Ergebnisse auf einen Blick
🕒 Wöchentlich gesparte Stunden: Die Terminplanung ist schneller und einfacher für Meetings mit Kunden und Partnern
👥 Team, das Koalendar verwendet: 8 Berater plus Chief of Staff und Führungsteam
📅 Jahre mit Koalendar: 8 Monate
⭐ Größter Vorteil: „Kundengespräche bedeuten Geld, denn als Beratungsunternehmen rechnen wir auf Stunden- und Materialbasis ab.“
Übersicht
Icono Labs ist ein Technologie-Beratungsunternehmen, das mit Kunden, Softwarepartnern und Technologieanbietern zusammenarbeitet. Als Beratungsunternehmen, das auf Stunden- und Materialbasis abrechnet, sind Kundengespräche mehr als nur Meetings: Sie sind ein direkter Hebel für abrechenbare Stunden, den Projektfortschritt und letztlich den Umsatz.
Da die Berater ihre vollen Terminkalender in Google Kalender und Zoom verwalten, brauchte das Team eine einfache Möglichkeit, vertrauenswürdigen Kontakten Einblick in ihre Verfügbarkeit zu geben und Termine zu buchen – ohne endloses Hin und Her.
„Wir haben viele Meetings mit externen Partnern und suchten nach einer Möglichkeit, dass diese externen Partner unsere Verfügbarkeit sehen können“, wie es Gründer David Hose ausdrückte.
Aber die eigentliche Herausforderung war nicht nur, Termine einzuplanen. Es ging darum, sicherzustellen, dass die richtigen Personen an jedem Meeting teilnahmen.
Die Herausforderung: Eine einfachere und kostengünstigere Möglichkeit, Meetings mit Kunden zu planen
Für Icono Labs reichte ein einziger allgemeiner Buchungslink nicht aus.
Bei manchen Meetings müssen Gründer und Mitgründer dabei sein. Bei anderen der Gründer und der Chied of Staff. Ein bestimmter Softwarepartner braucht immer dieselbe Gruppe von Personen im Gespräch. Juniorberater nehmen häufig gemeinsam mit einem Senior-Teammitglied an Meetings teil, statt Kundengespräche allein zu übernehmen.
Das Team hatte Calendly bereits in einem früheren Unternehmen genutzt, sodass der Gründer genau wusste, welche Art von Nutzererfahrung er sich wünschte. Calendly war für das Unternehmen jedoch zu teuer und zu stark auf den Vertrieb ausgerichtet.
„Wir haben im Grunde nach einer günstigeren Alternative zu Calendly gesucht.“
Sie haben auch die integrierte Buchungsfunktion von Google Kalender ausprobiert, aber sie war ihnen zu umständlich für den täglichen Gebrauch.
„Wir haben versucht, die kostenlose Version von Google Kalender zu verwenden … und sie funktioniert einfach nicht gut. Sie ist sehr, sehr umständlich.“
Das Team brauchte etwas, das vertraut wirkte, reibungslos mit den vorhandenen Tools funktionierte und nicht mit unnötiger Komplexität oder Upselling daherkam.
Mit ihren Worten suchten sie nach „einer Calendly-ähnlichen Lösung, aber etwas kostengünstiger“.
Die Lösung: Eine moderne Calendly-Alternative, die zum Team passt
Nachdem er verschiedene Alternativen online verglichen hatte, stieß David auf Koalendar und erkannte schnell, dass es den Anforderungen des Teams entsprach.
Koalendar stach hervor, weil es genau das zentrale Terminplanungserlebnis bot, das sie suchten – mit einer übersichtlichen Oberfläche, einem modernen Look and Feel und einer besseren Passung zu ihrem Budget.
„Ihr wart im Grunde die Hauptlösung, die als ähnliche Technologie mit einer ähnlichen, aber etwas moderneren Benutzeroberfläche aufgetaucht ist“, sagten sie. „Mehr wie ein Startup. Uns gefällt auch, dass ihr ein viel kleineres Unternehmen seid, so wie wir.“
Das Team begann damit, dass nur der Kunde und sein Mitgründer Buchungslinks nutzten. Als sie sahen, dass das gut funktionierte – und die Kunden es ebenfalls mochten – führten sie Koalendar in weiteren Bereichen des Unternehmens ein.
„Anfangs hatten nur mein Mitgründer und ich Buchungslinks, und dann gefiel es uns, es gefiel unseren Kunden, und so haben wir es ausgeweitet.“
Heute wird Koalendar von 8 Beratern sowie vom Chief of Staff des Unternehmens genutzt, der bei der Einsatzplanung der Berater, den Vertriebsabläufen und Meetings mit Technologieanbietern unterstützt.
Wie sie Koalendar nutzen
Koalendar hilft dem Team, den richtigen Buchungslink mit der richtigen Person zu teilen. Anstatt Buchungsseiten öffentlich auf ihrer Website zu veröffentlichen, senden sie Links gezielt per E-Mail an Kunden, Softwarepartner und vertrauenswürdige Kontakte.
„Wir teilen sie fast immer direkt mit jemandem per E-Mail“, erklärte der Kunde. „Das ist alles sehr bewusst.“
Ihre Buchungsseiten sind auf unterschiedliche Kundenbedürfnisse, Verkaufsstrategien und Teamkonstellationen ausgerichtet. Einige Links beinhalten Führungskräfte, Mitgründer, den Chief of Staff oder Berater, je nach Art des Meetings.
Ein Softwarepartner benötigt zum Beispiel immer dieselbe Gruppe von Personen im Gespräch. Für diesen Anwendungsfall hat das Team eine spezielle Koalendar-Buchungsseite erstellt, auf der die richtigen Gastgeber bereits hinterlegt sind.
„Es gibt einen Softwarepartner, mit dem wir sehr eng zusammenarbeiten, und immer wenn wir mit diesem Softwarepartner im Gespräch sind, sollten es immer ich, Steph und Jeremy sein“, sagten sie. „Deshalb teilen wir nur diese spezielle Buchungsseite mit ihnen.“
Dies gibt dem Team mehr Kontrolle darüber, wer an jedem Meeting teilnimmt, während die Terminplanung für Kunden weiterhin einfach bleibt.
Das Ergebnis: schneller stattfindende Kundengespräche, reibungslosere Terminplanung und mehr abrechenbare Zeit
Koalendar spielt jetzt eine wichtige Rolle dabei, wie das Beratungsteam mit Kunden und Partnern in Kontakt tritt.
Der größte Vorteil ist simpel: Kunden können Termine schneller buchen. Und für ein Beratungsunternehmen auf Zeit- und Materialbasis ist das entscheidend.
„Für uns bedeuten Kundengespräche Geld, weil wir ein Beratungsunternehmen sind, das auf Zeit- und Materialbasis abrechnet. Koalendar hat uns geholfen, schneller zu Kundengespärchen zu kommen und dadurch den Umsatz zu steigern.“
Das Team erfasst keine speziell auf Koalendar bezogenen Kennzahlen, aber es verfolgt die abrechenbaren Stunden der Berater. Da Kundentermine diese Stunden maßgeblich beeinflussen, hat eine einfachere Terminplanung einen klaren geschäftlichen Nutzen.
„Wir erfassen die abrechenbaren Stunden für alle unsere Berater“, erklärten sie. „Dass Kunden Termine mit uns buchen können, hilft dabei auf jeden Fall. Es trägt eindeutig dazu bei, die abrechenbaren Stunden zu erhöhen, und das ist sehr wichtig.“
Das Team verlässt sich außerdem täglich auf die wichtigsten Integrationen von Koalendar, insbesondere Google Kalender und Zoom.
„Die zentrale Funktionalität ist auf jeden Fall die Integration in sowohl unseren Google-Kalender als auch unser Zoom – darauf sind wir jeden Tag angewiesen“, sagten sie.
Buchungsbeschränkungen sind ebenfalls Teil ihres Workflows geworden und helfen dem Team, das Meetingaufkommen zu steuern und volle Kalender zu schützen.
Warum Koalendar funktioniert
Für dieses Beratungsunternehmen traf Koalendar genau die richtige Balance: Es ist einfach genug, um sofort genutzt zu werden, leistungsstark genug für die tägliche Terminplanung mit Kunden und gleichzeitig so preiswert, dass es sinnvoller war, es zu verwenden, als ein internes Tool zu entwickeln.
„Die Preisgestaltung war total unkompliziert“, sagte der Kunde.
„Gleich zu Beginn wurde uns klar, dass Koalendar genau die Funktionen bot, die wir wollten – und das zu einem guten Preis. Das ging ziemlich schnell.“
David Hose
Mitgründer, geschäftsführender Partner
Was Icono Labs an Koalendar am meisten schätzt:
✅ Spezifische Buchungsseiten für verschiedene Meeting-Kombinationen
✅ Direkte Links für bestimmte Kunden, Partner und Geschäftsbereiche
✅ Google-Kalender-Integration
✅ Zoom-Integration
✅ Buchungsbeschränkungen und -limits
✅ Ein einfaches, vertrautes Buchungserlebnis
✅ Ein Preispunkt, der zu einem wachsenden Beratungsunternehmen passt
Der entscheidende Vorteil ist nicht nur, Termine schneller zu vereinbaren. Es geht darum, den richtigen Termin mit den richtigen Personen zu buchen, und dabei eine Technologie zu nutzen, die ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.
Ein Link. Mehr Kundengespräche.
Koalendar hilft diesem Beratungsunternehmen, weniger Zeit mit der Abstimmung von Kalendern zu verbringen und mehr Zeit für wertvolle Kundengespräche zu gewinnen.
Mit flexiblen Buchungsseiten, Integrationen für Google Kalender und Zoom sowie einem Preisniveau, das zu kleineren Teams passt, ist Koalendar zu einem einfachen, aber wichtigen Bestandteil ihres Beratungs-Workflows geworden.
„Es erfüllt all unsere Anforderungen“, sagte David.
