- Sincronizzazione bidirezionale istantanea con Google, Outlook e iCloud.
- Visione centralizzata per coordinare facilmente diverse facoltà e sedi.
Migliora l'affluenza a tutorato, esami ed eventi
Azzera le dimenticanze degli studenti. L'invio di promemoria automatici e l'adattamento dei fusi orari garantiscono la massima puntualità per i colloqui di orientamento, gli appelli e i programmi di mobilità internazionale (Erasmus).
- Invio di conferme e promemoria puntuali via email e SMS.
- Supporto nativo per i fusi orari globali della didattica a distanza.
- Comunicazioni istituzionali personalizzate con il marchio dell'Ateneo.
- Sistema di riprogrammazione rapido per gli studenti fuori sede.
Ricevimento docenti e sportelli prenotabili online h24
Basta con gli avvisi cartacei fuori dalla porta dell'ufficio. Condividi un link istituzionale e permetti agli studenti di prenotare il ricevimento o il colloquio con la segreteria in totale autonomia, da qualsiasi dispositivo.
- Prenotazione self-service attiva 24 ore su 24 per tutti gli iscritti.
- Pagine web dedicate per singoli professori, servizi di tutorato ed eventi.
- Conferme immediate che rassicurano lo studente sull'avvenuta iscrizione.
- Una soluzione iper-scalabile, ideale per i grandi atenei multicampus.
Acquisisci tesi e moduli prima dell'incontro accademico
Ottimizza il tempo dei professori. Grazie ai moduli personalizzati, gli studenti possono caricare in anticipo i capitoli della tesi di laurea, certificati ISEE o proposte di ricerca, permettendo al docente di arrivare al ricevimento già preparato.
- Moduli di raccolta dati per inquadrare subito l'esigenza dello studente.
- Caricamento sicuro e crittografato di elaborati, slide e documenti PDF.
- Condivisione automatica di risorse bibliografiche prima della sessione.
- Comunicazioni fluide per un percorso di studi senza ostacoli burocratici.
Recensioni
Le Università ❤️ Koalendar
Dai centri di orientamento ai grandi dipartimenti: scopri come stiamo semplificando la logistica accademica e migliorando la vita di migliaia di studenti.
“È uno strumento fantastico per permettere ai miei alunni di prenotare le ore di sportello. Dopo averlo mostrato ai colleghi, lo usano anche loro per via della sua semplicità. L'abbiamo adottato con grandissimo successo anche per far prenotare ai genitori i colloqui generali in videoconferenza.”
“Siamo partiti con il piano gratuito per organizzare gli incontri tra i docenti e la presidenza, ed è stato facilissimo integrarlo con l'ecosistema Google della scuola. Poi ci serviva più flessibilità per gestire i colloqui online con le famiglie, così abbiamo fatto l'upgrade. L'assistenza è ottima e la fatturazione centralizzata è comodissima. Un rapporto qualità-prezzo eccellente.”
“Uso Koalendar per gestire l'agenda delle ripetizioni pomeridiane. Ci ho messo letteralmente 5 minuti a configurarlo. E il team di supporto è formato da persone vere e molto disponibili.”
“Lo utilizzo esclusivamente per le mie ore di ricevimento studenti a distanza. È mille volte meglio che restare loggata su Zoom ad aspettare che qualcuno si connetta. I ragazzi scelgono lo slot e mi indicano già il corso e l'argomento su cui hanno dubbi. Inoltre, rispetta i blocchi che ho già sul mio Google Calendar accademico.”
“Ho personalizzato i miei slot liberi per ricevere gli studenti e i genitori, dando loro l'opzione di vedersi in classe o online. L'interfaccia è così pulita che chiunque riesce a prenotarsi in autonomia nei miei orari disponibili.”
“Configurazione a prova di bomba. Da quando l'abbiamo introdotto, non ho mai ricevuto mezza lamentela da parte di genitori o studenti sull'utilizzo del link di prenotazione.”
“Addio messaggi incrociati su WhatsApp per capire quando sono libero per un confronto. Fa tutto da solo: notifica, aggiorna il calendario e manda la conferma dell'incontro. Anche i genitori meno tecnologici riescono a prendere appuntamento senza l'aiuto della segreteria.”
Il Toolkit Digitale Definitivo per il Campus
Segreterie, aule studio, docenti e risorse gestite in un'unica piattaforma intelligente.
- Collega Zoom, Microsoft Teams, Gmail, Stripe e i sistemi interni di Ateneo tramite Zapier per un flusso di dati istituzionali ininterrotto.
- Crea landing page per il ricevimento dei professori, l'ufficio tutorato, i laboratori e le segreterie, mostrando la disponibilità in tempo reale.
- Invia messaggi di promemoria automatici e brandizzati dall'email dell'Ateneo per garantire presenze puntuali agli appelli e alle commissioni.
- Richiedi l'upload obbligatorio di relazioni, piani di studio o certificati medici prima che lo studente possa confermare l'appuntamento con la segreteria.
- Imposta finestre di ricevimento e limiti di prenotazione che seguano fedelmente la scansione in semestri e le sessioni d'esame.
- Garantisci l'assoluta riservatezza dei colloqui di counseling psicologico e degli sportelli HR del personale con pagine protette da password.
- Docenti e Personale Tecnico Amministrativo (PTA) ricevono avvisi istantanei su ogni nuova prenotazione o disdetta last-minute.
- Assegna le aule informatiche, le biblioteche e gli spazi condivisi garantendo un accesso equo e prevenendo i conflitti tra dipartimenti.
- Il sistema converte dinamicamente i fusi orari, semplificando enormemente la gestione dei colloqui per gli studenti Erasmus o stranieri.
- Organizza le giornate di Open Day, gli esami di ammissione e gli eventi di dipartimento incrociando facilmente la capienza massima delle aule.
Ecosistema accademico integrato
Pagine dedicate per uffici e docenti
Promemoria e alert istituzionali
Caricamento tesi e documenti
Pianificazione del calendario didattico
Privacy per gli sportelli d'ascolto
Notifiche push per il personale (PTA)
Gestione aule studio e laboratori
Mobilità e programmi internazionali
Pianificazione massiva e orientamento
Integrazioni
Connetti il ricevimento docenti alle piattaforme già in uso
Sincronizza l'agenda con Google Workspace for Education, Microsoft Outlook, Zoom e sistemi ATS per mantenere l'operatività accademica perfettamente allineata.
Domande frequenti (FAQ)
Hai ancora qualche dubbio o non hai trovato la risposta che cercavi? Scrivici e ti risponderemo il prima possibile.
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È una piattaforma digitale che centralizza il ricevimento docenti, i servizi di tutorato e l'assegnazione delle aule. Crea pagine web specifiche in cui gli studenti possono prenotarsi, sincronizzando automaticamente i calendari e inviando i promemoria per evitare aule vuote.
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No, non lo sostituisce, ma lo affianca. È lo strumento ideale per gestire gli orari di ricevimento, l'uso delle aule studio e le consulenze di orientamento (tutorato), evitando di intasare il sistema centrale dell'università e prevenendo i conflitti logistici.
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Sì, in totale autonomia. Docenti, laboratori e segreterie possono pubblicare le proprie disponibilità aggiornate in tempo reale; lo studente sceglie lo slot e riceve una conferma immediata.
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Assolutamente sì. Puoi integrare il calendario di prenotazione (tramite widget embed) all'interno del sito web del dipartimento, nel portale dello studente o all'interno del sistema di e-learning (LMS come Moodle o Blackboard).
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Sì. Puoi sfruttare la turnazione per le segreterie didattiche, la prenotazione collettiva per gli Open Day e incrociare le disponibilità di più professori per le commissioni di laurea o di esame.
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Sì. Offriamo un piano base gratuito a vita che include pagine illimitate e le funzioni essenziali di sincronizzazione. I dipartimenti possono effettuare l'upgrade alla versione Pro per sbloccare la personalizzazione istituzionale (white-label), il caricamento di file pesanti e i controlli amministrativi centralizzati.
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