Risultati in breve
- 🕒 Ore risparmiate a settimana: ~3-5. Niente più continui messaggi su Slack per organizzare 10–15 riunioni esterne ogni settimana
- 👥 Team che usano Koalendar: Co-fondatori e team a contatto con i clienti
- 🧑💻 Dimensione aziendale: PMI
- 📅 Anni di utilizzo di Koalendar: ~3 anni
"Un unico punto di controllo per gestire tre calendari differenti, verificare la disponibilità condivisa di entrambi i fondatori ed aggiornare automaticamente il CRM senza inviare un singolo messaggio su Slack."
Panoramica: Bruin e la gestione delle agende nel team fondatore
Bruin è un'azienda con un team snello, focalizzata nel realizzare “la tua ultima piattaforma dati” per i team di analytics moderni.
In qualità di co-fondatore, Sabri Karagönen supervisiona contemporaneamente la gestione del prodotto, la direzione dei dati e gran parte delle trattative commerciali B2B. Questo ruolo multi-funzionale implica una mole costante di appuntamenti: dimostrazioni di prodotto, chiamate conoscitive con i potenziali clienti, incontri con partner strategici e sessioni di networking.
In una realtà in rapida crescita, il tempo dei fondatori è la risorsa più preziosa. Tuttavia, quando le decisioni commerciali richiedono il coinvolgimento di più figure chiave della leadership, la gestione appuntamenti multi-calendario rischia di trasformarsi nel principale collo di bottiglia operativo dell'azienda.
La Sfida: Il caos dei messaggi su Slack ed il coordinamento tra due co-founder
Prima di adottare un software prenotazione multi-calendario, Sabri si trovava quotidianamente a dover incrociare manualmente tre agende distinte:
- Il suo calendario personale
- Il suo lavoro e il calendario della start-up
- E il calendario di un secondo cofondatore
Prima di Koalendar, ogni riunione significava una piccola ma dolorosa trattativa sull’orario. "Scrivevamo semplicemente su Slack: ‘Sei disponibile a quell’ora?’ Poi aspettavamo, poi lo chiedevamo di nuovo. Questo rendeva tutto molto complicato", racconta Sabri.
Per molte riunioni dovevano partecipare entrambi i cofondatori. Per altre, ne bastava uno solo. Coordinare la disponibilità tra due fondatori e persone esterne è diventato un collo di bottiglia che faceva perdere moltissimo tempo.
La settimana di Sabri comprendeva diverse decine di riunioni, a volte anche di più, rendendo insostenibile il coordinamento manuale.
La Soluzione: Koalendar per la sincronizzazione calendari multipli e l'integrazione CRM
Come lui stesso sottolinea, spesso entrambi i co‑fondatori devono partecipare alla stessa riunione, ma a volte basta che ci sia solo uno di loro. Per il loro flusso di lavoro, Koalendar è stato rivoluzionario, perché permette di condividere le disponibilità giuste senza continui scambi di email.
«Trovare un buon momento per incontrarsi è molto difficile, quindi il vantaggio di Koalendar è avere un calendario condiviso, con le disponibilità corrette, in cui le persone possono scegliere la data e l’ora che preferiscono.»
Sabri Karagönen
Co-fondatore presso Bruin
Come usano Koalendar
Secondo Sabri, Koalendar è stato fondamentale per:
1. Incontri con i clienti e chiamate di vendita: I clienti ricevono un link Koalendar a una pagina di prenotazione e scelgono semplicemente un orario che vada bene.
2. Riunioni con entrambi i co‑fondatori:Per le riunioni che richiedono la presenza di entrambi i fondatori, inviano una pagina di disponibilità condivisa che controlla contemporaneamente entrambi i calendari.
3. Contatto personale:Quando Sabri incontra qualcuno spontaneamente (eventi di networking, incontri informali, ecc.), invia semplicemente il suo link di prenotazione.
4. Organizzazione del CRM: Grazie all’integrazione di Koalendar con Zapier, tutte le loro riunioni vengono aggiunte automaticamente al CRM ATIO non appena vengono prenotate con Koalendar.
I Risultati: Risparmio di tempo, zero errori e 10-15 riunioni settimanali gestite in automatico
L'adozione della gestione disponibilità co-founder e team tramite Koalendar ha rivoluzionato l'operatività quotidiana della leadership di Bruin:
"Anche riprogrammare è più semplice: riprogrammano molte volte. A volte mi mandano un messaggio… io dico loro: ‘ehi, c’è un link, potete riprogrammare da lì.’"
Dal suo punto di vista, i risultati più importanti sono:
✅ Basta con i continui avanti e indietro su Slack solo per mettersi d’accordo su un orario
✅ Affidabile disponibilità condivisa quando sono necessari entrambi i cofondatori
✅ I loro clienti usano Koalendar senza problemi e non hanno mai segnalato alcun inconveniente: «Non hanno mai avuto un problema — il che significa che ha funzionato bene.» dice Sabri.
✅ Un unico posto per gestire tre calendari diversi
Conclusione: Semplificare l'agenda per far crescere il business
Coordinare una startup in rapida crescita significa eliminare qualsiasi attrito burocratico che possa rallentare il contatto con i clienti ed i partner commerciali.
Utilizzare un moderno software prenotazione multi-calendario come Koalendar permette ai fondatori di proteggere il proprio tempo, coordinare più agende in totale tranquillità e gestire le riunioni di gruppo con la massima semplicità e professionalità.
"Koalendar rende la mia vita molto più semplice. Chiunque può usarlo, soprattutto se è impegnato o deve parlare con molte persone coinvolte. Senza di esso, fissare gli appuntamenti sarebbe un grosso problema."
Sabri Karagönen
Co-fondatore presso Bruin
