Risultati in breve
🕒 Tempo risparmiato ogni settimana: Semplificazione drastica del processo di pianificazione delle call con clienti, prospect e partner tecnologici.
👥 Team operativo: 8 consulenti IT, il Chief of Staff ed il Leadership Team aziendale.
📅 Periodo di adozione: 8 mesi di utilizzo continuativo.
"Per una società di consulenza con modello Time & Materials, le chiamate con i clienti significano fatturato diretto. Koalendar ci permette di fissare i meeting molto più velocemente, aumentando in modo diretto le nostre ore fatturabili."
Panoramica del Progetto: Icono Labs
Icono Labs è una società di consulenza tecnologica specializzata nella collaborazione con clienti corporate, partner software ed ecosistemi di fornitori IT. Operando prevalentemente con un modello di fatturazione a Time & Materials (Tempo e Materiali), le call di allineamento e le consulenze con i clienti rappresentano molto più di semplici riunioni operative: sono la fonte primaria di ore fatturabili, avanzamento dei progetti e generazione di ricavi.
Con un team di consulenti costantemente impegnato tra sessioni di lavoro, Google Calendar e videochiamate su Zoom, la società aveva la priorità di semplificare il processo di prenotazione. L'obiettivo era permettere ai clienti ed ai partner strategici di consultare la disponibilità del team e fissare appuntamenti di consulenza B2B senza l'inefficienza dei continui scambi di e-mail.
"Gestiamo un volume elevato di riunioni con interlocutori esterni e avevamo la necessità prioritaria che i clienti potessero consultare direttamente la nostra disponibilità in tempo reale," spiega il fondatore David Hose.
Tuttavia, la vera sfida logistica non consisteva soltanto nel condividere un calendario, ma nell'assicurarsi che per ogni tipologia di cliente venisse coinvolto il gruppo di lavoro corretto.
La Sfida: Automatizzare la prenotazione delle chiamate B2B per team complessi
Per Icono Labs, un semplice link generico per la pianificazione non era sufficiente.
Alcune call richiedono la presenza del founder e del co‑founder. Altre hanno bisogno del founder e del chief of staff. Un determinato partner software ha sempre bisogno dello stesso gruppo di persone in call. I consulenti junior spesso partecipano alle riunioni insieme a un membro senior del team invece di gestire le call da soli.
In passato, il team aveva utilizzato Calendly in altre realtà aziendali, conoscendo bene le dinamiche dei software di pianificazione. Tuttavia, per la struttura attuale di Icono Labs, Calendly risultava sovradimensionato nei costi e troppo sbilanciato verso i flussi di vendita tradizionali.
"Cercavamo un'alternativa a Calendly che fosse più flessibile ed economicamente conveniente per una società di consulenza in crescita."
Il team ha provato anche la funzionalità di prenotazione integrata in Google Calendar, riscontrando però notevoli limiti operativi per l'uso professionale di team:
"Abbiamo testato la funzione nativa di Google Calendar, ma è risultata troppo macchinosa per le nostre esigenze quotidiane."
Il team aveva bisogno di qualcosa che risultasse familiare, funzionasse senza problemi con gli strumenti già in uso e non introducesse complessità inutili o tentativi di vendita aggiuntiva.
A loro dire, stavano cercando un’esperienza simile a Calendly, ma un po’ più conveniente.
La Soluzione: Una piattaforma agile per la gestione dei calendari del team
Analizzando le opzioni sul mercato, David ha individuato in Koalendar la soluzione ideale per le esigenze B2B del proprio team.
Koalendar si è distinto per la sua interfaccia moderna, la pulizia del design e la flessibilità del modello di costo, rivelandosi una perfetta alternativa ai software tradizionali.
"Koalendar è comparsa subito come la tecnologia più affine alle nostre necessità: un'interfaccia utente moderna, dinamica e con un approccio snello da startup. Ci è piaciuto molto anche il fatto che fosse una realtà agile, esattamente come la nostra."
Il team ha iniziato con il solo cliente e il suo cofondatore che usavano i link di prenotazione. Una volta visto che funzionava bene—e che piaceva anche ai clienti—hanno esteso l’uso di Koalendar al resto dell’azienda.
«All’inizio avevamo solo io e il mio cofondatore dei collegamenti, poi è piaciuto a noi, è piaciuto ai nostri clienti e così ci siamo ampliati.»
Oggi Koalendar è utilizzato da 8 consulenti, oltre che dal chief of staff dell’azienda, che si occupa della pianificazione delle attività dei consulenti, delle operazioni di vendita e degli incontri con i fornitori di tecnologia.
Come usano Koalendar
Koalendar aiuta il team a condividere il link di prenotazione giusto con la persona giusta. Invece di pubblicare le pagine di prenotazione in modo pubblico sul loro sito web, inviano i link in modo mirato a clienti, partner software e contatti fidati via email.
«Le condividiamo quasi sempre direttamente con qualcuno via email», spiegò il cliente. «È tutto molto ponderato.»
Le loro pagine di prenotazione sono strutturate in base alle diverse esigenze dei clienti, alle strategie di vendita e alle combinazioni di team. Alcuni link includono dirigenti senior, co-fondatori, il chief of staff o consulenti, a seconda del tipo di riunione.
Per esempio, un partner software ha sempre bisogno dello stesso gruppo di persone in chiamata. Per questo caso d’uso, il team ha creato una pagina di prenotazione Koalendar specifica con gli host corretti già inclusi.
«C’è un partner software con cui lavoriamo davvero a stretto contatto e ogni volta che siamo coinvolti con quel partner software dovremmo esserci sempre io, Steph e Jeremy» hanno detto. «Quindi condividiamo solo con loro quella specifica pagina di prenotazione.»
Questo offre al team un maggiore controllo su chi partecipa a ogni riunione, mantenendo comunque semplice l’esperienza di pianificazione per i clienti.
I risultati: Meno tempi morti, call più veloci e più ore fatturabili
Koalendar ora svolge un ruolo importante nel modo in cui il team di consulenza entra in contatto con clienti e partner.
Il vantaggio principale è semplice: i clienti possono prenotare le chiamate più rapidamente. E per un’attività di consulenza a tempo e materiali, questo conta davvero.
“Per noi le chiamate significano denaro, perché siamo un’azienda di consulenza a tempo e materiali. Koalendar ci ha aiutato a entrare in chiamata più rapidamente e ad aumentare i ricavi grazie a questo.”
Il team non tiene traccia di metriche specifiche di Koalendar, ma monitora le ore fatturabili per ciascun consulente. Poiché le riunioni con i clienti contribuiscono a generare queste ore, una pianificazione più semplice ha un chiaro impatto sul business.
«Teniamo traccia delle ore fatturabili per tutti i nostri consulenti», hanno spiegato. «Il fatto che i clienti possano prenotare riunioni con noi aiuta sicuramente in questo. Aiuta decisamente ad aumentare le ore fatturabili, il che è molto importante».
Il team si affida ogni giorno anche alle integrazioni principali di Koalendar, in particolare con Google Calendar e Zoom.
«Sicuramente la funzionalità principale è l’integrazione sia con Google Calendar che con Zoom: ci affidiamo a questi strumenti ogni giorno», hanno detto.
Le restrizioni sulle prenotazioni sono diventate parte integrante del loro flusso di lavoro, aiutando il team a gestire il volume delle riunioni e a proteggere le agende più impegnate.
Perché Koalendar è la scelta ideale per le società di consulenza B2B
Per questa società di consulenza, Koalendar ha trovato il giusto equilibrio: abbastanza semplice da poter essere utilizzato subito, abbastanza potente per la pianificazione quotidiana degli appuntamenti con i clienti e sufficientemente conveniente da risultare più sensato rispetto allo sviluppo di uno strumento interno.
«I prezzi erano davvero semplici da capire», ha detto il cliente.
«Fin da subito ci siamo resi conto che Koalendar offriva esattamente le funzionalità che volevamo, e a un prezzo conveniente. È stato praticamente immediato.»
David Hose
Co-fondatore, Managing Partner
Ciò che Icono Labs apprezza di più di Koalendar:
✅ Pagine di prenotazione specifiche per diverse combinazioni di meeting
✅ Link diretti per clienti, partner e linee di business specifici
✅ Integrazione con Google Calendar
✅ Integrazione con Zoom
✅ Restrizioni e limiti di prenotazione
✅ Un'esperienza di prenotazione semplice e familiare
✅ Un prezzo adatto a una società di consulenza in crescita
Il vantaggio principale non è solo fissare riunioni più velocemente. È fissare la riunione giusta con le persone giuste, utilizzando una tecnologia che abbia un buon rapporto qualità-prezzo.
Conclusione: Un solo link per accelerare il business di consulenza
Eliminare i tempi morti necessari per fissare appuntamenti di consulenza B2B permette ai team tecnologici di concentrarsi su ciò che genera realmente valore: erogare consulenze di altissimo livello ed aumentare le ore fatturabili.
Grazie a pagine di prenotazione flessibili, integrazioni immediate e costi certi, Koalendar è diventato un pilastro fondamentale nell'infrastruttura operativa di Icono Labs.
"Koalendar fa esattamente tutto ciò di cui abbiamo bisogno per gestire al meglio il nostro lavoro di consulenza."
